Integracja dokumentacji to podstawa tworzenia jednolitych standardów zarządzania jakością we wszystkich spółkach grupy.
Podstawę systemu zarządzania jakością (SZJ) stanowi dokumentacja. Jej odpowiednie wypracowanie to bardzo istotny element jednoczesnego wprowadzania systemów zarządzania w kilku podmiotach należących do jednej organizacji.
— Integracja dokumentacji SZJ daje podstawę do tworzenia jednolitych standardów wykonania i raportowania wyników wykonywanej pracy. Ponadto ujednolicenie dokumentacji wpłynie na zmniejszenie kosztów kolejnych wdrożeń, np. ISO 14001, PN-N 18001, BS 7799 — zapewnia Zbigniew Zabawa, pełnomocnik ds. systemów zarządzania z Kompanii Węglowej, gdzie odbyło się wdrożenie systemu niemal w 20 kopalniach, zakładzie remontowym oraz centrali.
Poziomo...
Projekty wdrożeń systemów zarządzania często prowadzone są w kilku podmiotach jednocześnie. Proces ten może być realizowany na dwóch płaszczyznach — pionowej i poziomej. Płaszczyzna pozioma dotyczy sytuacji, kiedy system jest wdrażany w kilku lub kilkunastu podmiotach tej samej organizacji zajmujących się takimi samymi zadaniami lub zadaniami bardzo zbliżonymi.
— Wówczas na ogół budowana jest jedna wersja dokumentacji dla wszystkich podmiotów, która zawiera zestaw wymagań stawianych przed każdym z nich. Wymagania są identyczne. W ten sposób wyniki poszczególnych podmiotów stają się porównywalne — wyjaśnia Maciej Skała, wicedyrektor departamentu zarządzania w firmie Doradztwo Gospodarcze DGA.
Jeśli natomiast podmiot główny (np. centrala) określa wymagania dla podmiotów podrzędnych (np. kopalnia) — system jest wprowadzany na płaszczyźnie pionowej.
...i pionowo
Wówczas podczas budowy dokumentacji SZJ dla takich podmiotów bierze się pod uwagę indywidualne warunki (wielkość, infrastruktura, kultura), jakie panują w tych organizacjach.
— Istotnym elementem dla opracowania płaszczyzny pionowej staje się stworzenie płaszczyzny poziomej — czyli wspólnej mapy procesów dla wszystkich podmiotów w układzie poziomym. Wówczas otrzymujemy te same kanały komunikacji (procesy oraz procedury), odpowiedzialności, stosowane formularze, wzory raportów, itd. — wyjaśnia Maciej Skała.
Skutecznym rozwiązaniem jest zastosowanie tzw. wspólnych obszarów, dzięki czemu w dokumentacji SZJ podmiotów podrzędnych pojawiają się wymagania uzgodnione z podmiotem nadrzędnym, których przestrzeganie jest szczególnie nadzorowane.
— W ten sposób podmiot nadrzędny ma pewność stosowania przyjętych przez niego wymagań, a podrzędny wie, czego się od niego oczekuje — zapewnia Maciej Skała.
W odpowiedniej formie
Największą przeszkodą przy budowaniu SZJ dla podmiotów blisko ze sobą związanych może się okazać forma dokumentacji. Papierowa znacznie ogranicza elastyczność wprowadzania zmian i ich przekazywania innym zainteresowanym stronom. Tworzenie takiej dokumentacji zabiera także o wiele więcej czasu. Dlatego dziś przeważa forma elektroniczna.
— Zastosowanie specjalistycznego oprogramowania przechowującego dokumentację w postaci baz danych w dłuższej perspektywie jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem. Nie bez znaczenia jest również możliwość wzbogacenia systemu zarządzania o elementy związane np. ze Strategiczną Kartą Wyników. Opis procesów zawarty w bazie danych stanowi doskonały start do rozwoju systemu, optymalizacji i podnoszenia efektywności. Takie działanie na pewno nie będzie możliwe z wykorzystaniem tradycyjnej formy papierowej — twierdzi Maciej Skała.