1 Po co firmom systemy do obiegu dokumentów?
Dla wielu korzyści: szybkości obiegu informacji w firmie, niższego zużycia papieru, minimalizacji ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów, pełnej kontroli dostępu do nich i historii wprowadzanych zmian. Kolejny pożytek to uwolnienie się od konieczności tworzenia i zarządzania dużymi archiwami pełnymi papierowych teczek i segregatorów. Według naszych obserwacji, firmy, które zdecydowały się na wdrożenie takiego oprogramowania, są w stanie skrócić czas obiegu dokumentów o około 30-50 proc. i o tyle samo zmniejszyć liczbę prac administracyjnych, które są niezbędne w tradycyjnym modelu obiegu dokumentacji papierowej. Te wartości mają konkretne przełożenie na koszty. Inną bardzo ważną dla każdego dyrektora finansowego korzyścią jest np. przyspieszenie obiegu faktur kosztowych i wynikające z tego terminowe rozliczanie należności kontrahentów i podatków.
2 Kto powinien korzystać z tego rodzaju narzędzi?
Systemy usprawniające obieg dokumentów mogą się przydać każdej firmie — niezależnie od jej wielkości, profilu, branży. Podstawowym kryterium przy wyborze rozwiązania jest liczba dokumentów przychodzących i wychodzących. Istotna jest także struktura organizacyjna przedsiębiorstwa:im więcej placówek, tym większy zwykle ruch dokumentów między centralą a oddziałem. To się wiąże z kosztami druku i korespondencji, a także z czasem koniecznym do dostarczenia poszczególnym odbiorcom tego czy innego dokumentu. System WorkFlow (ang. przepływ pracy) może przesłać — bez dodatkowych kosztów — dokument do wszystkich przewidzianych w procesie odbiorców niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Co z tego, że są poza biurem? Jeżeli mają tablety lub smartfony z niezbędnymi aplikacjami i dostępem do firmowej sieci, to w kilka sekund dostają umowy czy raporty, których potrzebują.
3 Może się jednak zdarzyć, że takie oprogramowanie to kolejny gadżet w firmowym IT?
Jeśli wdrożenie będzie poprzedzone rzetelną analizą potrzeb i procesów w przedsiębiorstwie, to łatwo da się określić, czy zakup takiego oprogramowania ma ekonomiczny sens. Poza tym bez względu na to, co mówią niektórzy dostawcy biznesowych aplikacji, nawet najbardziej rozbudowany system ERP, CRM lub BI nie obsłuży wszystkich procesów w firmie. Podobnie narzędzia WorkFlow nie zastąpią wspomnianych rozwiązań. Wszystkie służą do innych celów, choć, oczywiście, korzystają z tych samych danych źródłowych. Sztuką jest tak je zintegrować, aby żaden z tych systemów nie stał się jedynie luksusowym gadżetem.