Dlaczego zakupy w firmie warto usprawniać? Czy zasada nie jest prosta: kupić jak najwięcej i najtaniej?
Tomasz Piaseczny, menedżer w dziale konsultingu OptiBuy: Nie zawsze. Chodzi raczej o to, by kupić to, co najlepiej przełoży się na realizację celów biznesowych organizacji. Mówiąc obrazowo: żeby każdy wydany złoty generował jak najwięcej złotych przychodu.
W wielu firmach mija zbyt wiele czasu od momentu powstania zapotrzebowania do pojawienia się faktury za określony towar lub usługę, zakupy są zbyt skomplikowane i angażują osoby, których czas pracy jest zbyt cenny, by marnować go na podpisywanie dziesiątek akceptacji zakupowych.
Marlena Kryściak-Sitkowska, dyrektor działu konsultingu OptiBuy: My te procesy układamy od nowa lub modyfikujemy. Szukając oszczędności dla naszego klienta, kreujemy strategie zakupowe i automatyzujemy procesy zakupowe przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych. Do tego dzielimy się z klientami wiedzą i proponujemy rozwiązania sprawdzone u innych.
Jednak to nadal nie wszystko. Bardzo ważnym obszarem naszej oferty jest zarządzanie zmianą związaną z transformacją organizacji – wdrażaniem nowych strategii, narzędzi, optymalizacją procesów. W centrum tych działań jest człowiek. Bez zaangażowania pracowników w proces zmiany niewiele można osiągnąć.
Co można usprawnić w procesie kupowania?
MKS: Jeśli w firmie pojawi się potrzeba zakupu towaru lub usługi, to zwykle jest zgłaszana osobie z działu zakupów. Już na tym etapie możemy zidentyfikować obszary wymagające poprawy funkcjonowania procesu. Dodatkowo do uruchomienia zakupu wymagana jest akceptacja innych osób. Tutaj często dochodzi do niepotrzebnych opóźnień i zbędnego angażowania osób, których czas warto szczególnie oszczędzać. Każda niedoskonałość procesu w organizacji ma swoją genezę. Pracujemy z klientami nad tym, aby zoptymalizować procesy tak, aby służyły one klientowi, były możliwie intuicyjne i dzięki temu poprawiały sprawność operacyjną organizacji.
Poza optymalizacją procesów wewnątrz organizacji klienta (nasza usługa OptiPro) prowadzimy projekty zwiększenia skuteczności zakupowej w ramach usługi OptiCat (optymalizacja kategorii zakupowych). W projektach OptiCat analizujemy wydatki, budujemy wspólnie z klientem strategie zakupowe, renegocjujemy umowy z dostawcami i podejmujemy wszystkie działania, które mają na celu zwiększenie efektywności wydawania środków.
TP: Uzupełnieniem jest nasza oferta dla kupców – szkolenia i mentoring. Podnoszenie kompetencji kupców jest szalenie istotne dla nowoczesnej organizacji zakupowej funkcjonującej w tak dynamicznym otoczeniu biznesowym, w jakim przychodzi nam obecnie prowadzić działania.
Jaka jest w tym rola automatyzacji i cyfryzacji?
TP: Coraz znaczniejsza, bo przedsiębiorcy widzą potrzebę systemowych rozwiązań. Firmy rozumieją, że wdrożenie narzędzi cyfrowych i automatyzacja procesów to szansa nie tylko na zwiększenie ich wydajności i transparentności, lecz także lepsza kontrola nad wydatkami, zwiększona skuteczność zarządzania bazą dostawców, sprawniejsze planowanie i wiele innych praktycznych korzyści.
MKS: Narzędzia pomagają podejmować decyzje, ułatwiają pracę kupcom, ale to tylko narzędzia. Żeby dobrze funkcjonowały, wcześniej należy przygotować procesy zakupowe w organizacji, a także wykonać wiele innych działań związanych z zarządzaniem zmianą.
Jak dokładnie przebiega takie wdrożenie?
TP: Najpierw musimy poznać specyfikę działalności danej organizacji, jej potrzeby i praktykę w poszczególnych kategoriach zakupowych. W tym celu rozmawiamy z pracownikami firmy na różnych szczeblach. Taki wywiad połączony z analizą procesów, które mapujemy, analizą dokumentacji, bazy dostawców czy obecnie wykorzystywanych narzędzi, jest podstawą opracowania planu działań dostosowanego do potrzeb i możliwości organizacji. Oczywiście przy wdrożeniu narzędzi cyfryzacji procesów nie możemy zapominać o wymogach formalnych związanych z regulacjami prawnymi.
MKS: Szczególnie istotne w całym procesie są warsztaty z klientem poświęcone wdrażanym modułom narzędzia. Wszyscy nasi konsultanci to osoby z praktycznym doświadczeniem w zakupach i znamy realia funkcjonowania działów zakupów. Skupiamy się na rozwiązywaniu codziennych problemów naszych klientów i wypracowujemy rozwiązania najlepiej pasujące do danej organizacji. Wdrażanie nowych narzędzi IT to zawsze wyzwanie w organizacjach i również proces zarządzania zmianą jest tutaj bardzo potrzebny (odpowiednia komunikacja, szkolenia lub nawet mentoring).
Do kogo skierowana jest oferta OptiBuy?
TP: W zasadzie kierujemy ją do przedsiębiorstw z każdej branży. Usługi optymalizacji zakupowych zamawiają u nas przede wszystkim duże organizacje. Ale mamy też sporo klientów z sektora średnich przedsiębiorstw, którzy korzystają z usług doradczych i szkoleniowych w zakresie optymalizacji kosztowej. Jako doświadczony doradca, a także część międzynarodowej grupy WNS możemy przenosić dobre praktyki między przedsiębiorcami z bardzo różnych branż i krajów.
MKS: Myślę, że takich usług jak nasze potrzebuje większość przedsiębiorstw na rynku. Rutyna, która jest normą po wielu latach działalności, nie sprzyja efektywności. My proponujemy coś w rodzaju świeżego spojrzenia.
Co ważne – inwestycja w nasze rozwiązania bardzo szybko się zwraca, gdyż kładziemy nacisk na efektywność procesów. Wiele firm wraca do nas po kilku latach, aby odświeżyć swoje strategie i procesy zakupowe.
