Druk po nowemu

Mirosław Konkel
opublikowano: 12-10-2011, 00:00

Outsourcing i technologie mobilne wyznaczają nowe tendencje w druku firmowych dokumentów

Coraz więcej instytucji wszystko, co wiąże się z drukiem, zleca firmom zewnętrznym. Należy do nich Operator Gazociągów Przesyłowych Gaz-System, który zmagał się z problemami administracyjnymi typowymi dla firm o rozproszonej strukturze. Jednym z nich była zalegająca dokumentacja papierowa, która niszczała i do której trudno było dotrzeć. Drugim wyzwaniem okazał się brak kontroli nad kosztami wydruku, liczbą urządzeń i dostępem do nich. Kłopoty skończyły się w 2008 r., gdy warszawska spółka wybrała w przetargu Xerox Polska na budowniczego zintegrowanej platformy drukowania, kopiowania i skanowania.

Kontrakt obejmował dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania, obiegu i archiwizacji dokumentów oraz stacje robocze, serwery, macierze i bazy danych Oracle. Ponadto Xerox dostarczył w modelu usługowym urządzenia drukujące i wielofunkcyjne (w tym szerokoformatowe) oraz wydelegował pracowników do pracy w sześciu oddziałach klienta.

— Każdy użytkownik ma dostęp do urządzeń umożliwiających drukowanie, skanowanie, kopiowanie i faksowanie, które są zintegrowane z systemem elektronicznego obiegu dokumentów. Po autoryzacji przy pomocy karty pracownik widzi zgodny z jego uprawnieniami panel sterowania i może skanować, podglądać i drukować dokument z systemu elektronicznego bezpośrednio z urządzenia — opisuje Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska.

Pracownicy Xeroksa dbają o sprawność techniczną urządzeń i wydajność systemu, a także szkolą zespół klienta.

Zwykle przy korzystaniu z usług firmy zewnętrznej oszczędności wynoszą 10-40 proc., a dla przedsiębiorstw z sektora MŚP 10-30 proc. Przy wdrożeniach systemów (np. kontroli wydruku, elektronicznego obiegu dokumentów) inwestycja zwraca się po 12-18 miesiącach, czasem szybciej. — Redukcja kosztów dzięki outsourcingowi druku może sięgać kilkuset złotych na pracownika. Dla firmy zatrudniającej 500 osób może to być około 600 zł na osobę. Według wyliczeń naszych ekspertów, oszczędność przy wydruku jednej strony to minimum 10 proc. — mówi dyrektor Nuckowski.

Pomoc z zewnątrz

Mateusz Wasilewski, menedżer produktów drukujących w Samsungu, zamiast o outsourcingu woli mówić o zarządzaniu systemem druku.

— Aby partnerstwo dało efekt, trzeba przeprowadzić u klienta audyt zatrudnienia i liczby, rozmieszczenia i wykorzystania urządzeń drukujących. Kolejny etap to zaprojektowanie rozwiązania spełniającego potrzeby firmy. A następnie dzierżawa sprzętu i bieżąca kontrola kosztów korzystania z systemu — tłumaczy Mateusz Wasilewski.

W modelu usługowym nie ma wydatków na sprzęt, jego serwis i naprawy. Są wstałe miesięczne opłaty za wynajem urządzeń i ruchome koszty druku i materiałów eksploatacyjnych.

Nieważne miejsce

Przyszłością druku jest też technologia mobilna. Teraz aż 33 proc. wydruków na świecie pochodzi z sieci. Jest to coraz popularniejsze dzięki rosnącemu popytowi na smartfony, których sprzedaż tylko w tym roku — jak przewiduje firma badawcza IDC — wzrośnie o 50 proc. Według analiz Hewlett-Packard (HP), 85 proc. użytkowników tych aparatów chce drukować dokumenty bezpośrednio z nich. Są to np. często podróżujący przedstawiciele handlowi i menedżerowie wizytujący oddziały odległe często o setki kilometrów od centrali firmy.

Jak zauważa Paweł Polok, dyrektor generalny działu druku i przetwarzania obrazu (IPG) w HP Polska, jeszcze rok temu standardowym rozwiązaniem umożliwiającym druk bezprzewodowy było podłączenie urządzenia drukującego do lokalnej sieci wi-fi lub Ethernet. Ale ta prosta i wygodna metoda już przestaje wystarczać. Z powodu boomu na telepracę. Instytut Forrester Research prognozuje, że za kilka lat aż 85 proc. pracowników na świecie będzie wykonywać obowiązki służbowe zdalnie.

— To tylko szacunki. Zachowania mogą się różnić od deklaracji, jednak tendencja jest wyraźna. Coraz więcej firm woli podnosić konkurencyjność nie poprzez kapitałochłonną rozbudowę struktur w terenie, lecz poprzez większą wydajność pracowników. Dla nich technologie mobilne druku to solidne wsparcie — sądzi Paweł Polok.

Barierą dla druku za pomocą smartfona może być jednak bezpieczeństwo danych.

— Niektóre firmy nie myślą o programach zabezpieczających. Inne z tym przesadzają, co utrudnia dostęp do firmowych danych, a czasem wręcz uniemożliwia drukowanie — mówi Mateusz Wasilewski.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu