Wyposażenie firmy w duże drukarko-kopiarki sieciowe ma wiele zalet. Nie tylko obniża koszty druku pojedynczego arkusza, ale pozwala również na kontrolę kosztów druku z podziałem na poszczególne departamenty czy projekty.
Dostawcy sprzętu drukującego i kopiującego coraz częściej przekształcają swoje działy sprzedaży w działy konsultingu, które nie tylko sprzedają sprzęt, ale podpowiadają, jak go efektywnie wykorzystywać. Coraz częściej też w ich ofercie znajdują się nie tylko same urządzenia, ale również oprogramowanie do zarządzania drukiem. Pojawiają się nawet opinie, że dostawcy maszyn drukująco-kopiujących nie są już w stanie konkurować parametrami sprzętu i podejmują działania, aby odróżnić się w jakikolwiek sposób od konkurencji. Sami zainteresowani zaprzeczają jednak takim tezom.
— Gdy 2-3 lata temu pojawił się taki trend, to faktyczne w bardzo krótkim czasie wiele firm z branży drukarko-kopiarek dodało do swojej oferty oprogramowanie usprawniające druk. Później jednak część firm, spośród tych, które zaangażowały się w takie projekty w 2000 r., wycofała się z nich — twierdzi Wojciech Gierasimowicz, szef marketingu spółki TBM, generalnego dystrybutora wielofunkcyjnych urządzeń drukujących i kopiujących Toshiby.
— Recesja sprzyja różnego rodzaju działaniom podnoszącym efektywność. W większym stopniu niż zwykle firmy przyglądają się różnym sposobom ograniczenia kosztów prowadzenia działalności, przy jednoczesnym wzroście wydajności pracy. Zaczyna się od ekonomizacji podróży służbowych, potem przegląda rachunki za biuro, w tym telefoniczne, a następnie dochodzi również do kosztów związanych z generowaniem dokumentów papierowych — dodaje Zbigniew Pióro, prezes Ricoh Polska.
W praktyce oprogramowania takiego potrzebują średnie i duże firmy. One bowiem generują najwięcej dokumentów i jako pierwsze sięgają po sieciowe kopiarko-drukarki. Ze względu na swą wydajność, sprzęt tej klasy pozwala im wyeliminować drukarki biurkowe, które kuszą ceną zakupu, ale przy dużym obciążeniu okazują się bardzo drogie w eksploatacji. Jest to zjawisko obserwowane na całym świecie.
— W Polsce sprzedaje się 32-33 tys. kopiarek. Połowa z nich to urządzenia analogowe, których nie można podłączyć do sieci. Jeszcze w 2001 r. stanowiły one 70 proc. sprzedaży — zaznacza Wojciech Gierasimowicz.
Cyfrowe kopiarko-drukarki mają jednak i swoje wady. Centralizacja druku, którą oferują, powoduje, że właściwie nie wiadomo, kto zwiększa jego koszty. Aby zapanować nad tym zjawiskiem, stosuje się właśnie aplikacje do zarządzania drukiem. Szczególnie dokładnie można analizować koszty po dołączeniu do maszyn drukująco-kopiujących terminali blokujących ich użycie do czasu zidentyfikowania użytkownika poprzez wprowadzenie z klawiatury terminalu kodu PIN lub odblokowania urządzenia za pomocą karty magnetycznej.
— Firmy mające systemy kontroli dostępu oparte na kartach magnetycznych nie muszą wtedy obciążać pracowników koniecznością zapamiętania dodatkowego PIN-u. Do odblokowywania urządzeń drukująco-kopiujących mogą wykorzystać te same karty, które służą do otwierania drzwi — wyjaśnia Zbigniew Litwin, koordynator działu systemów do zarządzania dokumentami w firmie Canon Polska.
— Cały proces druku na urządzeniu pracującym w sieci przebiega drogą cyfrową i w związku z tym jego koszt oraz autor jest łatwy do określenia. Zastosowanie tego typu terminali ma znaczenie głównie przy korzystaniu z funkcji kopiowania. Wtedy bowiem użytkownik sam przynosi dokument i żadne oprogramowanie nie jest w stanie samo z siebie rozpoznać, jaki to był dokument i kto zlecił jego kopiowanie — dodaje Wojciech Gierasimowicz.
Nie musi przy tym chodzić o to, by dosłownie identyfikować każdego pracownika, który skorzysta z urządzenia. Ważniejsza wydaje się możliwość analizy kosztów pod kątem konkretnych procesów biznesowych.
— Jest wiele firm, które rozliczają się z określonych projektów. Należą do nich np. kancelarie prawne. Sprawa sądowa składa się z kilkuset dokumentów, które są generowane na potrzeby jednego klienta. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu koszty każdego projektu można rozliczać oddzielnie, a nie wrzucać je od razu do kosztów ogólnych — tłumaczy Zbigniew Litwin.
Warto przy tym zauważyć, że systemy do zarządzania drukiem nie tylko potrafią kontrolować koszty związane z tworzeniem dokumentów, ale mogą bezpośrednio przyczyniać się do ich obniżania. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku firm korzystających z dokumentów predrukowanych, określanych też mianem formularzy. Do grupy tej zalicza się wszelkie dokumenty tworzone według schematu, np. papier firmowy, listy przewozowe czy wzory faktur. Są one opisane określonymi parametrami, m.in. adresem. Zazwyczaj zamawia się je w drukarni, przywozi do magazynu i powoli zużywa. Gdy firma zmieni siedzibę, to nie wykorzystane kopie albo się wyrzuca albo przestemplowuje. Odpowiednie oprogramowanie pozwala na zmianę wadliwego parametru i wydrukowanie we własnym zakresie tylu dokumentów, ile jest potrzebne, a nie wielomiesięcznego zapasu, jaki trzeba zamówić w drukarni. Przedsiębiorstwa nie zmieniają oczywiście swoich siedzib zbyt często. Warto więc podkreślić, że zmienianym parametrem nie musi być tylko adres.
— Firmy nastawione na klienta masowego skorzystają na tego typu aplikacjach najbardziej. Mogą bowiem w dowolnym momencie wprowadzić do swoich druków dodatkowy fragment tekstu informujący o najnowszej promocji lub zmieniać warunki umów, umieszczane po drugiej stronie podpisywanych przez klientów dokumentów — podkreśla Zbigniew Litwin.