Terminale wykorzystywane do rozliczania kosztów druku pozwalają również na rozwiązanie problemów z zachowaniem poufności dokumentów wysyłanych do sieciowych drukarek.
Drukarki sieciowe pozwalają obniżyć koszty produkcji dokumentów. Przysparzają jednak pewnych problemów w innych obszarach funkcjonalnych, m.in. związanych z zachowaniem poufności dokumentów.
Problem wynika z technicznej organizacji procesu drukowania. Gdy autor poufnego dokumentu pracuje na komputerze z bezpośrednio podłączoną drukarką, to aby go wydrukować naciska przycisk i czeka, aż odpowiednio zapisany arkusz opuści drukarkę. Ponieważ ta ostatnia stoi tuż obok, prawdopodobieństwo, że ktoś podpatrzy nasz poufny dokument, jest znikome. Gdy jednak korzysta się z ogólnodostępnej, ustawionej na korytarzu drukarki sieciowej, pojawia się niebezpieczeństwo, że ktoś niepowołany zapozna się z wydrukiem lub nawet zgarnie go razem ze swoimi, wysłanymi do drukowania wcześniej dokumentami.
Firmy radzą sobie z tym problemem na różne sposoby. Najczęściej pozostawiają jednak drukarki lokalne w działach wytwarzających najwięcej dokumentów poufnych. Bywają jednak i inne sposoby.
— U niektórych klientów korzystających ustawionych na korytarzach ogólnodostępnych drukarek sieciowych obserwujemy, że dokumenty poufne, np. kadrowe, drukuje się poza godzinami pracy, gdy istnieje mniejsze ryzyko, że ktoś przypadkowo zabierze dokument z urządzenia — twierdzi Wojciech Gierasimowicz, szef marketingu spółki TBM, generalnego dystrybutora wielofunkcyjnych urządzeń drukujących i kopiujących Toshiby.
— Chcąc uzyskiwać poufne wydruki na urządzeniach sieciowych trzeba albo zaraz po zainicjowaniu procesu druku szybko dobiec do urządzenia, co jest niewygodne, a często też nieskuteczne, albo zainstalować oprogramowanie zapewniające poufność druku, dzięki któremu można odebrać dokument w dogodnym czasie z dowolnego urządzenia — dodaje Zbigniew Pióro, prezes Ricoh Polska.
W praktyce maszyna musi dysponować jeszcze modułem do identyfikacji użytkowników. Dzięki niemu i specjalistycznemu oprogramowaniu proces druku dokumentu dzieli się na dwie części. Po jego zainicjowaniu, poprzez naciśnięcie przycisku „drukuj” w aplikacji, dokument zostaje co prawda wysłany do pamięci urządzenia drukującego, ale nic poza tym się nie dzieje. Jego elektroniczny obraz przeistacza się w formę papierową dopiero, gdy uprawniony użytkownik dojdzie do maszyny, zidentyfikuje się za pomocą kodu PIN lub karty magnetycznej i wyda polecenie drukowania w takim momencie, który pozwoli mu na natychmiastowy odbiór wydruku.
— Do identyfikacji użytkowników w celu zapewnienia poufności druku może służyć ten sam terminal, który wykorzystuje się do dzielenia kosztów na poszczególne działy czy projekty — dodaje Zbigniew Litwin, koordynator działu systemów do zarządzania dokumentami w firmie Canon Polska.