Usługa rejestrowanych doręczeń elektronicznych opisana w unijnym rozporządzeniu w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania (eIDAS) w 2014 r., a wdrożona w Polsce ustawą o doręczeniach elektronicznych pod koniec roku 2021, zacznie obowiązywać 1 stycznia 2025 r. Celem rejestrowanych doręczeń elektronicznych jest przekazywanie przesyłek pomiędzy zweryfikowanymi nadawcami a odbiorcami w sposób bezpieczny, niepodważalny i z zachowaniem rejestru dowodów zdarzeń. Rozwiązanie ma takie same skutki prawne jak przesłanie tradycyjnego listu poleconego, spełnia wymogi nośnika trwałego i może być dopuszczone jako dowód w postępowaniu sądowym.
W ramach polskiego systemu doręczeń elektronicznych funkcjonują dwa typy dostawców usług. Pierwszym jest operator wyznaczony, a do korzystania z jego usług zobligowana jest administracja publiczna. Drugi typ to usługodawcy kwalifikowani, którzy mogą obsługiwać pozostałych uczestników rynku. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. będzie dostawcą kwalifikowanym i stworzyła własne rozwiązanie do rejestrowanych doręczeń elektronicznych – eDO Post.
– W dobie wszechobecnej cyfryzacji i rosnącego znaczenia cyberbezpieczeństwa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych stawia kolejny krok w przyszłość – mówi Zygmunt Kostkiewicz, prezes Zarządu Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.
– eDO Post to proste i intuicyjne rozwiązanie, które pozwoli na prowadzenie w pełni zabezpieczonej korespondencji z zachowaniem poufności i niezaprzeczalności oraz umożliwi potwierdzenie tożsamości nadawcy i odbiorcy przesyłki – dodaje Zygmunt Kostkiewicz.
Jeden system, wiele możliwości
eDO Post oferuje dwie główne usługi: doręczenia rejestrowane oraz zarządzanie skrzynkami pocztowymi. Obsługa systemu przypomina tradycyjne aplikacje pocztowe, co minimalizuje barierę wejścia. Pozwala tworzyć reguły dla korespondencji, wysyłać wiadomości masowo, a także przekierowywać je do innych systemów obiegu dokumentów. Rozwiązanie jest skalowalne i dostosowane do potrzeb różnych organizacji. Zapewnia obsługę zarówno zewnętrznych adresów wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych, jak i adresów wewnętrznych. Dzięki eDO Post można m.in. założyć bazę wielu adresów do doręczeń w ramach jednej organizacji.
Wdrożenie rejestrowanych doręczeń elektronicznych to wiele korzyści: szybsza komunikacja, obniżenie kosztów obsługi korespondencji oraz wyższa efektywność. Usługę można wykorzystać m.in. przy zawieraniu umów, obsłudze reklamacji czy informowaniu o zmianach w regulaminach i cennikach. – Wprowadzenie eDO Post wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji usług publicznych i biznesowych. Pandemia COVID-19 pokazała, że organizacje muszą być gotowe na szybkie przejście do cyfrowego świata. eDO Post to odpowiedź na te potrzeby – narzędzie, które łączy nowoczesną technologię z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami prawa – mówi dr Remigiusz Lewandowski, członek Zarządu PWPW S.A.
Najważniejsze jest bezpieczeństwo
eDO Post spełnia wszystkie standardy bezpieczeństwa określone w regulacjach, co zostało potwierdzone certyfikatem niezależnej jednostki i wpisem na listę dostawców usług kwalifikowanych. Usługa eDO Post to zaawansowany system SaaS (Software as a Service), który pozwala na przesyłanie wiadomości z pełnym zachowaniem poufności i integralności danych. Mechanizmy szyfrowania oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne gwarantują, że żadna informacja nie zostanie przechwycona ani zmodyfikowana. Każda wiadomość jest podpisywana cyfrową pieczęcią PWPW i znakowana kwalifikowanym znacznikiem czasu, co daje pewność autentyczności i niezaprzeczalności jej pochodzenia. PWPW odpowiada za generowanie i przechowywanie kluczy prywatnych. Oznacza to, że żadne dane nie mogą zostać odczytane przez niepowołane osoby.
Compliance i oszczędności dla biznesu
Obowiązek stosowania rejestrowanych doręczeń elektronicznych obejmie wszystkie instytucje publiczne, firmy oraz zawody zaufania publicznego, takie jak prawnicy czy notariusze. eDO Post sprawdzi się wszędzie tam, gdzie wymagana jest pewna i bezpieczna komunikacja. Dodatkowo system wspiera działy compliance, zapewniając zgodność z regulacjami oraz automatyczne rejestrowanie dowodów doręczenia.
Dzięki możliwości integracji z systemami obiegu dokumentów poprzez API eDO Post jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zautomatyzować procesy kancelaryjne i ograniczyć koszty związane z tradycyjną pocztą.
– Dzięki eDO Post – prostemu i intuicyjnemu rozwiązaniu – klienci będą mogli prowadzić w pełni zabezpieczoną korespondencję z zachowaniem poufności, niezaprzeczalności oraz potwierdzenia tożsamości jej stron. Wdrożenie usługi eDO Post umożliwi cyfryzację kolejnych procesów i ograniczenie kosztów związanych z wysyłką tradycyjnych listów poleconych, uprości przepływ informacji – podkreśla Przemysław Soboń, zastępca dyrektora Pionu Produktów Cyfrowych.
