Elektronicznie bez o baw i kosztów

Marcin Bołtryk
opublikowano: 03-03-2011, 00:00

Od dwóch miesięcy można korzystać z faktur PDF. Chętnych niewielu. Obawiają się barier. Sęk w tym, że bariery zniesiono.

Branża TSL chce przekonać klientów do przesyłania faktur drogą elektroniczną

Od dwóch miesięcy można korzystać z faktur PDF. Chętnych niewielu. Obawiają się barier. Sęk w tym, że bariery zniesiono.

Od stycznia 2011 r. obowiązuje rozporządzenie ministra finansów (w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług), które w dużym stopniu liberalizuje przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy mogą teraz przesyłać i przechowywać faktury w dowolnych plikach elektronicznych, np. w formacie PDF, także wtedy, gdy nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym i nie wykorzystano systemu EDI (system elektronicznej wymiany danych — jak było dotąd).

— Muszą być spełnione warunki określone w rozporządzeniu, to znaczy przedsiębiorca musi zapewnić autentyczność pochodzenia faktury — pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury — i integralność treści, czyli, że w fakturze nie zmieniono danych — wyjaśnia Magdalena Kobos z Ministerstwa Finansów.

Z powodu dosyć rygorystycznych wymagań do stycznia 2011 r. z faktur przesyłanych elektronicznie korzystały gównie wielkie koncerny i sieci handlowe. Dla mniejszych firm konieczność inwestycji w oprogramowanie lub usługi integratorów informatycznych tylko po to, by przesyłać lub otrzymywać faktury drogą elektroniczną, mijała się z celem. Teraz ma być łatwiej i taniej.

Branża TSL jest tą, która "wytwarza" ogromne ilości faktur. Przekona się do elektronicznej odmiany?

Narzędzie powszechne

Zmiany legislacyjne pozwalające na stosowanie faktur PDF są bardzo świeże, na razie więc skala ich wykorzystania nie jest duża.

— Powszechność stosowania tego narzędzia będzie się zwiększała dosłownie z tygodnia na tydzień. W Danii czy Wielkiej Brytanii ponad 95 proc. obrotu fakturami odbywa się elektronicznie, a za fakturę papierową trzeba zapłacić nawet 20 euro. W polskim DSV wystawiamy miesięcznie około 20 tys. faktur, szacuję, że w całej branży TSL w naszym kraju może być ich kilka milionów. Możliwość rozwoju jest więc duża — uważa Błażej Adryan, dyrektor ds. IT w DSV Road.

Niektórzy klienci obawiają się tej formy, ale to raczej tylko bariera mentalna, bo przeszkód administracyjnych już nie ma.

— Musimy wyjść z rutyny, zmienić podejście do dokumentów i otworzyć się na obrót bezpapierowy. Koncentrujemy się na tym, aby dać klientom poczucie bezpieczeństwa. Aby ich uspokoić, poddaliśmy wystawianie i przesyłanie faktur przeglądowi renomowanej firmy ErnstYoung. Jej opinia podatkowa jest pozytywna. Udostępniamy ją na naszej stronie wszystkim, którzy nie czują się przekonani — dodaje Błażej Adryan.

Również Magdalena Kobos uważa, że obawy wynikają ze stereotypów, a nie z wad prawnych.

— Przyznam, że nie rozumiem obaw przedsiębiorców. Rozwiązanie jest przecież odpowiedzią na apel podatników, którzy chcieli wysyłać faktury w ten sposób. Nikogo nie zmuszamy do przesyłania faktur elektronicznie, droga papierowa pozostaje otwarta. Myślę, że pokłady nieufności nie wynikają z wad tego rozwiązania, ale ze stereotypowego postrzeganiu kontaktów z urzędem skarbowym, który można określić słowami "lepiej osobiście i na papierze" — mówi Magdalena Kobos.

Oszczędności

Wdrożenie standardowych faktur PDF nie wiąże się z żadnymi nakładami finansowymi ze strony klientów.

–W naszym przypadku wystarczy przesłanie do DSV drogą elektroniczną zgody na otrzymywanie takich faktur. To automatycznie dostosuje nasze systemy i każda następna faktura będzie już przesyłana w formie elektronicznej — wyjaśnia Błażej Adryan.

Korzyści dla klientów są w zasadzie natychmiastowe. Dzięki takiej fakturze znacznie szybciej poznają ostateczne koszty usługi zrealizowanej przez przewoźnika, co pozwala skrócić obieg dokumentu w firmie przed jego ostatecznym zaksięgowaniem. Faktury PDF można przechowywać w rejestrach elektronicznych — nie trzeba ich drukować i archiwizować w formie papierowej. Co równie ważne — praktycznie nie ma ryzyka zagubienia lub opóźnienia w dostarczeniu takiej faktury.

— Naturalnie, oszczędzamy także my: na kosztach papieru, opłatach pocztowych, tonerach do drukarek czy energii elektrycznej. Spadają także nasze koszty administracyjne, co pozwala poświęcić więcej czasu i pracy choćby obsłudze klientów — mówi Błażej Adryan.

Powody do obaw?

Ministerstwo, co prawda, rekomenduje potwierdzanie autentyczności i integralności faktury — czyli jest dla niego niepodważalny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI) — ale w innym zapisie podaje definicje autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści.

— Dlatego pojawiają się słuszne wątpliwości, że urząd skarbowy może podważyć sposób zabezpieczania autentyczności faktury i integralności jej treści inny niż podpis elektroniczny lub EDI. Ponieważ w ustawie nie określono dokładnie, jak mają być archiwizowane dokumenty i co dokładnie oznacza zabezpieczenie autentyczności faktury — oznacza to dowolność w wyborze sposobu, który niekoniecznie może być akceptowany przez urząd skarbowy. Wydaje się więc, że wiele firm wstrzyma się z elektronicznym przesyłaniem faktur do pojawienia się pierwszych interpretacji, które być może doprecyzują interesujące nas definicje — zauważa pragnący zachować anonimowość szef działu finansowego dużego operatora logistycznego.

Inna sprawa, na którą trzeba zwrócić uwagę w rozporządzeniu, to paragraf dotyczący spraw technicznych. Przez lata dokumenty przechowywało się w formie papierowej. Nowe przepisy pozwalają odejść od obowiązku posiadania oryginału i kopii faktury.

— W praktyce oznacza to drukowanie dokumentów, które muszą być zaksięgowane, zadekretowane i przygotowane na wypadek kontroli skarbowych. Inna forma przechowywania dokumentów wiąże się z koniecznością inwestycji w infrastrukturę informatyczną, np. powiększanie baz danych na serwerach. Ogólnie jednak pomysł jest trafiony i warto, by został wprowadzony w życie. Aby tak się stało, należy uszczegółowić przepisy tak, aby nikt nie miał wątpliwości, w jakiej formie należy przesyłać faktury, księgować je i przechowywać. W naszym przypadku od początku roku zainteresowanie taką formą wyraził tylko jeden klient, a mamy ich setki — dodaje szef działu finansowego.

okiem praktyka

Małgorzata Glińska, specjalista ds. kontroli kredytów frachtowych i windykacji, Schenker

Same plusy

W październiku 2009 r. wprowadziliśmy e-fakturę. Od tego czasu systematycznie rośnie liczba klientów zainteresowanych otrzymywaniem faktur drogą elektroniczną. Nie obawiają się przesyłać tak faktur, raczej dostrzegają korzyści wynikające z nowych przepisów. Dlaczego? Bo dokument w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto i kiedy go odczytał. Nie ma więc uzasadnienia tłumaczenie, że zaginął lub nie dotarł. Jest czas na merytoryczną kontrolę i terminową zapłatę. Co ważne, wykorzystywanie faktur przesyłanych elektronicznie pozwala firmie zmniejszyć liczbę dokumentów papierowych, znacznie przyspieszyć ich wystawianie, obieg i archiwizację. Usprawnia logistykę, oszczędza czas potrzebny na drukowanie i wysyłanie faktur w wersji papierowej i eliminuje koszty przesyłki. Pozwala również na automatyczne księgowanie faktur w systemie finansowym. Podsumowując, wydatki związane z wprowadzeniem w firmie tworzenia i przechowywania faktur przesyłanych elektronicznie są niewielkie w stosunku do korzyści.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Bołtryk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy