ERP pozwala na tańsze zarządzanie
Odpowiedzi na pytania o to, jakich kosztów można uniknąć, a jakie zredukować dzięki wdrożeniu systemów klasy ERP i o czas zwrotu takiej inwestycji, nie są oczywiste i jednoznaczne. Czynnikami warunkującymi są tu m.in.: rodzaj prowadzonej przez firmę działalności, szybkość obrotu kapitałem czy sposób, w jaki przygotowano i wykonano projekt.
Odbiorcy systemów ERP traktują je jako narzędzie, które ma im zapewnić przewagę konkurencyjną, gwarantowaną przez dostęp do bieżącej informacji zarządczej. W tradycyjnych, nie zintegrowanych strukturach organizacyjnych, informacja dociera do zarządów firm po pewnym czasie od zaistnienia faktów.
— W systemach zintegrowanych dane dostępne są natychmiast w bazie informatycznej wspólnej dla różnych działów przedsiębiorstwa. Pozwala to na szybką reakcję, na podejmowanie efektywnych decyzji, tworzy podstawy do obniżenia kosztów — tłumaczy Justyna Wiśniewska, kierownik marketingu w Geac Polska.
Jej zdaniem, redukcja kosztów związana jest z bardziej efektywnym zarządzaniem zasobami, w tym środkami finansowymi, zdolnościami produkcyjnymi a także ludźmi. Nie zawsze oznacza to redukcję zatrudnienia, czasem wiąże się to tylko z przesunięciami. Niemniej lęk przed zwolnieniami pojawia się dosyć często.
— Redukcja zatrudnienia wiąże się z faktem, iż operacje do systemu wprowadza się tylko raz, przez co osoby, które wielokrotnie w różnych systemach wprowadzały te same dokumenty, tracą rację bytu w firmie. Ponadto system pozwala na efektywniejsze ściąganie należności, obniżenie stanów magazynowych, skrócenie cyklu produkcyjnego, szybszą realizację dostaw do klientów, a także na dokładniejsze kontrolowanie wszelkich kosztów, będąc jednocześnie pierwszym krokiem do ich obniżenia — zauważa Marek Suszczyk, dyrektor ds. sprzedaży w Exact Software.
Ważny profil
Trudno podać uniwersalny termin zwrotu inwestycji w systemy informatyczne wspomagające zarządzanie.
— Jeżeli weźmie się pod uwagę, że udane wdrożenie ERP w Stanach Zjednoczonych przynosi w firmie średniej wielkości około 1 mln USD oszczędności rocznie, to zwrot inwestycji w podobnej firmie w Polsce powinien nastąpić w ciągu 2-3 lat — zapewnia Agnieszka Berezowska, specjalista ds. marketingu Biura Projektowania Systemów Cyfrowych.
Zdaniem przedstawicieli branży, istnieje wiele czynników warunkujących okres, po którym system zaczyna przynosić korzyści materialne.
— Czas wdrożenia jest bardzo różny i zależy od wielu czynników. W firmach dystrybucyjnych wdrożenie nie obejmuje modułów produkcyjnych, trwać może od kilku tygodni do kilku miesięcy. W dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych — nawet do kilku lat — informuje Justyna Wiśniewska.
Tak znaczne różnice związane są z okresem potrzebnym do wdrożenia zintegrowanego systemu w konkretnej firmie.
— Ważna jest szybkość obracania kapitałem w przedsiębiorstwie i dlatego sytuacja firm zajmujących się np. handlem jest zwykle lepsza od tych, które zamrażają kapitał na dłużej — zauważa Agnieszka Berezowska.
Zdaniem Marka Suszczyka, czas zwrotu inwestycji w systemy wspomagające zarządzanie zależy od tego, jak dużych oszczędności system pozwala dokonać.
— One z kolei zależą głównie od tego, jaki był poziom kultury organizacyjnej firmy przed wdrożeniem systemu — dodaje.
Czas zwrotu takiej inwestycji zależy przede wszystkim od tego, jak przygotowano projekt od strony założeń i jak go zrealizowano.
— Na działający w przedsiębiorstwie ERP składa się system informatyczny oraz obsługujący go ludzie. Jeśli to połączenie jest harmonijne, czas zwrotu skraca się — dodaje Agnieszka Berezowska.
Bariera mentalności
Mimo licznych korzyści, którymi skutkuje wdrożenie kompleksowego systemu wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem, dostawcy oprogramowania uskarżają się na niechęć ze strony pracowników firm.
— W wielu przedsiębiorstwach odczuwalny jest duży opór emocjonalny zatrudnionych tam osób. Częstymi zjawiskami, które napotykamy chcąc wdrożyć system, są lęk przed zwolnieniami oraz narzekania pracowników, że system jest nieczytelny, zbyt dużo w nim informacji, a jego wdrożenie powoduje zmianę organizacji przedsiębiorstwa, a więc i zmianę nawyków — tłumaczy Justyna Wiśniewska.
Tak naprawdę chodzi jednak o to, że wdrożenie systemu klasy ERP w firmie pozwala wykonywać mniej papierkowej roboty dzięki temu, że wprowadza się co prawda dużo informacji, ale tylko raz. To z kolei budzi niepokój związany z możliwością redukcji zatrudnienia.
— Odbiorcy ERP najczęściej narzekają na koszty systemów i konieczność zaangażowania w projekt swoich najlepszych specjalistów. Zadowolenie pojawia się dopiero wtedy, gdy całość zaczyna przynosić pierwsze pozytywne efekty, a te pojawiają się w ciągu roku od zakończenia wdrożenia — zauważa Agnieszka Berezowska.
Bartosz Krzyżaniak