Od 2013 r. kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą i dostawą towarów lub świadczeniem usług są sposobem na spełnienie tych wymogów. Dość enigmatyczne brzmienie przepisów budzi jednak wiele wątpliwości.
Jak wskazano w rozporządzeniach, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wielu podatników uznało, że takie brzmienie przepisu powoduje konieczność formalnego wprowadzenia regulaminów fakturowania i powrót do obowiązku podpisywania faktury.
Przypomnijmy, że wymóg podpisu na fakturze byłby sprzeczny z dyrektywą unijną, gdyż zgodnie z art 229 Dyrektywy: „Państwa członkowskie nie wymagają podpisywania faktur”. Natomiast w odniesieniu do obowiązku wprowadzenia regulaminu fakturowania Ministerstwo Finansów, w opublikowanym 27.12.2012 r. komunikacie, wskazało, że „przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów”.
Ministerstwo podkreśliło, że każdy podatnik powinien zapewnić, że informacje wymienione na fakturze dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.
Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Można tego dokonać w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, ale np. także poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności).
W odniesieniu do obowiązku wprowadzenia regulaminu fakturowania Ministerstwo Finansów wskazało, że „przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów”.
MAŁGORZATA SAMBORSKA
senior menedżer Grant Thornton