Przepisy pozwalają na wystawianie faktury VAT przez nabywcę towarów. Sprzedawcy muszą jednak postępować ostrożnie.
Obowiązujące w Polsce od 1 maja przepisy dotyczące podatku VAT umożliwiły podatnikom wprowadzenie zupełnie nowej procedury dotyczącej dokumentowania transakcji — potwierdzania za pomocą faktury VAT wystawianej przez nabywcę towarów — tzw. samofakturowanie się przez nabywcę. Jest to procedura szczególnie atrakcyjna dla firm, które działają w systemie call of stock, będącym tematem jednego z poprzednich odcinków naszego cyklu. Co bardzo istotne, polskie przepisy umożliwiają zastosowanie takiego rozwiązania nie tylko w odniesieniu do dostaw wewnątrzkrajowych, ale także do wewnątrzwspólnotowych.
Warunki procedury
Przepisy o VAT, a w szczególności rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 97, pozycja 971), powodują, że omawiana procedura jest dość sformalizowana. Wynika to z faktu, iż zastosowanie samofakturowania się przez nabywcę uzależnione jest od spełnienia wielu warunków. Do najważniejszych z nich należy ten, który mówi, że nabywca towarów lub usług musi być tzw. czynnym podatnikiem VAT oraz zawrzeć ze sprzedawcą odpowiednią umowę, która szczegółowo określi obowiązki stron.
Co w umowie
Umowa musi wyraźnie upoważniać nabywcę do wystawiania wszelkich dokumentów VAT (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur) w imieniu i na rachunek sprzedawcy. Sprzedawca musi się również zobowiązać w ramach umowy, że w trakcie jej trwania nie będzie wystawiał dokumentów VAT na nabywcę, aby nie doprowadzić do podwójnego fakturowania transakcji. Ponadto w ramach umowy nabywca musi się zobowiązać do wystawiania dokumentów VAT zgodnie z polskimi przepisami o VAT. Równie szczegółowo umowa musi określać tryb, w jakim sprzedawca powinien akceptować dokumenty wystawiane przez nabywcę. Jednym z warunków, którego spełnienie może być w praktyce dość trudne, jest to, że rozporządzenie wymusza na sprzedawcy akceptację dokumentów VAT wystawionych przez nabywcę „w formie podpisu”.
Umowa musi także przewidywać okres, na jaki jest zawarta, przy czym nie może on być dłuższy niż jeden rok. Nie oznacza to oczywiście, że nabywca i sprzedawca nie mogą następnie zawrzeć kolejnej umowy — jest to jednak dodatkowa niedogodność formalna.
Informacja
O zawarciu omawianej umowy muszą zostać poinformowani w ciągu 10 dni naczelnicy urzędów skarbowych właściwych odpowiednio dla sprzedawcy i nabywcy. Takie powiadomienie musi określać dane sprzedawcy i nabywcy oraz datę zawarcia umowy i termin, do którego ona obowiązuje. Takiego powiadomienia nie musi oczywiście składać nabywca zagraniczny w przypadku, gdy omawiana procedura stosowana byłaby w ramach wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, gdyż sposób zachowania nabywcy regulować będą przepisy o VAT właściwe dla nabywcy.
Warto też zwrócić uwagę, że zawarcie takiej umowy spowoduje, iż zmieni się nieco forma faktury wystawianej przez nabywcę. Oprócz wszystkich elementów, które dokument VAT ma zawierać, dodatkowo powinny się na nim znaleźć informacje, przez kogo dokument został wystawiony oraz, że został on wystawiony w imieniu i na rachunek podatnika wskazanego na fakturze jako sprzedawca.
Korzyści i ryzyka
Mimo że omawiane przepisy charakteryzują się, naszym zdaniem, dużym formalizmem, należy uznać, że ich wprowadzenie jest krokiem w dobrym kierunku, który ułatwia działalność gospodarczą. Polscy sprzedawcy muszą jednak zdawać sobie sprawę z wagi pomyłek oraz błędów w czynnościach podejmowanych przez nabywców. Konsekwencje ewentualnych błędów popełnionych przy wystawianiu faktur przez nabywców, które miałyby wpływ na zobowiązania podatkowe sprzedawców, obciążają w całości tych ostatnich. Z naszych doświadczeń wynika, że w praktyce takie błędy mogą się zdarzać np. w przypadku, gdy faktury wystawia centrum zakupowe działające w imieniu wielu firm z grupy. Może wtedy dochodzić do pomyłek nie tylko w asortymencie, ale także w prawidłowej identyfikacji nabywców i odbiorców. Dodatkowym problemem może okazać się prawidłowe wystawienie przez zagranicznego nabywcę faktury w formie wymaganej przez polskie przepisy.
W przypadku popełnienia takich błędów tylko sprzedawcy odpowiadają za swoje zobowiązania podatkowe przed organami skarbowymi, zaś w stosunku do nabywców mogą dochodzić swoich roszczeń jedynie na drodze cywilnoprawnej. Jesteśmy oczywiście dalecy od odwodzenia sprzedawców od zawierania takich umów, jednakże naszym zdaniem, przed podpisaniem umowy warto zabezpieczyć w odpowiedni sposób swoje interesy.
Marcin Chomiuk, menedżer
Tomasz Stankiewicz, starszy konsultant
Zespół VAT PricewaterhouseCoopers