Od sierpnia można przesyłać faktury drogą elektroniczną. Żeby to robić, trzeba się jednak odpowiednio przygotować.
Między firmami krąży ogromna góra papieru. Pisma, umowy, podania, żądania, oferty, deklaracje i w końcu faktury można od niedawna wysyłać w formie elektronicznej. Jednak najpierw trzeba spełnić kilka warunków.
Bezpieczeństwo
Wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych jest możliwe od sierpnia. W przeciwieństwie do faktur papierowych, których nie trzeba już podpisywać, faktury elektroniczne muszą być opatrzone tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, czyli zweryfikowane za pomocą tzw. ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wykaz firm wydających takie dokumenty można znaleźć na stronach www.centrast.pl. Nad prawidłowością świadczonych przez nie usług czuwa Narodowe Centrum Certyfikacji.
Aby korzystać z podpisu elektronicznego, należy zgłosić się do firmy świadczącej usługi certyfikacyjne. Wydany zostanie specjalny kod (PIN) oraz urządzenie z oprogramowaniem. Roczny koszt usługi wynosi około 500 zł. Dużo? Firmom wystawiającym wiele faktur, forma elektroniczna przyniesie konkretne oszczędności.
Konieczna akceptacja
Kolejny warunek to akceptacja odbiorcy faktury. Musi on zgodzić się na przesyłanie faktur w formie elektronicznej — na czas określony czy też nieokreślony.
— Akceptacja taka może być albo na papierze, albo w formie elektronicznej, ale trzeba pamiętać, że w tym drugim wypadku również z bezpiecznym podpisem elektronicznym i kwalifikowanym certyfikatem — mówi Renata Sobolewska, radca prawny z kancelarii Sobolewska i Wspólnicy.
Przepisy nie wskazują, w jakiej formie ma być zapisany elektroniczny plik z fakturą. Może to być przecież zarówno dokument tekstowy, gotowy arkusz kalkulacyjny albo zwykły tekst. Dlatego wystawca i odbiorca powinni wcześniej ustalić kwestię oprogramowania.
Formalności związane z posługiwaniem się elektronicznymi fakturami mogą na początku okazać się i skomplikowane, i czasochłonne. Ale już teraz mamy wiele firm, które oferują pomoc. Marian Jankowski, doradca podatkowy z kancelarii Lidmar, jest na etapie tworzenia Punktu Obsługi Klienta Sigillum, który rozpocznie działalność na początku 2006 r. Zainwestował w nowy lokal, a jeszcze w listopadzie nowi pracownicy zostaną intensywnie przeszkoleni w zakresie podpisu i przetargów elektronicznych.
Wiele faktur
W przypadku przesyłania więcej niż jednej faktury w danym miesiącu ich nadawca zobowiązany jest do przesłania odbiorcy do 15 dnia miesiąca dokumentu w formie papierowej, który podsumuje wszystkie faktury przesłane w formie elektronicznej. Sprawozdanie powinno zawierać:
— imiona i nazwiska lub nazwy (albo nazwy skrócone) wystawcy i odbiorcy;
— ich numery NIP oraz adresy;
— dane każdej przesłanej faktury, takie jak: numer kolejny, datę wystawienia (czyli przesłania lub udostępnienia), kwotę należności ogółem, kwotę podatku ogółem, ewentualnie oznaczenia „korekta” albo „duplikat”.
Co z fakturami korygującymi? Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur przesłanych elektronicznie przesyła się elektronicznie. Gdy z powodów formalnych nie można przesłać tych dokumentów (np. cofnięcie przez odbiorcę zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej), dokumenty należy wystawić w formie papierowej.
Przechowywanie
Faktury wystawione lub otrzymane należy przechowywać w taki sposób, by możliwy był — na żądanie organów podatkowych — natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do nich. Jeżeli faktury mają być przechowywane na terytorium innego państwa, należy o tym poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz ewentualnie naczelnika urzędu celnego i podać miejsce przechowywania faktur.
Wirtualna przyszłość
Na razie zainteresowanie podpisem elektronicznym i wystawianiem faktur elektronicznych nie jest duże.
— To na pewno się zmieni w połowie przyszłego roku, gdy będzie można przekazywać deklaracje podatkowe w formie elektronicznej — mówi Marian Jankowski z kancelarii Lidmar.
Zdaniem Ryszarda Kubackiego, doradcy podatkowego z kancelarii Bilans, termin ten jest nierealny. bo tylko tzw. duże urzędy skarbowe zdołają się dostosować do elektronicznej komunikacji z podatnikiem.