Zamiast telefonów stacjonarnych i faksów wielofunkcyjne urządzenia przenośne, dzięki którym pracownicy są osiągalni zawsze i wszędzie. Nawet do firmowych danych i systemów IT można mieć zdalny dostęp. Także druk na odległość jest już oczywistością. Ale czy zmianom, które nastąpiły ostatnimi czasy w komunikacji biznesowej, towarzyszą przeobrażenia w sposobie wykonywania obowiązków służbowych? Absolutnie nie. Nasi szefowie najwyraźniej bronią się przed nowym z obawy, że nie będą mogli zarządzać podwładnymi, gdy tylko stracą ich z oczu.
Elastyczni są bardziej wydajni
Mniej niż 50 proc. respondentów z Polski mogło pracować z domu. Dla porównania: w państwach nordyckich wskaźnik ten wynosił 87 proc., a wysoki był również w Hiszpanii, krajach Beneluksu i Austrii — wynika z badania Cornerstone OnDemand i IDC, zrealizowanego wśród 13,5 tys. specjalistów HR i menedżerów z 16 europejskich krajów.
Warto zwrócić uwagę, że ankietowani z działów personalnych częściej (o 5-6 proc.) wskazywali na wdrożenia elastycznych warunków zatrudnienia niż kadra kierownicza. Można się domyślić, że szeregowi pracownicy jeszcze częściej mówiliby o przykuciu do swoich biurek i sztywnie określonych godzinach pracy. Jak zaznacza Bo Lykkegaard, konsultant z IDC, sondaż ujawnił, jak bardzo elastyczne warunki pracy wzmacniają lojalność i poczucie godności utalentowanych fachowców.
Jego zdaniem, firmy powinny oferować zatrudnionym szkolenia cyfrowe, aplikacje na tablety i smartfony oraz możliwość korzystania na służbie z prywatnych urządzeń (to zjawisko określa się jako BYOD — bring your own device). Takie udogodnienia — twierdzi — sprawiają, że pracodawca zyskuje oddanych specjalistów i menedżerów, co się przekłada na większą efektywność i lepsze wyniki finansowe.
— Poziom zadowolenia zatrudnionych zależy od tzw. czynników wolności, jak praca zdalna i możliwość aplikowania na stanowiska poza swoim działem. W tej dziedzinie europejskie przedsiębiorstwa mają wiele do zrobienia, zarówno w sferze inwestycji w technologie, jak i propagowania bardziej elastycznych kultur pracy — uważa Bo Lykkegaard.
Natomiast Vincent Belliveau, dyrektor zarządzający Cornerstone OnDemand w regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód, Afryka), przekonuje, że działy HR muszą dostosować się do środowiska rynkowego, które zmienia się pod wpływem innowacji IT i nowych nawyków komunikacyjnych pracowników, klientów i kontrahentów. Młodsze pokolenie, nazywane cyfrowymi tubylcami, nie chce pracować w archaiczny, analogowy sposób. Sukces odniosą ci, którzy zachęcą swoich pracowników do wspierania biznesu przez otwartość na zmianę i rozwój — zaznacza Vincent Belliveau.
Zgadza się z nim Michał Gembal, dyrektor marketingu w Arcusie. Jak wskazuje, większość pracowników używa smartfonów tylko do wysyłania SMS-ów i rozmów lub do przeglądania internetu. Tymczasem są one bramą do wszystkich cyfrowych zasobów firmy. Pozwalają też na zdalne drukowanie dokumentów. Zaś kierownicy za ich pośrednictwem mogą na bieżąco sprawdzać, gdzie się znajdują i co robią podwładni.
— Firmy wykorzystują niewielką część oferowanych przez mobilność i chmurę. To tak, jakby kupić sportowe auto i jeździć nim z prędkością 20-30 kilometrów na godzinę — uśmiecha się Michał Gembal.
Dyscyplina i bezpieczeństwo
Przed nowoczesnością nie ma odwrotu. Według tegorocznego badania IDC, przeprowadzonego dla Oki Europe, do 2018 r. trzy czwarte pracowników z Europy Zachodniej będzie mobilnych. Jeśli polskie firmy chcą konkurować z przedsiębiorstwami z tzw. starej Unii, również muszą pozwolić swoim kadrom na większą elastyczność. Z drugiej strony, obawy pracodawców i personalnych wcale nie są wyssane z palca — kiedyś komputery PC, dziś inteligentne telefony stały się głównym celem ataków.
— Cyberprzestępcy bardzo często nie są zainteresowani urządzeniem jako takim, ale chcą za jego pośrednictwem uzyskać dostęp do innych urządzeń i infrastruktury firmy. Cenne są dla nich przechowywane i przepływające przez smartfony dane — tłumaczy Arkadiusz Krawczyk, dyrektor regionalny Intel Security Poland.
Michał Gembal przyznaje, że aby z firmowych informacji korzystać zdalnie, potrzebne są bezpieczne rozwiązania IT. Zaznacza jednak, że z szyfrowaniem danych na urządzeniach mobilnych nie ma dzisiaj problemu. Nie chodzi tylko o ewentualny wyciek informacji. Minusem pracy — i komunikacji — zdalnej jest brak zespołowej atmosfery, co może się kończyć zmniejszoną motywacją zatrudnionych. Przedstawiciele HR twierdzą, że elastyczne zatrudnienie jest dla osób zorganizowanych, zdyscyplinowanych, lubiących działać w pojedynkę.