Zakup systemu ERP przeważnie odbywa się ze środków własnych. Kredyt i leasing są mniej popularne.
Informatyczne zintegrowane systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem klasy ERP, według przedstawicieli ich producentów, najczęściej są kupowane za gotówkę.
— Najczęstszy model zakupu aplikacji to finansowanie rozłożone w czasie, w ratach odpowiadających postępom wdrożenia. Przykładowo klient wpłaca 20 proc. wartości w momencie rozpoczęcia prac i kolejne 40 proc., gdy dostrzega, że system zaczyna działać, np. zostają przeniesione dane. Pozostała część jest traktowana jako rodzaj kaucji, gwarancji kontynuacji prac, i jest wpłacana po zakończeniu wdrożenia — informuje Robert Gołuński, dyrektor ds. handlu spółki Teta.
Według Roberta Gołuńskiego, firmy w złej kondycji finansowej rzadko decydują się na wymianę czy wdrożenie nowego systemu informatycznego. W przypadku gdy klient ma problemy z płynnością finansową, domy software’owe wolą nie wprowadzać do procesu zakupu oprogramowania zewnętrznego pośrednika, np. banku. Między innymi Teta i SAP Polska rozkładają klientom płatności w czasie.
Klient kupujący system ERP od firmy Scala, zwykle może skorzystać z trzech rodzajów płatności.
— Pierwszy to opłata za licencję na podstawie faktury po podpisaniu kontraktu. W zależności od czasu wdrożenia możliwa jest płatność w ratach, a licencja jest wystawiana na określony czas, zgodny z terminami płatności kolejnej raty. Po wpłaceniu 100 proc. sumy klient otrzymuje tzw. „unlimited licence key”, czyli dożywotnią licencję. Drugi sposób rozliczania się z producentem, to opłata za wdrożenie. W zależności od konstrukcji umowy, płatności mogą być dokonywane ryczałtowo zgodnie z kolejnymi etapami wdrożenia. (Klienci najchętniej chcieliby ustalić z góry cenę wdrożenia, której wzrost w razie dłuższego niż planowany okresu prac jest ryzykiem dostawcy systemu). I wreszcie opłata za opiekę serwisów, dostęp do infolinii, wsparcie konsultantów, itp. Zwykle stanowi procent wartości licencji, płatny na ogół z góry przez rok od momentu zakończenia wdrożenia — wylicza Piotr Żeromski, dyrektor handlowy Scala Business Solutions Polska.
Innymi instrumentami finansowymi, stosowanymi przy zakupie systemów IT, są kredyt i leasing.
— Leasing oznacza dla klienta przewidywalność kwot i równomierne rozłożenie płatności w czasie, w stałych, np. 3-letnich ratach. Opłaty są niższe niż rozłożone przez nas. Jednak klienci muszą spełniać określone wymagania finansowe — przekonuje Robert Gołuński.
Pomimo często wymienianych zalet, leasing nie cieszy się popularnością wśród firm wdrażających aplikacje ERP.
— Kilkakrotnie przy finalizowaniu kontraktu klienci rozważali możliwość leasingu oprogramowania, ale nigdy ostatecznie nie decydowali się na taki wariant. Główną tego przyczyną jest zwykle obawa przed sytuacją, w której firma klient, nie będąc właścicielem oprogramowania, jest zdana na nieprzewidziane zdarzenia związane z losem firmy leasingowej. A przerwa w funkcjonowaniu oprogramowania ERP może oznaczać dla niej poważne straty finansowe lub nawet bankructwo — twierdzi Piotr Żeromski.
Ostatnio, w związku akcesją Polski do Unii Europejskiej, otworzyły się możliwości finansowania części zakupu oprogramowania z unijnego funduszu Phare. W przypadku zakupu licencji program umożliwia sfinansowanie do 25 proc. jej wartości i nakłada wymóg zapłacenia kolejnych 25 proc. z kredytu bankowego. To obwarowanie nie przysparza popularności pomocy unijnej przy zakupie licencji. Inaczej jest z usługami wdrożeniowymi.
— Dotacje Phare są adresowane do firm małych i średnich, zatrudniających nie więcej niż 250 osób. Fundusz może pomóc pokryć do 60 proc. wartości prac wdrożeniowych, ale nie finansuje licencji. Kwota musi mieścić się w przedziale od 1500 do 10 tys. euro — informuje Robert Gołuński.
Będąca dystrybutorem jednej z dwóch linii systemów ERP produkowanych przez Microsoft spółka Great Plains Software Polska wprowadziła nowe sposoby finansowania zakupów tego oprogramowania. Zdaniem przedstawicieli firmy, na banki nie można w tym zakresie liczyć, a umowa z Europejskim Funduszem Leasingowym nie spełniła nadziei.
— W tej formule sprzedaliśmy nie kilkanaście, ale dosłownie kilka systemów — mówi Ryszard Sadowski, prezes Great Plains Software Polska.
Dlatego zdecydowano się na możliwość wynajęcia licencji na 6 lub 12 miesięcy.
— Dzierżawa licencji ma być propozycją zarówno dla tych firm, które nie są pewne, czy produkt Microsoftu oferowany przez Great Plains im odpowiada, jak i dla tych, które są tego pewne, ale działają sezonowo i w pewnych okresach wykorzystują więcej stanowisk niż w innych — wyjaśnia Ryszard Sadowski.
Do funkcjonowania systemów informatycznych niezbędne są urządzenia. Maxdata, niemiecki producent sprzętu komputerowego, sprzedaje swoje wyroby przez sieć partnerów. Dla największych z nich są — bezprocentowe kredyty kupieckie do wysokości wiarygodności finansowej, ustalanej przez niezależne instytucje. Dla mniejszych partnerów linie kredytowe w porozumieniu z centralą producenta otwierają partnerzy Maxdaty, np. Softbank czy Computerland.
— Leasing systemów ERP — owszem —zdarza się, ale nie jest tak popularny, jak np. leasing samochodów. W przypadku dużych maszyn kosztujących milion dolarów wykorzystanie tego instrumentu jest sensowne, ale przy zakupie pecetów nie bardzo. Sprzęt o wartości poniżej 3,5 tys. złotych jest księgowany jako wyposażenie, a nie jako środek trwały. Korzyścią z leasingu jest możliwość odpisywania rat od dochodu. Środki trwałe można od razu księgować w koszty bezpośrednie i postępować jak przy leasingu — informuje Jarosław Nowicki, szef polskiego oddziału Maxdaty.