Fiskalizacja automatów vendingowych. Branża przygotowuje się do rewolucji

Cyfrowa transformacja sprzedaży auto­matycznej i nadchodzące zmiany regu­lacyjne były głównym tematem Forum Liderów Vendingu „Biznes w obliczu cy­frowej transformacji” zorganizowanego przez Puls Biznesu. Wydarzenie odbyło się podczas tegorocznych targów Vending Poland Expo w Warszawie. Gości przywi­tał Dariusz Drąg, dyrektor ds. rozwoju w Ptak Warsaw Expo.

— Targi to nie tylko miejsce prezentacji technologii, ale również przestrzeń do de­bat, wymiany myśli i rozmów o rozwoju branży — także w kontekście wyzwań le­gislacyjnych. Właśnie po to powstają takie wydarzenia: żeby stworzyć platformę spo­tkań i dyskusji dla całego rynku — podkreślił Dariusz Drąg.

Konferencję prowadził Łukasz Korycki, zastępca redaktora naczelnego Pulsu Biznesu. Jego gośćmi byli eksperci tech­nologiczni, przedstawiciele administracji oraz operatorzy rynku, którzy w trakcie spotkania dyskutowali m.in. o wyzwaniach związanych z wprowadzeniem e-parago­nów i obowiązkiem fiskalizacji automatów vendingowych.

W czasie Forum nie zabrakło kontro­wersji. W pewnym momencie pomiędzy uczestnikami doszło do burzliwej wymiany zdań w związku z różnymi interpretacja­mi przepisów dotyczących tego, czy jedna kasa fiskalna może obsługiwać wiele auto­matów jednocześnie.

Nowe przepisy

Zgodnie z zapowiedziami ministerstwa obowiązek fiskalizacji sprzedaży w auto­matach vendingowych ma wejść w życie 1 kwietnia 2027 r. Choć do tego momentu pozostał jeszcze ponad rok, przedstawi­ciele branży podkreślają, że przygoto­wania do wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych powinny rozpocząć się już teraz. Skala rynku jest bowiem bardzo duża, a instalacja urządzeń fiskalnych w ty­siącach automatów wymaga czasu i odpo­wiedniej logistyki.

Eksperci zwracają jednocześnie uwagę, że sektor jest technologicznie przygotowa­ny na nadchodzące zmiany. Rozwiązania wykorzystywane w vendingu są podobne do tych, które w ostatnich latach wdra­żano m.in. w automatycznych myjniach samochodowych, gdzie również wprowa­dzono obowiązek fiskalizacji.

— Branża jest na ten termin przygoto­wana — zarówno od strony technologii, jak i homologacji. Co ważne, podobne rozwią­zania funkcjonowały już wcześniej. Nasza firma ma też doświadczenie w fiskalizacji urządzeń w innych segmentach rynku, np. w myjniach samochodowych, gdzie wdra­żaliśmy systemy fiskalne tego typu — mówił Piotr Chronowski, przewodniczący Sekcji Dostawców Fiskalnych Urządzeń w KIGEiT oraz dyrektor ds. szkoleń i wsparcia tech­nicznego w Grupie COMP SA.

Podobne wnioski płyną od firm do­starczających rozwiązania płatnicze dla operatorów automatów vendingowych. Grzegorz Pilszyk z Polskie e-Płatności za­znaczył, że wdrożenie nowych przepisów jest możliwe w terminie, ale stanowi jedną z największych operacji modernizacyjnych w historii branży, wymagającą zarówno znaczących inwestycji, jak i skoordyno­wanych działań logistycznych oraz tech­nicznych.

— Szacujemy, że fiskalizacji będzie pod­legać około 200 tys. urządzeń (vendingi i parkingi — red.). Z tego niemal 120 tys. posiada już terminale płatnicze, jednak bli­sko 40 tys. z nich trzeba będzie wymienić, ponieważ są zbyt stare, by obsłużyć nowe wymagania fiskalne. To oznacza ogromną operację logistyczną i inwestycję rzędu dziesiątek milionów euro w sprzęt — tłu­maczył Grzegorz Pilszyk, dyrektor biura ds. klientów kluczowych w Polskie e-Płatności.

Warto podkreślić, że wskazany termin wdrożenia nowych przepisów wydaje się ostateczny. Jak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania redak­cji, harmonogram fiskalizacji w branży vendingowej jest elementem szerszych, stopniowo wdrażanych zmian, a obecne regulacje stanowią ich finalny etap.

— Z perspektywy resortu finansów data 1 kwietnia 2027 r. jest terminem przyję­tym w ramach uzgodnień projektu roz­porządzenia w sprawie zwolnień z obo­wiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Harmonogram wdrożenia fiskalizacji w branży vendingowej to proces wielolet­ni, został zapoczątkowany już w 2020 r. w zakresie automatycznych myjni samo­chodowych. Obecne rozporządzenie mini­stra finansów z 17 grudnia 2024 r. w spra­wie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących stanowi ostatni etap tego procesu — mówi Tomasz Tratkiewicz, dyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług, Ministerstwo Finansów.

Wyzwania technologiczne

Nadchodzące zmiany w przepisach ozna­czają dla operatorów automatów vendin­gowych konieczność inwestycji w nowe rozwiązania technologiczne. Firmy z branży stoją dziś przed wyborem sposobu dosto­sowania swoich urządzeń do wymogów fiskalizacji. Możliwe jest np. zastosowanie dodatkowego modułu odpowiadającego za telemetrię i obsługę fiskalną albo wymiana terminali płatniczych na nowsze modele, które umożliwiają integrację kilku funkcji w jednym urządzeniu.

— To są ogromne inwestycje. Trzeba od­powiedzieć sobie na pytanie, która z nich będzie najbardziej optymalna, bo w przy­padku operatorów obsługujących 500, 1000 czy kilka tysięcy maszyn robią się z tego milionowe kwoty. Jedną z opcji jest dodatkowe urządzenie, drugą — inwesty­cja w nowe terminale płatnicze, które dają też dodatkowe możliwości, jak obsługa PIN-u czy BLIK-a — mówił Grzegorz Pilszyk.

Część firm technologicznych proponu­je także rozwiązania integrujące wszystkie funkcje w jednym urządzeniu. W takim modelu terminal obsługuje jednocześnie płatność, telemetrię oraz kasę fiskalną, co upraszcza architekturę systemu i ogranicza ryzyko problemów z komunikacją między różnymi elementami infrastruktury.

— Jako integrator skupiamy się na roz­wiązaniach funkcjonalnych. W naszym mo­delu wszystko działa w formule 3 w 1 — na jednym urządzeniu mamy jednocześnie płatność, telemetrię i kasę fiskalną. Dzięki temu fiskalizacja po dokonaniu płatności odbywa się od razu w tym samym urządze­niu, co sprawia, że cały proces jest szybki, pewny i bezpieczny, bez konieczności prze­syłania danych między różnymi systemami — podkreślał Bernard Boczar, dyrektor ds. sprzedaży, APDU.

Eksperci zaznaczają, że operatorzy nie muszą obawiać się sytuacji, w której każda chwilowa przerwa w łączności z internetem zatrzyma działanie automatów. Systemy kas online zostały zaprojektowane tak, by za­pewnić ciągłość sprzedaży nawet w przy­padku czasowego braku połączenia. Dzięki temu urządzenia mogą działać autonomicz­nie przez krótki okres, a po przywróceniu połączenia automatycznie synchronizują dane i kontynuują pracę bez konieczności dodatkowych interwencji serwisowych.

— Kasa fiskalna może pracować bez do­stępu do internetu przez trzy dni, ponieważ na każdy dzień posiada osobny certyfikat. Po ponownym uruchomieniu kasa łączy się z systemem i pobiera aktualny certyfikat, dzięki czemu może normalnie wrócić do pracy — wyjaśnił Bernard Boczar.

Sporne interpretacje

Podczas debaty pojawiła się gorąca dys­kusja dotycząca interpretacji przepisów w sprawie tzw. kas wielotransakcyjnych — czyli tego, czy jedna kasa fiskalna może obsługiwać sprzedaż z wielu automatów jednocześnie. Własną interpretację przed­stawił Paweł Ożga, prezes firmy Televend (Nayax Polska), dostawcy rozwiązań płat­niczych i systemów zarządzania dla bran­ży vendingowej.

Jego zdaniem obowiązujące homologa­cje wydawane przez Główny Urząd Miar dopuszczają stosowanie kas wielotransak­cyjnych w automatach sprzedażowych, o ile spełnione są podstawowe wymogi — m.in. ewidencjonowanie sprzedaży oraz udostępnienie paragonu klientowi.

— Posługujemy się homologacją wydaną przez Główny Urząd Miar, która obejmuje kasę przeznaczoną do automatów sprze­dających i jednocześnie kasę wielotransak­cyjną. W naszej ocenie oznacza to, że urzą­dzenie może fiskalizować wiele transakcji jednocześnie. Jeśli ktoś ma wątpliwości, mówimy o decyzji administracyjnej pań­stwa — a my po prostu działamy w oparciu o wydaną homologację i obowiązujące przepisy — argumentował Paweł Ożga.

Na tę interpretację odpowiedział Piotr Chronowski, wskazując na obowiązują­ce przepisy.

— Przepisy wymagają, aby w każdym urządzeniu prowadzącym sprzedaż była kasa fiskalna. Nie ma w polskim prawie pojęcia „kasy centralnej” dla wielu auto­matów. Jak w sklepie każde stanowisko sprzedaży ma własną kasę, tak samo każdy automat będzie musiał mieć kasę fiskalną liczącą obrót z tego konkretnego miejsca sprzedaży — wyjaśniał Piotr Chronowski.

Wypowiedział się także Michał Mosiądz z Głównego Urzędu Miar. Zwracał uwagę, że przepisy regulujące sposób użytkowania kas jasno wskazują na konieczność przypi­sania kasy do konkretnego miejsca sprze­daży. W jego ocenie homologacja określa jedynie możliwości techniczne urządzenia, natomiast sposób jego stosowania wynika z regulacji ministra finansów.

— Warunki użytkowania kas mówią jasno, że w każdym miejscu sprzedaży powinna znajdować się kasa rejestrująca. Kasa wielotransakcyjna oznacza możliwość prowadzenia kilku paragonów jednocze­śnie, a nie zbieranie sprzedaży z wielu różnych urządzeń w jednym systemie fiskalnym — tłumaczył Michał Mosiądz, kierownik Laboratorium Badań Kas Rejestrujących i Oprogramowania, Główny Urząd Miar.

W odpowiedzi na pytania dotyczące interpretacji przepisów Ministerstwo Finansów jednoznacznie odniosło się tak­że do kwestii stosowania kas wirtualnych oraz tzw. kas centralnych w vendingu, doprecyzowując obowiązki podatników w tym zakresie.

— W świetle regulacji kasa wirtualna musi być powiązana tylko z jednym urzą­dzeniem, na którym dokonano fiskalizacji. Jak wskazano powyżej, regulacje prawne nie dopuszczają możliwości stosowania tzw. kasy centralnej w żadnym rodzaju działalności gospodarczej, w tym w bran­ży vendingowej. Co więcej, to podatnik jest odpowiedzialny za zapewnienie konfigu­racji urządzenia, na którym jest zainstalo­wana kasa, zgodnie z wymaganiami okre­ślonymi przez producenta kasy — wskazał Tomasz Tratkiewicz.

Warto również podkreślić, że — zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów — przyjęty harmonogram zmian ma cha­rakter ostateczny, a przewidziany okres dostosowawczy został uznany za wystar­czający dla branży.

— Stosowanie kasy centralnej jest nie­zgodne z przepisami prawa, a postulat do­tyczący terminu na fiskalizację w ramach prac nad rozporządzeniem w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewi­dencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących został ustalony z rynkiem. Celowo zaproponowano długi okres do­stosowawczy, żeby branża vendingowa do­stosowała się do nowych wymogów. Resort finansów nie planuje zmian w tym zakresie — mówi Tomasz Tratkiewicz.

Eksperci podkreślali, że zgodnie z prze­pisami fiskalizacja będzie przypisana bezpośrednio do konkretnego automatu. Oznacza to, że każdy punkt sprzedaży — nawet jeśli jest to pojedyncza maszyna vendingowa — będzie musiał posiadać wła­sną kasę fiskalną. Regulacje nie narzucają jednak jednego modelu technologiczne­go wdrożenia.

W praktyce operatorzy będą mogli do­stosować rozwiązanie do wyposażenia swo­ich urządzeń, np. instalując kasę wirtualną w nowoczesnym terminalu płatniczym, integrując oddzielną kasę z terminalem i wrzutnikiem monet lub stosując dodatko­we moduły w prostszych automatach.

Wyzwania wdrożenia

Wdrażanie nowych przepisów dotyczą­cych e-paragonów i fiskalizacji automatów vendingowych to wyzwanie, które wyma­ga zarówno przygotowania technicznego, jak i logistycznego. Eksperci podkreślali, że zmiany te nie powinny wpływać na komfort korzystania z automatów ani wy­dłużać czasu obsługi klientów — co mogło budzić obawy wśród operatorów.

— Nie widzę żadnych ryzyk spowolnie­nia. O paragonie elektronicznym w róż­nych formach dyskutowano kilka lat temu, przyjęto różne możliwości i realizacje rynkowe. Te rozwiązania już istnieją, są sprawdzone i myślę, że rynek będzie opie­rał się na tym, co jest dziś dobrze znane — powiedział Michał Mosiądz.

Eksperci zwracali uwagę, że jednym z największych zagrożeń dla branży jest odkładanie działań na ostatnią chwilę. Choć obowiązek fiskalizacji automatów vendingowych jest znany od dawna, część operatorów wciąż nie rozpoczęła wdro­żeń. Wprowadzenie zmian wymaga czasu — zarówno na zakup urządzeń, jak i ich instalację oraz fiskalizację.

— Największym ryzykiem jest dziś czas i potencjalne zwlekanie z działaniami. Termin fiskalizacji jest znany od dawna, ale trzeba pamiętać, że możliwości pro­dukcyjne i instalacyjne branży fiskalnej są ograniczone. W ciągu miesiąca czy dwóch nie da się wyposażyć całej branży w urzą­dzenia, przeprowadzić montażu i fiskaliza­cji — podkreślał Michał Mosiądz.

Cyfrowa transformacja w sprzedaży au­tomatycznej, w połączeniu z nowymi wy­mogami fiskalnymi, stanowi istotny krok w rozwoju branży. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu technologicznemu, plano­waniu inwestycji i przestrzeganiu regula­cji operatorzy mogą wprowadzić zmiany sprawnie, minimalizując ryzyko zakłóceń dla klientów i zapewniając ciągłość działa­nia całego