W wykorzystywaniu do komunikacji z firmą komputerów kieszonkowych typu palmtop lub notebooków prym wiodą przedsiębiorstwa handlowe. Przedstawiciele handlowi, wykorzystując możliwości oprogramowania zainstalowanego na palmtopach, przesyłają do centrali drogą elektroniczną uzyskane zamówienia lub raporty sprzedaży. Utworzone przez nich pliki trafiają bezpośrednio do centralnej bazy danych, redukując czas potrzebny na wysłanie zamówionego towaru klientowi. Takie działania wymagają od firmy posiadania systemu informatycznego, który obsługuje istotne procesy i umożliwia pracownikom uzyskanie żądanych informacji. Jedną z działających na polskim rynku firm informatycznych, które zajmują się tworzeniem i sprzedażą aplikacji przeznaczonych do wspomagania sprzedaży prowadzonej przez sieć przedstawicieli handlowych z komputerów kieszonkowych, jest lubelska Anica System, oferująca oprogramowanie Elektroniczny Bank Informacji (EBI). Aplikacje Anica System wykorzystują m.in. firmy Lubella, TC Dębica, Wella Intercosmetic, Avon Cosmetics Polska, Seagram Polska, Zakłady Przemysłu Tłuszczowego Olvit.
Uzyskane oszczędności
— Zastosowanie naszego systemu ma prowadzić do zwiększenia sprzedaży poprzez usprawnienie kontroli pracy przedstawicieli handlowych, skrócenie czasu realizowanych procesów biznesowych i umożliwienie stałego dostępu do kompleksowych danych dotyczących sprzedaży. Użytkowanie aplikacji może także prowadzić do obniżenia kosztów funkcjonowania sieci przedstawicielskiej, poprzez zwiększenie kontroli nad czasem pracy oraz wydatkami przedstawicieli handlowych oraz obniżenie kosztów dotarcia do klienta. Poza tym, korzystanie z aplikacji ogranicza liczbę dokumentów papierowych obniża koszty połączeń faksowych, przez przeniesienie komunikacji centrali z przedstawicielami handlowymi na platformę elektroniczną — uważa Piotr Masłowski, wiceprezes Anica System.
Przedstawiciel lubelskiego producenta makaronów, firmy Lubella, uważa, że inwestycja w elektroniczny system obsługujący pracę przedstawicieli handlowych była udanym posunięciem.
— System opracowany przez Anica System wprowadziliśmy w 1998 r., dziś korzysta z niego 14 liczących się firm branży, wykorzystujących w swojej działalności doświadczenia i procedury, które wypracowaliśmy podczas wspólnego opracowywania zakresu funkcjonalności oprogramowania EBI. Po wdrożeniu aplikacji uzyskaliśmy możliwość zarządzania przedstawicielami oraz trasami ich przejazdu. Zmniejszyliśmy koszty związane z pracownikami w terenie o 20 proc. Mamy możliwość natychmiastowej reakcji na złożone zamówienie. Nie mniej ważne jest to, że uzyskujemy dane typowo sprzedażowe, np. jaki asortyment gdzie najlepiej jest przyjmowany — twierdzi Jacek Zając, kierownik działu sprzedaży firmy Lubella.
Korporacje dostosowują aplikacje
Oprogramowania mającego usprawnić pracę handlowców pierwsze zaczęły w Polsce używać firmy międzynarodowe. Jednak to korporacje stosują te same aplikacje w oddziałach w poszczególnych krajach.
Firma Unilever dostosowała oprogramowanie, z którego korzysta w Polsce, do krajowych warunków. Wymagało to zamówienia modułów obsługujących pożądane funkcjonalności.
— Komputery kieszonkowe w naszej firmie są używane przede wszystkim do elektronicznej wymiany informacji między rynkiem detalicznym, dystrybutorami i centralą Unilevera. To teraz podstawowe narzędzie pracy przedstawiciela handlowego. Do celów sprzedaży bezpośredniej stosowane jest oprogramowanie korporacyjne współpracujące z aplikacjami SAP, natomiast przy sprzedaży za pośrednictwem dystrybutorów stosowane jest oprogramowanie autorstwa polskiej firmy. Unilever dąży do standaryzacji rozwiązań korporacyjnych, jednak w przypadku systemów sprzedaży obwoźnej nie jest to proste. Na potrzeby polskiego oddziału koncernu powstały specjalne funkcjonalności oprogramowania, jako przykład możemy wymienić sprzedaż przy użyciu paragonów fiskalnych czy współpracę z rozproszoną siecią dystrybutorów — informuje Piotr Chodyra, szef IT w Unilever Polska.
Fragment całości
Oprogramowanie mające wspomagać przedstawicieli handlowych może być częścią większego systemu informatycznego. Firma Techmex stworzyła, w wykonanym przez siebie zintegrowanym systemie wspomagającym zarządzanie Morfeusz, funkcję mobilny handlowiec. Umożliwia ona złożenie zamówienia z siedziby klienta. Handlowiec, będący poza centralą firmy, ma wgląd w bieżący stan rozliczeń finansowych swojego klienta, a także w historię jego zamówień oraz dostęp do wszelkich dodatkowych informacji, jak stan realizacji zamówień, informacje o terminach dostępności brakujących towarów oraz o wszelkiego rodzaju akcjach promocyjnych organizowanych przez centralę firmy.
— Handlowiec wyposażony w Pocket PC wraz z aktywacją GPRS ma dostęp do zasobów systemu sprzedaży w trybie on-line poprzez przeglądarkę internetową. Dzięki takiemu rozwiązaniu handlowiec może przedstawić ofertę bezpośrednio u klienta, co wpływa korzystnie na skuteczność sprzedaży — stwierdza Jacek Studencki, prezes Techmexu.
Do samodzielnego montażu
Firmy oczekują od oprogramowania różnych funkcjonalności, co nierzadko oznacza całkowitą zmianę zestandaryzowanego oprogramowania lub pisanie go od nowa. Wydaje się, że firma Logotec Engineering znalazła rozwiązanie tego problemu wprowadzając na rynek aplikację Mobile@Connector. Jest to program pozwalający na tworzenie aplikacji umożliwiających mobilny dostęp do danych w firmie. Opracowana aplikacja umożliwia dostęp do danych on-line, po nawiązaniu połączenia, np. przez telefon komórkowy.
— Po długim okresie dostarczania klientom gotowych rozwiązań doszliśmy do wniosku, że standardową aplikacją trudno trafić w zindywidualizowane i zróżnicowane potrzeby klientów. Z kolei realizacja indywidualnych projektów metodami tradycyjnymi ma wiele wad: bardzo wysokie koszty, długi okres realizacji oraz konieczność zwrócenia się po pomoc do specjalistycznej firmy. W związku z tym opracowaliśmy narzędzie do samodzielnego utworzenia optymalnego rozwiązania. Jego wykorzystanie pozwala obniżyć koszty powstania aplikacji, skraca czas z miesięcy na dni oraz pozwala na realizację zadania nie tylko przez wyspecjalizowane firmy. Aplikacja taka nie wymaga żmudnego testowania, a przyszłe modyfikacje systemu może wykonywać nawet administrator użytkownik — uważa Jerzy Dryndos, prezes Logotec Engineering.