Integracja pomaga zmniejszać koszty
Polscy przedsiębiorcy coraz częściej integrują systemy zarządzania, które funkcjonują w ich firmach. Na początku łączą ze sobą ISO 9000 i 14001. Potem dorzucają do tego jakiś system zarządzania bezpieczeństwem pracy (np. OHSAS). Robią to bardzo chętnie, bo dzięki takiej integracji po prostu zarabiają konkretne pieniądze. Niestety w przypadku naszych firm chętnie nie znaczy umiejętnie.
Szacuje się, że na całym świecie funkcjonuje ponad 19 tys. firm, które mają zintegrowane systemy zarządzania (ZSZ). W naszym kraju takich przedsiębiorstw jest podobno około 180. Do tego dolicza się jeszcze od 350 do 360 projektów integracji, które właśnie trwają lub dopiero się rozpoczęły w krajowych firmach. Te ostatnie liczby mogą świadczyć o dość dużym wzroście popularności ZSZ w Polsce. Rodzimi przedsiębiorcy zaczęli dostrzegać korzyści, wynikające z integracji systemów zarządzania funkcjonujących w ich firmach.
Konkretne pieniądze
Szymon Kamiński, dyrektor ds. certyfikacji Det Norske Veritas (DNV), wzrost zainteresowania systemami zintegrowanymi w Polsce tłumaczy coraz większym zaawansowaniem firm we wdrażaniu systemów zarządzania. Systemy obejmują coraz szerszy zakres działalności tych przedsiębiorstw.
— Firmy najczęściej zaczynają od jakości (ISO 9000), potem wdrażają systemy środowiskowe (ISO 14001) i bezpieczeństwa (np. OHSAS). Łącząc systemy, redukują koszty oraz optymalizują zarządzanie, zmniejszając w ten sposób ryzyko niespójności systemu zarządzania organizacją — twierdzi Szymon Kamiński.
— Nasi przedsiębiorcy coraz częściej traktują integrację systemów, jak normalną inwestycję. Oni to wszystko dokładnie liczą i nieraz słyszałem od prezesów, że dzięki tej decyzji zaoszczędzili kilka milionów złotych — dodaje Andrzej Solecki, przedstawiciel regionalny firmy doradczej KEMA Polska.
Jego zdaniem, pierwszym podstawowym efektem integracji systemowej, który od razu można zauważyć w organizacji, jest bardzo duże uproszczenie zarządzania obiegiem informacji w firmie. Oprócz tego, jeżeli przedsiębiorstwo posiada ZSZ, to zmuszone jest do prowadzenia Programu Zarządzania Środowiskiem. U jego podstaw leży m.in. redukcja kosztów materiałowych oraz specjalne działania nastawione na oszczędności w wykorzystywaniu energii. Siłą rzeczy zatem firma integrująca systemy oszczędza konkretne pieniądze.
Problemy i nieszczęścia
ZSZ jako pewien zestaw certyfikatów ISO jest w naszym kraju coraz bardziej popularny, niestety nie świadczy to jednak, że rodzimi przedsiębiorcy w końcu zaczęli rozumieć, na czym polega ciągłe doskonalenie jakości.
— Nieszczęściem jest to, że owe certyfikaty najczęściej promuje się u nas jako szczyt sukcesu firmy, a nie jako przepustkę do prawdziwego biznesu i punkt startowy do doskonalenia jakości w organizacji. We wszystkich krajach UE firma software’owa bez certyfikatu ISO nie ma racji bytu, ale sam certyfikat absolutnie nie jest żadnym plusem np. przy przetargach czy działaniach marketingowych. To jego brak jest minusem. Dlatego myślę, że właściwym kierunkiem jest tutaj właśnie promocja jakości, a nie norm — podkreśla Andrzej Bogusz, pełnomocnik zarządu ds. jakości w spółce informatycznej MacroSoft.
Z kolei Szymon Kamiński dostrzega nieco odmienne zagrożenia w polskich integracjach systemowych. Według niego, najpoważniejszym problemem jest w naszym kraju brak rzeczywistej integracji systemów zarządzania. Jak twierdzi, są to często systemy, funkcjonujące w przedsiębiorstwie raczej równolegle.
— Różnice w pojęciu integracji systemów zaczynają się zazwyczaj już w momencie wyznaczania osoby odpowiedzialnej za systemy. Wciąż, jest stosunkowo niewiele firm w których jedna osoba kieruje rozwojem w zakresie minimum trzech aspektów systemu zarządzania: jakości, środowiska i bezpieczeństwa. W praktyce widać, że dobrym rozwiązaniem jest tutaj włączenie koordynacji rozwoju systemów informatycznych w firmie w zakres działalności dotyczącej systemów zarządzania. To naprawdę pomaga — uważa Szymon Kamiński.
Sztuczne określenie
— Dla mnie określenie „zintegrowany system zarządzania” jest trochę sztuczne. Bo czy może funkcjonować firma, której system zarządzania nie jest zintegrowany, niespójny albo jest ich kilka? I co wtedy? Czy jest kilka zarządów w jednym przedsiębiorstwie? Nie. Każda firma (prawidłowo funkcjonująca) ma dokładnie jeden, zintegrowany z jej potrzebami i specyfiką system zarządzania. Osobną kwestią jest pytanie o jego zgodność z różnymi normami — twierdzi Andrzej Bogusz z MacroSoftu.
Jak mówi, w Polsce pokutuje podejście, że pewien zestaw certyfikatów (jakość, środowisko, BHP) uzyskanych przez firmę oznacza integrację jej systemu zarządzania. Takie traktowanie jest korzystne (nawet bardzo) dla biurokratów i grona osób zajmujących się formalną stroną norm — bo to im nakręca koniunkturę. Z punktu widzenia biznesu zaś ważne jest, żeby system był jak najbardziej kompleksowy, pozwalał na wszechstronny rozwój firmy, zwiększał jej konkurencyjność i koncentrował się na wymaganiach klientów, właścicieli i pracowników.
— Dobra firma nie potrzebuje certyfikatora, tak na prawdę to certyfikator potrzebuje dobrej firmy. Normy ISO są tylko wycinkowym narzędziem weryfikacji niektórych obszarów działalności firmy. Moim zdaniem, tylko autorskie podejście kompleksowe (może być oparte na filozofii TQM, EFQM, nagród jakości ale musi być autorskie i specyficzne) daje szanse na w pełni zintegrowany system zarządzania — podsumowuje Andrzej Bogusz.