Praca zdalna, czyli wykonywanie obowiązków zawodowych z dowolnego miejsca poza biurem, zagościła w firmach na dobre. Okazało się, że wielu pracującym stacjonarna siedziba przedsiębiorstwa nie jest potrzebna do realizowania czynności służbowych. Jednakże - z różnych powodów - nie wszyscy mogą spokojnie pracować w domowym zaciszu. Z myślą o nich powstał coworking, biura na godziny oraz wirtualne. Czym się różnią i kto najczęściej z nich korzysta?
- Do niedawna przestrzenie coworkingowe kojarzyły się głównie z młodymi przedsiębiorcami, freelancerami i przedstawicielami wolnych zawodów. Dzisiaj jest to rozwiązanie, do którego adaptacji przymierza się wiele firm, w tym nasza. Siedziba SD Worx mieści się w Katowicach, ale część pracowników mieszka również w Poznaniu i Warszawie. Możliwość zorganizowania miejsca pracy czy spotkań z klientami w ich mieście jest bardzo interesującą alternatywną opcją – mówi Paulina Zasempa, kierownik regionalny ds. zarządzania ludźmi w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej w firmie SD Worx.
Biuro na godziny czy wirtualne
Firmy, którym zależy na profesjonalnym adresie rejestrowym oraz kompleksowych usługach biurowych, ale bez konieczności wynajmowania fizycznej przestrzeni, często korzystają z biura wirtualnego. W tej ofercie poza adresem otrzymują takie usługi jak obsługa korespondencji, paczek, a nawet – jeśli potrzebują - rezerwacje sali konferencyjnych. Dla wielu firm wirtualne biuro to rozwiązanie pozwalające na oszczędność kosztów, ale także zachowanie wiarygodności.
Z kolei przedsiębiorcy, którzy od czasu do czasu muszą spotkać się z klientem, przeprowadzić szkolenie czy prezentację, a nie posiadają stacjonarnej siedziby, bardzo często wybierają biura na godziny. Takie miejsca są zazwyczaj dogodnie usytuowane (w centrach miast) oraz wyposażone w miejsca do pracy, dostęp do internetu i obsługę administracyjną. Biura na godziny zyskały popularność przede wszystkim wśród przedstawicieli handlowych, trenerów, freelancerów i wszystkich tych, którzy potrzebują przestrzeni biurowej na krótki okres.
- Obecnie cenione są rozwiązania bazujące na swobodzie i możliwości łatwego dostosowania przestrzeni do bieżących potrzeb zespołów. Nadrzędną wartość stanowi elastyczność, rozumiana jako możliwość wynajęcia biura bez potrzeby deklarowania długości najmu i obawy przed długimi okresami wypowiedzenia. Istotna jest również oszczędność czasu i zasobów, ponieważ kwestie związane z organizacją i wyposażeniem przestrzeni, zapewnieniem i utrzymaniem dostawców nie są troską ani kosztem wynajmującego – zaznacza Jutta Hutsch-Kasprzyk, dyrektor operacyjny w Idea Place, wrocławskim biurze coworkingowym.
Główną różnicą między wspomnianymi ofertami jest fizyczna dostępność miejsca – gwarantuje ją tylko druga opcja. Warto też zauważyć, że wirtualne biuro jest do dyspozycji przedsiębiorcy przez cały okres funkcjonowania firmy, podczas gdy biuro na godziny oferuje elastyczną opcję wynajmu tylko na potrzebę określonego spotkania czy wydarzenia. Wspomniane biura często różnią się także zakresem usług biurowych. Ważne jest również to, że biuro na godziny nie oferuje stałego adresu rejestrowanego.
Praca na wspólnej przestrzeni
Usługa wynajęcia biurka do pracy w wyznaczonym, współdzielonym przez wiele osób miejscu nazywana jest coworkingiem. Zapewnia możliwość indywidualnej lub wspólnej pracy w pełni wyposażonej i przystosowanej do jej wykonywania przestrzeni, która często jest bardziej komfortowa niż ta w domu.
Coworking występuje w dwóch opcjach. Pierwsza to open space, czyli praca w otwartej przestrzeni, w której umieszczono dużą liczbę biurek. Drugą jest osobne pomieszczenie dostosowane pod pracę zespołów. Oferta coworkingu obejmuje najczęściej obsługę gości umówionych na spotkania, dostęp do współdzielonej kuchni, miejsce do przechowywania dokumentów, notatek, przyborów biurowych, a także korzystanie z dostępnych dla wszystkich użytkowników urządzeń wielofunkcyjnych oraz bezpłatnego parkingu. Firmy oferujące coworking umożliwiają wynajem powierzchni do pracy na godziny lub dłuższe okresy. Można również wybrać opcję pracy w wynajętej przestrzeni tylko w wybrane dni. Kto najczęściej korzysta z coworkingu?
- Przeważająca część naszych klientów jest związana z branżą IT oraz wolnymi zawodami. Współpracujemy z firmami z Unii Europejskiej, Stanów Zjednoczonych, Kanady, Wielkiej Brytanii i Australii, dostarczając wsparcie w organizacji biur serwisowanych lub elastycznych miejsc pracy dla zespołów powstających w Polsce. Z przestrzeni coworkingowej przeznaczonej na najem indywidualny korzystają tzw. cyfrowi nomadzi oraz samozatrudnieni. Z kolei usługa najmu biura na dni do pracy zespołowej jest rozwiązaniem stosowanym przez zespoły rozproszone po całym kraju oraz korporacje, które starają się stworzyć alternatywne miejsce do pracy dla swoich pracowników – mówi Jutta Hutsch-Kasprzyk.
Komfort dla obu stron
Oferowana w wymienionych wyżej formach elastyczność powoduje, że są to opcje atrakcyjne dla właściwie każdego rodzaju działalności - począwszy od start-upów i małych firm z ograniczonym budżetem, poprzez przedsiębiorstwa z rozproszonymi zespołami projektowymi, w których pracownicy wykonują pracę zdalną, ale np. raz na tydzień lub na miesiąc muszą spotkać się stacjonarnie, aż po zagraniczne przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na otwarcie oddziału w Polsce i potrzebują zorganizowania przestrzeni biurowej dla budującego się zespołu.
O tym, czy niestandardowa forma przestrzeni do pracy jest odpowiednia dla konkretnej firmy, decyduje kilka czynników – zarówno HR-owych, jak i biznesowych. Po pierwsze, istotne jest, aby alternatywne miejsce pracy skutecznie przypominało warunki standardowego biura i umożliwiło pracownikom pracę zespołową oraz integrację. Co więcej, musi zapewnić bezpieczeństwo i komfort również pracodawcy, który zamierza umożliwić swojemu zespołowi pracę w ten sposób.
- Przestrzeń coworkingowa powinna gwarantować bezpieczne połączenie internetowe oraz pomieszczenia, w których można pracować na danych wrażliwych i finansowych bez ryzyka, że trafią one do osób niepowołanych. Tak zorganizowana może być świetnym udogodnieniem w wykonywaniu pracy zdalnej. Natomiast patrząc z punktu widzenia pracownika, jest to ciekawe rozwiązanie oraz przejaw elastyczności i otwartości ze strony pracodawcy, czyli cech najbardziej cenionych przez pracowników pokolenia Z, co ostatecznie może przełożyć się na przyciągnięcie do firmy kolejnych talentów – zwraca uwagę Paulina Zasempa.