Jakie potrzeby, takie rozwiązanie

Firmy w naszym kraju zużywają miesięcznie ponad 11 mln ryz papieru A4, co oznacza w przeliczeniu na pracownika prawie 650 kartek — wynika z ubiegłorocznego raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”. Z kolei według analiz IDC, jeden dokument powiela się nawet 19 razy, choć na ogół nie potrzeba aż tylu kopii. Typowa duża firma dysponuje ponad 100 drukarkami, a urzędy większych miast wraz z delegaturami nawet około tysiącem. Liczby te robią jeszcze większe wrażenie w kontekście nakładów finansowych. Koszt rocznego utrzymania 100 drukarek to 130 tys. złotych, a tysiąca — ponad milion. Te wydatki można zmniejszyć — i to nawet o 30 proc. rocznie — dzięki wdrożeniu aktywnego zarządzania obiegiem dokumentów w firmie.

Aplikacje, sprzęt, serwis

Optymalizacja druku w firmie nie polega jedynie na ograniczeniu zużycia papieru czy tonera, ale opiera się głównie na analizie i usprawnieniu procesu. To wymaga zaś nie byle jakich kompetencji technicznych. W razie ich braku pozostaje pomoc firm oferujących outsourcing zarządzania drukiem i dokumentami. Do najbardziej znanych należą: Kyocera, Arcus, HP, Samsung, Konica Minolta, Xerox, OKI, Brother czy Ricoh.

— Działalność biznesowa wymaga ciągłego dostosowywania się do warunków rynkowych. Bez wsparcia nowoczesnych rozwiązań firma nie może być w pełni sprawna i rentowna. Tyle że nie każde przedsiębiorstwo zna się na zaawansowanych technologiach. Ale od czego są zewnętrzni partnerzy? Oferowane przez nich narzędzia pozwalają kontrolować wykorzystanie urządzeń przez pracowników i zwalczać złe nawyki — podkreśla Michał Czeredys, prezes Arcusa.

Odpowiednie oprogramowanie umożliwia zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Odgórne określenie limitu drukowanych stron na osobę sprawi, że wydruki w biurze będą bardziej przemyślane. Zarządzać można także dostępem do funkcji druku kolorowego lub jednostronnego. Inny pomysł na oszczędności to zrobienie porządku z niejednorodnym parkiem maszyn drukujących.

— Urządzenia różnych marek warto zamienić na sprzęt jednego producenta. Jeśli kogoś nie stać na taki zakup, może się zdecydować na dzierżawę — sugeruje prezes Czeredys. Profesjonalny dostawca usług zaczyna od ustalenia faktycznych potrzeby klienta. Następnie przedstawia kompleksowy plan naprawy sytuacji i podsuwa gotowe rozwiązania — sprawdzone na rynku, a zarazem dostosowane do specyfiki przedsiębiorstwa, odpowiadające na jego bolączki i wymagania.

— To, co z łatwością dostrzega ekspert, z reguły jest niewidoczne dla pracowników, którzy od lat są przyzwyczajeni do tradycyjnych metod pracy. Specjalista na wszystkie procesy patrzy kompleksowo i próbuje przewidzieć, z jakimi problemami klient może się zetknąć w najbliższej przyszłości. Zawczasu szuka środków zaradczych — mówi Paweł Grzyb, kierownik działu rozwoju rozwiązań w spółce Konica Minolta Business Solutions Polska.

Korzystanie z outsourcingu pozwala także odciążyć dział IT. Zadania związane z konserwacją, serwisowaniem i zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne wykonuje się w ramach pakietu usług. Pracownicy techniczni zleceniobiorcy podejmują natychmiastowe działania w razie awarii, co zapobiega przestojom w dostępności usługi druku.

— Zaletą optymalizowania firmowych maszyn przez zewnętrznego dostawcę usług jest zapewnienie profesjonalnego serwisu. Przekazanie opieki nad urządzeniami jednemu podmiotowi usprawnia procedury serwisowe, przyspiesza czas reakcji, ułatwia komunikację i przyczynia się do redukcji wydatków — podkreśla Paweł Grzyb.

Różne modele współpracy

A kiedy nie warto korzystać z outsourcingu druku? Wtedy, gdy właściciel firmy wszystko robi w niej sam i jest to dla niego najbardziej efektywny model biznesu. Tak przynajmniej uważa Michał Kacprowicz, dyrektor działu rozwoju i rozwiązań biznesowych w Ricoh Polska. Przy czym — zaznacza — ów przedsiębiorca musi na bieżąco kontrolować koszty środowiska dokumentowego, co nie jest łatwe przy dużej załodze.

— Dla mnie swoistą granicą jest pięć osób. Jeśli firma zatrudnia tylu ludzi lub więcej, powinna się zainteresować możliwościami outsourcingu. Prosta kalkulacja pokaże, czy zastosować to rozwiązanie, czy nadal polegać na własnych siłach — wskazuje dyrektor Kacprowicz. Dodaje, że z pomocy zewnętrznych dostawców można korzystać w różnym zakresie. Niektórzy klienci powinni powierzać im całą czy prawie całą sferę dokumentów i druku. Dla innych bardziej wskazane będzie zamówienie jedynie oprogramowania wspierającego zarządzanie tą dziedziną. Jeszcze innym najbardziej przydałby się wynajem odpowiednich urządzeń.