Dlatego powinien być poprzedzony analizą potrzeb biznesowych. Warto też określić funkcjonalności, które sprzęt oferuje. Inaczej firma może zainwestować w nieodpowiednią dla siebie infrastrukturę IT.
Większość pamięci masowych i serwerów jest dopasowywanych do potrzeb klienta. Możliwe jest zaprojektowanie urządzenia z wybranym typem i modelem procesora czy określoną ilością pamięci operacyjnej. Niemal dowolnie można rozmieścić porty wejścia i wyjścia, uruchomić licencje wirtualizacji i wybrać dyski twarde różnego typu i wielkości. Do klienta należy również decyzja o objęciu zakupu odpowiednim serwisem. Podstawowa wersja takiej usługi to 9x5 NBD (next business day). W tym przypadku odbiór zgłoszenia jest zapewniony przez 9 godzin dziennie, 5 dni roboczych w tygodniu z czasem reakcji na następny dzień roboczy. Wielu użytkowników decyduje się jednak na umowę gwarantującą czas naprawy wynoszący 24 godziny od wystąpienia awarii, a szczególnie ważne systemy chroni się nawet 8-godzinną gwarancją.
Jeden z podstawowych czynników wpływających na wdrożenie rozwiązań IT to rozwój przedsiębiorstwa.
Wzrost liczby klientów lub operacji związanych z którąś z usług IT często wymaga rozszerzenia możliwości infrastruktury informatycznej. Ważny jest także stan urządzeń i okres ich eksploatacji. Jeśli sprzęt jest wykorzystywany przez długi czas, rosną koszty jego utrzymania. Takie jednostki mają bowiem drogie w wykupie kolejne lata gwarancji, niską moc obliczeniową i niewielką jak na dzisiejsze standardy pojemność. Ich obsługa zajmuje więcej czasu niż nowoczesnych rozwiązań, co oznacza mniejszą efektywność pracowników. Szacuje się, że w dwóch na trzy przypadki, kiedy dla urządzenia skończył się okres gwarancyjny, bardziej opłaca się jego wymiana na nowy — mimo konieczność migracji danych i aplikacji.
Klienci coraz lepiej orientują się w dostępnych technologiach. Dlatego np. wirtualizacja procesorów i pamięci masowych to już dla nich niemal standard. Coraz częściej dostrzegają też konieczność zabezpieczenia swoich danych. Szyfrowania, replikacji danych na wielokilometrowe odległości i odporności sprzętu na awarie wymaga się w wielu zamówieniach. Firmy dostrzegają, że coraz bardziej zaawansowane technologie bezpośrednio przekładają się na osiągane przez nie zyski. W efekcie bardziej świadomie i konsekwentnie zarządzają swoją infrastrukturą IT. Niemniej rynek rozwiązań IT szybko się rozwija, co się przekłada na dużą ofertę rozwiązań i dostawców. W rezultacie nawet najlepiej wyedukowani przedsiębiorcy mogą mieć problem z wyborem najwłaściwszego sprzętu. Dlatego bardzo przydatne może być doradztwo integratora. Taka wyspecjalizowana firma przeprowadza audyt i na jego podstawie podpowiada najlepsze rozwiązania. Dzięki regularnej współpracy z dystrybutorami można wynegocjować dla klienta atrakcyjne warunki cenowe.