Wschodnie filozofie zarządzania są zazwyczaj wykorzystywane jako narzędzia techniczne, a nie metodologie zarządzania przez jakość.
Seiri — seiton — seiso — seiketsu i shitsuke to 5 japońskich słów, które tworzą kluczowe pojęcia w metodologii 5S. Przetłumaczone na język polski brzmią: selekcja — systematyka — sprzątanie — standaryzacja i samodoskonalenie.
— 5S to japońska metoda podnoszenia jakości, wydajności i usprawniania pracy, a także zarządzania firmą. Ogólnie można powiedzieć, że jest to dbałość o porządek i utrzymanie dobrze zorganizowanego i czystego środowiska i stanowiska pracy — mówi Bogdan Rogaski, dyrektor zarządzający w firmie Bianor.
Ciągłe poprawki
5S czy Kaizen to wschodnie filozofie zarządzania, mające na celu nieustanne wprowadzanie drobnych usprawnień w przedsiębiorstwie. W ich myśl każdy dzień, w którym nie wprowadzono usprawnienia, jest dniem straconym.
— Ciągłe usprawnienia wynikają albo z przesłanek rynkowych —konkurencji i rosnących wymagań klienta, albo z potrzeby cięcia kosztów własnych. Charakteryzują się nimi japońskie firmy. Na przykład w Toyocie przeprowadza się rocznie około 1 mln drobnych usprawnień, w które są włączeni wszyscy pracownicy. To w sumie daje ogromne oszczędności — mówi Władysław Popławski, dyrektor departamentu zarządzania przez jakość w Raiffeisen Bank Polska.
5S niekoniecznie musi stanowić nieodłączną cząstkę Kaizen — z powodzeniem może funkcjonować samodzielnie, obejmując wszystkie obszary i poziomy przedsiębiorstwa, z kierownictwem włącznie.
Jak wyjaśnia Bogdan Rogaski, praktyka 5S służy budowaniu wizerunku i reputacji firmy. Daje możliwość przewagi nad innymi podmiotami działającymi w tej branży.
— 5S to nie tylko ciągłe sprzątanie i czyszczenie. To przede wszystkim filozofia działania, której celem jest dbałość o porządek i skrzętne gospodarowanie — podstawa do łatwego i efektywnego zarządzania. Niesie ciągłe dążenie do poprawy warunków pracy, upraszczania procesów, podnoszenia jakości i obniżania kosztów. Wprowadza przy tym utrzymywanie porządku we wszystkich dziedzinach — nie tylko na hali produkcyjnej, w magazynie czy biurze, ale także w administracji, zarządzaniu finansami, kontaktach z klientami. Sprzyja również komunikacji wewnętrznej, lepszemu obiegowi informacji — opowiada Bogdan Rogaski.
Jego zdaniem, praktyki 5S stanowią również bazę do wdrożenia i utrzymania systemów jakości opartych m.in. na normach ISO.
Ograniczone stosowanie
Obie filozofie raczej z oporami przenikają na polski grunt, przenoszone zazwyczaj przez wschodnie korporacje.
— Na przykład kiedy Daewoo przejęło FSO, od razu część polskich pracowników została wysłana do Japonii, aby zobaczyć jak funkcjonują te metodologie — wyjaśnia Władysław Popławski.
Na razie jednak poza oddziałami międzynarodowych korporacji dla większości polskich firm Kaizen czy 5S to enigmatyczne, nic nie mówiące słowa. A te, które interesują się tą tematyką, przeważnie nie wykorzystują japońskich praktyk w sensie filozofii zarządzania przez jakość.
— W polskich realiach zarówno Kaizen jak i 5S są przyjmowane raczej na poziomie operacyjnym jako metodologie doraźnego poprawiania procesów. Bardzo rzadko są wykorzystywane jako narzędzie do opracowywania rozwoju strategii biznesu czy prognozowania i realizowania zmian — twierdzi Władysław Popławski.
Kompetencje pracownika
Dzięki zastosowaniu filozofii 5S — jak zapewnia Bogdan Rogaski — Bianor zyskał opinię firmy solidnej, dobrze zorganizowanej, o niskich kosztach produkcji, zorientowanej na jakość i klienta. System pomógł przedsiębiorstwu w podniesieniu efektywności, likwidacji marnotrawstwa czy podniesieniu jakości produkcji.
— Początkowo wydawało nam się, że stosowanie praktyki 5S jest niemal niemożliwe. Z czasem jednak pokazaliśmy naszym pracownikom, jakie efekty przynosi wdrażanie systemu 5S. Obecnie kładziemy duży nacisk na to, by zaangażować naszych pracowników w sprawy firmy, gdyż to właśnie pracownicy najlepiej wiedzą, co można zmienić na ich stanowisku pracy. Rola kadry kierowniczej ogranicza się zatem do inspirowania i czuwania nad prawidłowym przebiegiem pracy zespołowej — wyjaśnia Bogdan Rogaski.