W trakcie pandemii na dyrektorów HR spadły nowe zadania. Ich działy musiały się zmierzyć z prowadzeniem komunikacji w dobie online oraz motywacją pracowników. Organizacja trybu home office i pracy hybrydowej oraz zdalnej rekrutacji również okazała się nie lada wyzwaniem. Na te kwestie zwracali szczególną uwagę eksperci podczas 8. edycji Kongresu HR Summit 2021, organizowanej przez „Puls Biznesu”.
– Przed pandemią część działów HR tkwiła okopana w wygodnych fotelach, realizując projekt po projekcie. Mimo znanych w branży przykładów Nokii czy Kodaka, będących żywym dowodem na to, że ci, co się nie zmieniają, giną, nikt do końca nie wierzył w nową erę ciągłości zmian. Uświadomiła to nam dopiero pandemia. Cyfrowa rewolucja, nowe trendy, prostsze procedury – przed działami HR wiele wyzwań. By przewidywać zmiany, muszą być na nie otwarte i szukać inspiracji na szerokim rynku. Tylko w ten sposób umiejętnie wesprą biznes – przekonuje Jarek Jarzębowski, założyciel podcastu HR espresso.
Zmotywowani i zaangażowani
Tylko te firmy, które kompleksowo wdrożyły działania kryzysowe, zapewniły komunikację i dzięki technologii wzmocniły poczucie bezpieczeństwa, zyskały zaufanie kadr.
– Wiele podmiotów zapewniło programy mental health i wprowadziło rozwiązania wspierające liderów. Zmienił się też, przez tryb zdalny, sposób rozliczania pracy – przez cele, a nie zadania. Na podstawie tych doświadczeń warto świadomie projektować pracę hybrydową – przekonuje Tina Sobocińska, dyrektor HR w Digital HR Champion. Przypomina jednocześnie, że działy HR podczas pandemii wykonały gigantyczną pracę, by przeprowadzić swoje organizacje przez okres niepewności.
Pandemia COVID-19 nie zrewolucjonizowała rynku powierzchni biurowych, ale stała się akceleratorem trendów, które pojawiły się wcześniej. Podczas lockdownów przedsiębiorstwa najpierw zdobyły doświadczenie w zakresie pracy zdalnej, a obecnie przechodzą w stan pracy hybrydowej, która jest czymś więcej niż home office. To model, który wymaga wdrażania nowych technologii i nabywania nowych kompetencji przez menedżerów, a także szczególnego dopasowania przestrzeni biurowej do stylu działania i kultury danej organizacji.
Biuro jest dzisiaj przede wszystkim miejscem spotkań, pracy w zespołach, uczenia się od siebie i wymiany kreatywnych pomysłów pomiędzy pracownikami. Dlatego dzisiejsze biura muszą być szczególnie „szyte na miarę” indywidualnych potrzeb każdej firmy.
Pojawia się jednak kilka wspólnych mianowników. Praktycznie wszystkie firmy dostosowujące biuro do nowej rzeczywistości stawiają na świetnie zaaranżowane sale spotkań oraz przyjazne, bezpieczne miejsca do wypicia kawy czy spożycia posiłku. Widać też nacisk na projektowanie przestrzeni półotwartych, stymulujących interakcje pomiędzy pracownikami. Jednocześnie nasila się trend do ograniczenia stałych stanowisk pracy – skoro dziś możemy wybierać, z jakiego miejsca pracujemy – maleje znaczenie biurek przypisanych do konkretnej osoby.
– Powinniśmy więc w tym roku zadbać o dobrostan działów HR, bo to kadra dziś bardzo przepracowana, a nadal potrzebna przy projektowaniu pracy hybrydowej – podpowiada Tina Sobocińska.
A to również mocne wyzwanie, zwłaszcza że tworzenie jednego modelu mija się z celem. Zdaniem ekspertów każda organizacja powinna tworzyć własne standardy. A tych może być wiele. Przykładowo w Nationale-Nederlanden wyodrębniono do dziś aż 133 modele pracy.
Anna Muszyńska-Jurków, dyrektor HR w Payback Poland, wskazuje na dwie sprawdzone wartości: koncentrację na wybranych działaniach i współpracę.
– W pracy nie da się funkcjonować samodzielnie. Staramy się więc, by nasza kadra wracała do biura i odświeżała relacje, dbamy o tworzenie pracy zespołowej. Jednocześnie praca zdalna pokazała, że wiele procesów można uprościć, bez wpływu na efektywność, i nadal z tego korzystamy. Uczymy się definiować, co jest ważne i nad czym powinniśmy się skupiać, a z czego można zrezygnować – opowiada Anna Muszyńska-Jurków.
Jej zdaniem w pracy hybrydowej sprawdzają się krótkie, regularne spotkania, stand-upy, podsumowujące bieżące wydarzenia czy wspierające w ewaluacji realizowanych działań.
– Jeśli trudno je organizować w biurze, spotykamy się w online w różnych formach, od większych zespołów po rozmowy w cztery oczy. Ponadto w online organizowaliśmy już ćwiczenia jogi, fitnessu, a nawet niezobowiązujące dyskusje – opowiada Anna Muszyńska-Jurków.
Orange Polska również testował różne formaty spotkań i rozmów: od bardziej po mniej formalne. W ten sposób powstały m.in. „wtopy”, czyli wymiana informacji o porażkach, kryzysach.
– Na niepowodzeniach można się wiele nauczyć i te właśnie spotkania wzbudziły ogromne zainteresowanie naszych pracowników. Zaangażowanie budują również sygnały zarządu podkreślające, że każdy głos ma znaczenie. Chcemy też akcentować możliwość zmiany ról pracowników. Jednocześnie zamykamy pokoje dotychczasowych dyrektorów i uwalniamy je na przestrzeń do kreatywnej pracy w wspólnej – zapewnia Ewa Krupa, dyrektor kultury i rozwoju w Orange Polska.
W dobie pandemii koronawirusa wiele firm zaczęło prowadzić ankiety oraz cykliczne badania zaangażowania i satysfakcji pracowników podczas pracy zdalnej. W ten sposób zdobywają informacje o tym, jak ich kadra ocenia atmosferę w pracy, wyniki finansowe czy obecną sytuację. Regularne spotkania z zarządem, a także przestrzeń na zgłaszanie pomysłów również stają się standardem w wielu firmach.
Kluczowym filarem w organizacji w trudnych czasach jest wellbeing. Na dobrostan i równowagę między życiem prywatnym i zawodowym postawiła m.in. spółka Nationale-Nederlanden, wprowadzając w tym celu cały katalog zasad, np. ograniczenie terminów spotkań do godzin między 10 a 15, zakaz wysyłania wiadomości poprzez MS Teams i MS Outlook po godz. 18 albo obligatoryjne co najmniej dwutygodniowe wakacyjne urlopy, podczas których pracownicy pozostają całkowicie offline.
– Odrębną kwestią jest wsparcie dla liderów w postaci pomocy psychologa, indywidualnego coachingu czy warsztatów, wykładów i inspirujących sesji, m.in. promujących empatię. Dobrostan pracowników to także dbałość o relacje między nimi czy zaangażowanie ich w działania CSR – wyjaśnia Aleksandra Urbańska, dyrektor ds. rozwoju kapitału ludzkiego w Nationale-Nederlanden.
Rekrutacje nowej ery
Dzisiejszy rynek pracy nie sprzyja pozyskiwaniu talentów. Z jednej strony pracodawcy borykają się z deficytem wykwalifikowanej kadry, z drugiej sami pracownicy funkcjonują w lęku przed utratą zatrudnienia. Obecnie aż 84 proc. pracowników ma obawy związane z utratą pracy – podaje raport Edelmana. Według danych grupy Pracuj.pl aż 50 proc. pracowników uważa, że ich sytuacja zawodowa jest gorsza niż na początku pandemii, a – jak raportuje MJCC – 27 proc. pracowników traci zaufanie do pracodawcy z powodu niewłaściwych działań w czasie pandemii.
Rok temu praca zdalna kompletnie zmieniła zasady gry w świecie HR. Na początku wszyscy próbowali się odnaleźć w nowej rzeczywistości, w tym i prawnicy zajmujący się prawem pracy. Dzisiaj praca zdalna weszła do krwioobiegu naszych organizacji, i to już na stałe. Co na to przepisy? Na razie opieramy o ograniczoną, jednoartykułową regulację zawartą w jednej z Tarcz Antykryzysowych. Pojawiają się próby nowelizacji Kodeksu Pracy, mające na celu uregulowanie pracy zdalnej, pod której pojęciem kryje się zarówno home office jak o tryb hybrydowy. Jeśli nowe prawne zasady wejdą w życie – będą swoistym game changerem w życiu przedsiębiorców, a zwłaszcza działów HR. Główne wyzwania z jakimi mierzy się ustawodawca to m.in.: miejsce pracy zdalnej, w kontekście uzgodnień z pracodawcą, ustalanie zasad pracy zdalnej na bazie wcześniej osiągniętego porozumienia z załogą, regulacje dotyczące zakończenia okresu pracy zdalnej – w obecnych propozycjach zakłada się 30 dni na powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy od momentu złożenia wniosku. Jednocześnie ma być rozszerzony katalog osób mogących prosić wiążąco o pracę zdalną.
Ponadto trwają dyskusje nad przepisami dotyczącymi narzędzi pracy i zwrotu kosztów, zabezpieczenia danych, kontroli pracy, przepisów BHP, czy pracy okazjonalnej. Niestety na razie nie wiemy, kiedy planowane zmiany wejdą w życie. Obecnie mówi się, że nastąpi to w IV kwartale 2021 r. Na razie więc głównym narzędziem regulującym pracę zdalną są dla firm ich wewnętrzne, własne regulaminy.
– Jednocześnie aż 75 proc. kandydatów deklaruje, że z powodu pandemii zmieniły się ich kryteria postrzegania pracodawcy. Wśród najważniejszych elementów pojawiają się stabilność, poczucie bezpieczeństwa i zaufanie – wylicza Anna Mikulska, partner w MJCC.
Dodaje, że ważnym elementem podczas rekrutacji powinna się stać psychografia kandydata.
– Warto też zwracać uwagę, czy rekrutowane osoby mają dodatkowe role opiekuńcze albo czy są w stanie pracować komfortowo z domu. To przekłada się na kształtowanie benefitów dla nich – opowiada Anna Mikulska.
Małgorzata Odyniec, dyrektor HR w Kuehne + Nagel, dodaje, że nowoczesne firmy stawiają na różnorodność i są bardziej elastyczne przy rekrutacji – otwierają się na osoby nieznające języka polskiego, pracujące z innych lokalizacji czy osoby niepełnosprawne. Trendy przyszłości to możliwości zatrudnienia ekspertów niezależnie od ich miejsca zamieszkania czy pracy. W naszej firmie w Polsce zatrudniamy aż 16 różnych narodowości. Obecnie 4 proc. naszej kadry stanowią obcokrajowcy i jednocześnie 4 proc. pracowników działa na rzecz zespołów globalnych – opowiada Małgorzata Odyniec.