Przedsiębiorstwo, osiągając kolejne etapy wdrażania systemu zarządzania jakością (SZJ), buduje poczucie spełnienia postawionych przed nim wymagań. Przechodząc ten długotrwały proces, firmy często chcą po prostu uzyskać potwierdzenie swoich osiągnięć. Poza tym certyfikat jest też często postrzegany jako formalne świadectwo poziomu jakości, które wpływa bezpośrednio na poprawę rynkowego wizerunku organizacji.
— Celem projektu rozwojowego firmy nie jest uzyskanie certyfikatu, ale wypracowanie i wdrożenie systemu zarządzania przez jakość. Certyfikat to tylko jeden punkt kontrolny — mówi Marcin Wierzbicki, dyrektor ds. jakości w firmie Macrosoft.
Proces certyfikacji można rozdzielić wedle obowiązku jego przeprowadzania. Certyfikacja dobrowolna obejmuje ocenę zgodności z normami krajowymi, międzynarodowymi, dokumentami normatywnymi oraz dyrektywami organizacji regionalnych. Obejmuje znak PN (zgodności z Polską Normą), znak jakości Q i znak ekologiczny. Natomiast certyfikacja obowiązkowa (przyznanie znaku bezpieczeństwa B) dotyczy wprowadzanych do obrotu wyrobów krajowych lub importowanych, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia, życia lub środowiska określonych w PN.
— Posiadanie takich certyfikatów stanowi swego rodzaju komunikat na zewnątrz, że organizacja rozumie zależności istniejące między osiąganiem elementów funkcjonowania na rynku a umiejscowieniem w określonym środowisku — twierdzi Piotr Kowaluk, dyrektor ds. jakości w Philips Lighting Farel Mazury.
Im bardziej złożoną strukturę działania dana firma posiada, tym znaczenie certyfikatu jest dla niej większe. Mając ten dokument nie musi przeprowadzać długotrwałych i kosztownych procesów, które mają wykazać aktualny stan jakości oferowanych produktów lub usług. Potencjalnym kontrahentom wystarczy dokument stwierdzający zgodność działań i przepisów przedsiębiorstwa z normami, wymaganiami technicznymi, organizacyjnymi itp. Daje to pewne podstawy, by sądzić, iż w przyszłości współpraca będzie przebiegała bezproblemowo.
— Świadomość i znaczenie tego typu świadectw jakości będą w Polsce rosły. Na Zachodzie w wielu branżach certyfikat jest niezbędny, żeby np. przystąpić do przetargu — wyjaśnia Marcin Wierzbicki.
Certyfikat, jak każdy dokument, ma ograniczoną ważność, zazwyczaj wydawany jest na 3 lata. W tym czasie organizacja certyfikująca prowadzi nadzór nad SZJ zarejestrowanej firmy poprzez audyty kontrolne. Mają one przekonać zainteresowane strony, że system jakości spełnia wymagania norm i jest modyfikowany wraz ze zmianami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. Certyfikat może zostać zawieszony lub cofnięty, m.in. w przypadku stwierdzenia niezgodności z kryteriami certyfikatu czy naruszania praw klienta.
— Zaletą systemowego rozwiązywania problemów jest obowiązek sprawdzania efektywności przyjętego rozwiązania po określonym czasie — w przypadku oceny negatywnej rozpoczynanie działań po raz kolejny. Zaczyna się napędzać spirala doskonalenia, która się nie kończy — twierdzi Dorota Orzechowska, pełnomocnik ds. jakości w firmie Wawel.
Brak rozwiązań systemowych łączących wdrażanie systemu z korzyściami dla przedsiębiorstwa często jednak sprawia, że dla wielu firm uzyskanie certyfikatu staje się podstawowym celem podejmowanych działań tzw. projakościowych. Prowadzić to może do zaniechania działań wynikających z procedur systemu i w konsekwencji nieuzyskania celu podstawowego, czyli poprawy stanu jakości systemu zarządzania w danej organizacji.
— Najważniejsze jest to, w jaki sposób system postrzegają pracownicy firmy i jak jest utrzymywany. Po procesie wdrożenia musi on okrzepnąć, a ludzie, którzy w nim pracują muszą mieć określoną świadomość funkcjonowania w systemie oraz wypracować w sobie pewne nawyki. Idealnym systemem jest taki, o którym się nie mówi, a pracownicy uruchamiają określone mechanizmy intuicyjnie. Wówczas mają z niego największe korzyści — mówi Piotr Kowaluk.
Powszechnie przyjęło się jednak, że certyfikacja systemu zarządzania w firmie jest procesem przynoszącym najwięcej korzyści klientowi, który znajduje się na końcu łańcucha rynkowego. Certyfikat powoduje, iż dostawcy produktów i usług stale podnoszą jakość pracy i oferowanych dóbr. W trakcie doboru współpracownika zalecane jest zapoznanie się z przedstawionymi przez oferentów certyfikatami. Otrzymanie tego dokumentu wymaga podjęcia pewnego wysiłku organizacyjnego i finansowego. Dlatego też takie przedsiębiorstwa czy produkty zasługują na większe zaufanie w interesach.