Maksymalne obniżanie kosztów eksploatacji samochodów to nie tylko zmartwienie zarządzającego firmową flotą, ale też firm z branży fleet management. Pomocne przy poszukiwaniu oszczędności okazują się systemy wspomagające zarządzanie, w tym przypadku flotami.
— W początkowej fazie używania oprogramowanie służy przede wszystkim do uporządkowania stanu posiadania. Do sytemu należy wprowadzić dane o pojazdach, markach, modelach, użytkownikach itp. Dopiero potem wykonywane są pierwsze analizy: ile pochłania konkretny pojazd, ile pieniędzy wydaje użytkownik, ile kosztują naprawy itd. Dodatkowo system pozwala na szybkie uzyskiwanie informacji o tankowaniach, rodzaju i ilości kupowanego paliwa, czasie, oraz stanie licznika, przy którym zatankowano, rodzaju naprawy czy zmienionych oponach — tłumaczy Bogdan Piotrowski z firmy Virtual, specjalizującej się w oprogramowaniu z zakresu wspomagania zarządzaniem flotami, oferującej system Carmen.
Podkreśla, że jeżeli właściciel floty zdecyduje się na rozwiązanie informatyczne, to powinien pamiętać, że zakupiona przez niego aplikacja do zarządzania parkiem samochodowym musi współpracować z używanymi w przedsiębiorstwie innymi programami, m.in. księgowym, magazynowym i innymi.
System informatyczny nie jest tani. Podstawowy moduł kosztuje około 12 tys. zł. Jednak z doświadczeń firm, które zdecydowały się na jego wykorzystanie, wynika, że zwraca się stosunkowo szybko. Tym szybciej, im więcej samochodów obsługuje.
Trudno mówić o efektywnym zarządzaniu flotą bez możliwości płacenia bezgotówkowego. Na to zaś pozwalają karty paliwowe. Wystawiają je sieci stacji, np. PKN Orlen, Shell, czy grupy: Statoil, Aral i BP. Właściciele flot mogą też porozumieć się w sprawie transakcji bezgotówkowych także na stacjach szybkich napraw samochodów oraz większości autoryzowanych serwisów.
Korzystanie z kart upraszcza system księgowania poszczególnych faktur — przeważnie firmy otrzymują jedną zbiorczą raz w miesiącu. Ponadto nie ma potrzeby wprowadzania jej ręcznie. System wspomagający zarządzanie sam importuje faktury i automatycznie je zaksięgowuje. Mechanizm wymiany danych między systemem księgowym i zarządzania flotą jest jeden — niezależnie od źródła pochodzenia faktur (sieć napraw bezgotówkowych czy stacje paliw).
Zarządzający flotami starają się objąć swoim nadzórem także trasy samochodów służbowych. Lokalizacja pojazdów na bazie GPS z powodzeniem wykorzystywana jest nie tylko jako zabezpieczenie przed kradzieżą, ale też jako element zarządzania flotą.
— Satelitarny system monitorowania pojazdów to inwestycja stosunkowo tania i opłacalna. Zabezpieczenie pojazdu przed kradzieżą to nie jedyna zaleta tego rozwiązania. Każdy szef firmy transportowo-spedycyjnej, kurierskiej czy komunalnej musi docenić możliwości sprawdzenia, w którym zakątku Polski lub wybranego miasta znajduje się jego pojazd — wyjaśnia Wiesław Wiśniewski, prezes Liberty Poland.
Podkreśla, że wykluczenie możliwości wykorzystywania służbowych pojazdów do lewych kursów może przynieść firmie zauważalne oszczędności.
— System pozwala na porównanie liczby faktycznie przejechanych kilometrów z ustalonym harmonogramem pracy kierowcy. Wiedza o tym gdzie, kto i kiedy się znajduje, pozwala lepiej planować i precyzyjniej zarządzać flotą — zapewnia Wiesław Wiśniewski.