Ograniczenie kosztów i uproszczenie procedur księgowych to najważniejsze korzyści z zaopatrzenia pracowników w karty paliwowe.
Istnieje kilka sposobów na uregulowanie rachunków za paliwo. Można zapłacić gotówką lub kartą płatniczą. Przy takich transakcjach trzeba jednak podyktować pracownikowi stacji dane firmy i poczekać na odbiór faktury. Po tym wszystkim wystarczy już tylko opisać fakturę zgodnie z wymogami księgowości i ją rozliczyć, otrzymując zwrot poniesionych nakładów.
— Podany przykład nie jest oderwany od rzeczywistości. Jest to najczęściej spotykana, codzienna praktyka kierowców flotowych. Mimo funkcjonowania od kilku lat kart paliwowych, nasycenie rynku tym produktem nie przekracza 35 proc. — wyjaśnia Sylwester Pawłowski, prezes Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych.
Kopalnia wiedzy
Liczba stacji oferujących możliwość płacenia kartami paliwowymi w Polsce przekroczyła już 2,5 tys.
— Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której można mówić o zarządzaniu flotą bez korzystania z systemu kart paliwowych. Karty to przede wszystkim wygoda dla kierowców, kontrola nad zużyciem i zakupami paliwa oraz ogromne uproszczenie pracy działów księgowości, ponieważ zamiast setek faktur do firmy przychodzi jedna — zbiorcza — mówi Sylwester Pawłowski.
Warto pamiętać, że elektroniczne dane ze stacji paliw przesyłane do administratora floty stanowią kopalnię wiedzy na temat funkcjonowania floty. W połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania pozwalają na sporządzanie dowolnych raportów i analiz.
— Do podstawowych raportów możemy zaliczyć np. ilość zużytego paliwa w podziale na kierowców czy też obsługiwane przez nich rejony operacyjne. Dodatkowo podawany przy transakcji zakupu paliwa stan licznika pozwala na wyliczenie zużycia paliwa w poszczególnych samochodach lub modelach aut i prowadzenie statystyk porównujących efektywność ich wykorzystania — wylicza Sylwester Pawłowski.
Nie można zapominać o funkcji kontrolnej kart paliwowych. Administrator floty może ustanowić limity zakupów paliwa dla poszczególnych kierowców. Dodatkowo można kontrolować zakupy paliwa w dni wolne od pracy czy też w czasie przebywania poszczególnych kierowców na urlopach. Dzięki temu firma ma kontrolę nad swoimi wydatkami paliwowymi i wprowadza większą dyscyplinę wśród kierowców.
— Pracownicy mają pewność, że ich działania są rejestrowane i analizowane — dodaje Sylwester Pawłowski.
Prognozy
Dzięki znajomości stanów licznika zarządca floty może bez problemu przewidywać potrzeby wykonania przeglądów technicznych czy nawet prognozować etapy wymiany parku samochodowego w firmie. Znajomość przebiegów samochodów może też posłużyć jako narzędzie do procesu budżetowania wydatków floty w określonych miesiącach.
— Budżet przygotowany z uwzględnieniem prognoz wydatków w poszczególnych miesiącach z pewnością będzie doceniony przez dyrektora finansowego — mówi Sylwester Pawłowski.
W praktyce
Istotną zaletą kart flotowych jest ich wpływ na poprawę bezpieczeństwa kierowców — szczególnie jeżdżących na zagranicznych trasach. Jak zauważa Wiktor Kubacki, dyrektor transportu Vos Logistics Polska, kierowca pracujący w firmie świadczącej przewozy międzynarodowe wydaje na przeciętnej europejskiej trasie (2 tys. km) blisko 500 EUR na paliwo. Jeśli dodatkowo, między kolejnymi zleceniami, nie zjeżdża do bazy, musi mieć przy sobie 1-1,5 tys. EUR.
— Korzystając z karty, kierowca czuje się bezpiecznie, bo przypadki kradzieży i wykorzystania karty paliwowej prawie się nie zdarzają. Ponadto karty ułatwiają księgowanie wydatków na paliwo, co jest szczególnie istotne w przypadku flot liczących po kilkaset pojazdów. Dzięki kartom otrzymujemy dwie faktury w miesiącu, a nie osiemset. Mamy porządek w rachunkach, możemy precyzyjnie śledzić wydatki, opracowywać raporty z tankowań, a na ich podstawie tworzyć mapy najbardziej opłacalnych stacji, na których ceny litra paliwa są najniższe — podkreśla Wiktor Kubacki.
Mogłoby się wydawać, że jeżeli auto nie przemierza zbyt długich tras — działa w zasięgu jednego baku pojazdu — to karta paliwowa jest zbędna. Praktyka wskazuje jednak, że do efektywnego zarządzania flotą samochodową niezbędne są karty flotowe.
— Potwierdził to np. ubiegłoroczny szczyt gospodarczy, który wymagał zgromadzenia w Warszawie różnych służb z całej Polski. Karty paliwowe były dla nich olbrzymim ułatwieniem — mówi Paweł Poręba z PKN Orlen.
Dodaje, że spotkał się z przypadkiem firmy, która po przeanalizowaniu korzyści z wprowadzenia kart flotowych miała problem z zagospodarowaniem wolnych mocy przerobowych, dotychczas wykorzystywanych do administrowania flotą.
— Jedna faktura w miesiącu dla całego parku aut (bez względu na ich ilość) eliminuje konieczność księgowania setek dokumentów — podsumowuje Paweł Poręba.