Kasowa gorączka przed październikiem

30 września br. skończy się półroczny okres przejściowy na wdrażanie wymagań nowego rozporządzenia ministra finansów (MF) z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, które zaczęło obowiązywać 1 kwietnia. Od przyszłego miesiąca podatnicy muszą używać tych urządzeń według zmienionych reguł.

Warunki używania kas

Przepisy marcowego rozporządzenia doprecyzowują i uszczegóławiają dotychczasowe rozporządzenie, z 28 listopada 2008 r. Wprowadzają np. inny termin na sporządzenie okresowego (miesięcznego) raportu fiskalnego. Według starych zasad, był on wymagany po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, ale nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Obecnie raport ten powinien być sporządzony po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc do 25. dnia następnego miesiąca. W raportach dobowych pojawił się wymóg oznaczenia zmian w bazie towarowej oraz podania łącznej liczby tych zmian — dotyczy to dodania lub usunięcia towaru bądź zmiany przypisanej stawki podatku.

Doprecyzowano ponadto procedury związane ze zmianą urzędu skarbowego właściwego dla podatnika. MF uściślił, że w takiej sytuacji w ciągu 7 dni przedsiębiorca musi złożyć w nowym urzędzie wniosek o zarejestrowanie posiadanych urządzeń, pod ich dotychczasowym numerem. Taki sam termin wyznaczono na powiadomienie naczelnika US o nowym miejscu używania kas. Podatnik ma wtedy obowiązek złożyć zgłoszenie aktualizacyjne, a ponadto wprowadzić odpowiednie wpisy w książce kasy i zmienić w jej pamięci informacje o adresie punktu sprzedaży, do którego zostanie ona przeniesiona.

Prowadzenie ewidencji

Według nowego rozporządzenia, ewidencji podlega każda sprzedaż, w tym zwolniona z podatku od towarów i usług (VAT). Doprecyzowano ponadto, że zaliczki i przedpłaty poprzedzające sprzedaż muszą być zaewidencjonowane z chwilą, gdy podatnik je otrzyma.

Minister wprowadził też nieznane dotychczas rozwiązanie.

— W kasach nie będą ewidencjonowane zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług — przypomina Marcin Brzezin, doradca podatkowy w Crido Taxand.

W takich okolicznościach, odzyskaną całość lub część należności (zapłaty) podatnik będzie musiał ująć w odrębnej ewidencji.

— Analogicznie, czyli również w odrębnej ewidencji, należy wprowadzać korekty oczywistych pomyłek, ale w niezdefiniowanym precyzyjnie niezwłocznym trybie — podkreśla Marcin Brzezin.

W jego ocenie, wprowadzone zmiany nie powinny wiązać się ze szczególnymi utrudnieniami dla podatników, jednak przepisy są na tyle ogólne, że sprzedawcy mogą mieć wątpliwości, jak taka odrębna ewidencja powinna wyglądać.

— Wydaje się, że w tym przypadku w drodze analogii należy zastosować reguły dotyczące ewidencji sprzedaży i wskazać w odrębnej ewidencji tożsame informacje. Nie ulega wątpliwości, że nowe rozwiązanie będzie oznaczać dla podatników więcej obowiązków administracyjnych — mówi doradca podatkowy w Crido Taxand.

Rozporządzenie wprowadza też szczegółowe zasady ewidencjonowania czynności wykonywanych na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze. Janusz Orłowski, radca prawny kancelarii Nowakowski i Wspólnicy, przypomina, że w razie powierzenia kasy do prowadzenia ewidencji w imieniu podatnika przez inny podmiot lub zobowiązania innego podmiotu do prowadzenia ewidencji na kasie własnej wymaga zawarcia umowy na piśmie.

Stare kasy, nowe kasy

Nie wszystkie kasy są technicznie przystosowane, by korzystać z nich zgodnie z nowymi przepisami. Nie oznacza to jednak konieczności ich wymiany.

— Kasy fiskalne nabyte w poprzednich latach, czyli według wcześniejszego stanu prawnego, mogą być nadal stosowane, jeżeli zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika — wyjaśnia Janusz Orłowski.

Przypomina, że urządzenia te muszą zapewniać prawidłowe ewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji i z uwzględnieniem wymagań wprowadzonych nowym rozporządzeniem, w tym wysokość uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz przechowywać te dane lub gwarantować bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.

Nowe rozporządzenie wprowadza m.in. wymóg, aby zamieszczać na paragonach numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy na jego żądanie.

— Jest to problematyczny wymóg, gdyż ze wszystkich kas rejestrujących użytkowanych obecnie przez polskich przedsiębiorców zdecydowana większość nie zapewnia technicznej możliwości opcjonalnego zamieszczenia NIP na wydrukowanym paragonie fiskalnym — podkreśla Leszek Dutkiewicz, dyrektor biura Russell Bedford.

Jednak i on, i doradca Crido Taxand zwracają uwagę, że przepisy dopuszczają taką sytuację także po 30 września. Podatnicy nie będą jednak mogli wówczas wystawiać faktur uproszczonych dokumentujących sprzedaż o łącznej wartości do 450 zł albo 100 EUR. Obecnie za takie faktury są też uznawane paragony z wpisanym NIP nabywcy.

W odpowiedzi na jedną z interpelacji poselskich w tej sprawie MF wyjaśnił, że podatnicy nie muszą wymieniać kas, w których nie ma możliwości wpisania NIP na paragonie, bo nie ma to wpływu na ich rozliczenia podatkowe. Decyzja o zakupie nowego urządzenia należy do podatnika.

— Od 1 października obowiązek drukowania NIP na paragonach ciążyć będzie jedynie na podatnikach instalujących nowe kasy

— podkreśla Leszek Dutkiewicz.

Nazewnictwo towarów na paragonie

Nowe rozporządzenie w sprawie kas fiskalnych wymaga „jednoznacznego” identyfikowania towarów i usług na paragonach. To wzbudza najwięcej emocji.

— Tak enigmatyczne stwierdzenie, które znalazło się w przepisach, wywołało liczne kontrowersje i niepokój wśród podatników. Wobec toczącej się dyskusji Ministerstwo Finansów nie mogło przejść obojętnie. Wydawało ono w powyższej sprawie liczne wyjaśnienia, łącznie z interpretacją ogólną — mówi Marcin Brzezin.

Wykładnię tę MF wydał 12 września br. (pisaliśmy o tym w „PB”), oficjalnie opublikowano ją w Dzienniku Urzędowym MF (sygn. PT7/033/1/589/MHL/13/RD-94492).

Doradca Crido Taxand przypomina, że zgodnie z przepisami i stanowiskiem resortu, podatnik powinien zastosować oznaczenia tak, aby do określonej nazwy towaru lub usługi możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki VAT. Zamiast posługiwać się określeniami (właściwymi dla nazw grupowań), takimi jak np. warzywa/owoce, nabiał, napoje alkoholowe, sprzedawca może stosować nazwy: pomidory, gruszki (dla grupy warzywa/owoce), ser biały, mleko (dla grupy nabiał), piwo, wino (dla grupy napoje alkoholowe). Jednocześnie dozwolone jest stosowanie jednej nazwy także wtedy, gdy towary (np. różne odmiany danego produktu) są oferowane po różnych cenach (wówczas należy je wykazywać w odrębnych pozycjach). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy podatnik ma w ofercie towary objęte różnymi stawkami VAT, wtedy konieczne jest zastosowanie dwóch różnych nazw.

— Przepisy nie obligują do stosowania nazw szczegółowych dotyczących pojedynczych przedmiotów danego rodzaju lub danego towaru lub usługi (np. barwa, pojemność, rozmiar), a sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej — podkreśla Leszek Dutkiewicz z Russell Bedford.

20 tys. zł Od takiego progu obrotów podatnik musi rejestrować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.