Nowoczesny kombajn biurowy w porównaniu z tradycyjną drukarką wypada jak odrzutowiec F16 na tle motolotni. Różnica w cenie też znaczna...
Takie rozwiązania jak druk atramentowy, kopiowanie analogowe czy drukarki lokalne odchodzą już w przeszłość.
— Sprzęt jednofunkcyjny będzie ustępował miejsca urządzeniom wielofunkcyjnym, których udział w rynku systematycznie wzrasta — prognozuje Radek Jaworski z Panasonic Polska.
— Urządzenia takie, w porównaniu ze sprzętem biurkowym, mają wiele zalet. Najważniejsze z nich to prędkość pracy, obsługa szerokiej gamy nośników, format A3 czy zaawansowane opcje obróbki końcowej. Najważniejszym czynnikiem może się jednak okazać koszt wydruku czy kopii — dodaje Tomasz Ziędalski, product manager w Ricoh Polska.
W pogoni za klientem
Wszyscy producenci sprzętu biurowego są zgodni — nabywcy już dokładnie wiedzą, jakich urządzeń potrzebują i są dość wybredni.
— Klienci coraz częściej mają doskonałe rozeznanie w możliwościach oferowanych przez nas nowoczesnych urządzeń biurowych. Dlatego w pierwszej kolejności zwracają uwagę na ich jakość, funkcjonalność i trwałość. Najbardziej poszukiwany jest sprzęt tani w eksploatacji, a jednocześnie jak najbardziej funkcjonalny — podkreśla Radek Jaworski.
Przedsiębiorcy oczekują też od dostawców sprzętu doradztwa co do wyboru jak najlepszych urządzeń. A jak już zakupią określony model, chcą, by producent zapewnił serwis i obsługę posprzedażową.
— Klienci szukają rozwiązań, które zaspokoją ich wszystkie potrzeby związane z zarządzaniem dokumentami. Równie ważny jest serwis i monitoring urządzeń oraz doradzanie użytkownikom planującym ich rozbudowę lub modyfikację — mówi Grzegorz Bluszcz, dyrektor marketingu w Konica Minolta Business Solutions Polska.
Nabywcy sprzętu biurowego zwracają też uwagę na to, aby był jak najłatwiejszy w obsłudze.
Zdarza się, że firmy nie stać na skomplikowane urządzenia. Ale to nie znaczy, że nigdy nie będzie jej stać. Stąd tak ważna jest możliwość rozbudowy sprzętu.
— W krajach, w których rynek jest bardzo wrażliwy na cenę, a z taką sytuacją mamy do czynienia właśnie w Polsce, bardzo często nabywcy wybierają urządzenia wyposażone tylko w podstawowe funkcje nie dlatego, że nie potrzebują dodatkowych udogodnień ułatwiających im pracę, ale dlatego, że w danej chwili na więcej nie mogą sobie pozwolić. Dlatego też ważne jest, aby wybierać produkt, który może zostać w przyszłości rozbudowany — wyjaśnia Wojciech Gierasimowicz z Canon Business Solution.
Druk za odcisk palca
Oprócz bardzo rozbudowanych możliwości współczesnych kombajnów biurowych, warto zwrócić uwagę na bezpieczeństwo. Urządzenie może zostać wyposażone w rozmaite zabezpieczenia, które uniemożliwią osobom niepowołanym dostęp do dokumentów zgromadzonych w jego pamięci. Przykładem takiego rozwiązania jest np. biometryczna identyfikacja użytkownika.
— Urządzenia mogą mieć nie tylko systemy szyfrowania danych, dysku twardego czy też tworzonych przez nie dokumentów PDF, ale mogą również kompleksowo chronić się przed dostępem osób nieupoważnionych za pomocą funkcji logowania się zsynchronizowanego z centralnymi uprawnieniami użytkowników — tłumaczy Wojciech Gierasimowicz.
Poza tym dokładne określenie, kto i w jakim stopniu korzysta ze sprzętu, pozwala precyzyjnie kalkulować i szukać dodatkowych oszczędności.
Wiedz, za co płacisz
Możliwości wykorzystania nowoczesnego sprzętu biurowego jest tyle, że nie wiadomo, czy rzeczywiście wszystkie będą w firmach zastosowane. A po co płacić za coś, z czego się nie korzysta? Dlatego, zanim rozpocznie się meblowanie biura urządzeniami drukującymi i skanującymi, warto się zastanowić, jakie funkcje będą potrzebne w pracy.
— Przede wszystkim należy dokładnie przeanalizować aktualne i przewidywane potrzeby firmy. Sprawdzić miesięczną liczbę drukowanych dokumentów, przeanalizować, jakie jest ich przeznaczenie, oszacować, jaki procent stanowią dokumenty drukowane w kolorze. Wybierając sprzęt biurowy, trzeba mieć na uwadze także jakość druku, wydajność sprzętu, jego niezawodność oraz opcje wykończenia, np. możliwość zszywania broszur — mówi Grzegorz Bluszcz.
— Może się okazać, iż urządzenie ma wiele zbędnych funkcji, niepotrzebnie podnoszących koszt zakupu. Określenie przewidywanego obciążenia urządzeń pozwoli zoptymalizować ich ilość. W niektórych przypadkach można zastąpić nawet kilka maszyn jedną, o zbliżonej wydajności, co podnosi racjonalność zakupów. Znaczący, jednorazowy wydatek, który będzie odpowiednio przemyślany i zaplanowany może przynieść w dłuższej perspektywie bardzo konkretną oszczędność — wyjaśnia Michał Karłowicz, product manager digital printers, Samsung Electronics Polska.
— Trzeba przyznać, że świadomość nabywców urządzeń biurowych jest coraz większa, dzięki czemu stopień wykorzystania poszczególnych aplikacji wzrasta. Po przezwyciężeniu początkowych obaw stwierdzamy, iż powrót do poprzedniego stylu pracy nie wchodzi w rachubę — podsumowuje Tomasz Ziędalski. n
Niektóre możliwości kombajnu biurowego
n wydruki czarno-białe i kolorowe z prędkością kilkudziesięciu stron na minutę
n skaner sieciowy do kilkudziesięciu stron na minutę
n wydruki wielkoformatowe
n pojemny twardy dysk i pamięć RAM
n faks
n dwustronny podajnik
n opcje wykańczania dokumentów
n dostosowanie rozmiaru dokumentu do formatu wydruku
n zabezpieczenie dokumentów na dysku
n panel dotykowy
n bezpośrednie drukowanie z nośnika USB
n podłączenie do internetu