Komputer pomoże ściągnąć należność
Systemy powinny mieć moduły windykacyjne
Prawie każda spółka ma informatyczny system zarządzania finansami. Powinien on posiadać moduł windykacji należności. Niestety, nie zawsze tak jest. A szkoda. Dzięki niemu polski przedsiębiorca mógłby bowiem zawsze wiedzieć, ile z jego firmy powinno wypłynąć pieniędzy, a ile do niej wpłynąć i uchronić się (choć częściowo) przed nierzetelnymi kontrahentami.
W zasadzie każda duża firma w naszym kraju posiada komputerowy system zarządzania księgowością. W pozostałych przedsiębiorstwach (tych bardziej dynamicznych) często dochodzi do sytuacji, kiedy obroty i liczba kontraktów przekraczają pewną masę krytyczną. Sprawia ona, że stosowanie zwykłych ksiąg rachunkowych zaczyna być uciążliwe i bardzo skomplikowane. Przedsiębiorca, znajdujący się w takiej sytuacji, podejmuje decyzję o kupnie systemu informatycznego, wspomagającego zarządzanie finansami. Im wcześniej to zrobi, tym oczywiście lepiej dla niego. Tym bardziej że dzięki tej decyzji może uniknąć problemów z nieuczciwymi partnerami.
Dodatkowa opcja
Nie wszyscy przedsiębiorcy uzbrojeni w komputerowe systemy ekonomiczno-finansowe wiedzą jednak o tym, że dzięki nim mogą skutecznie zarządzać swoimi wierzytelnościami. Zazwyczaj interesuje ich sprawna koordynacja księgowości w firmie, mniej natomiast moduł zarządzania windykacją należności, który podobno nie zawsze znajduje się w oprogramowaniu finansowym dla firm. Na ten temat ich producenci mówią jednak niechętnie. Ze względów marketingowych wolą nie wypowiadać się na temat klientów i produktów konkurencji.
— Myślę, że nie wszystkie informatyczne systemy finansowe są przystosowane do windykacji należności. Nie chciałabym jednak oceniać innych produktów. Klient sam powinien po prostu zwracać na ów moduł uwagę — komentuje Maria Szustkiewicz, product manager systemu ProFINN w spółce HS Partner Pro-Test.
Z biegiem czasu
— Klienci na początku zazwyczaj pytają po prostu o system zarządzania firmą i koncentrują się na modułach finansowo-księgowych, ale moduł windykacyjny jest bardzo atrakcyjną częścią oferty. Moim zdaniem, jest on wręcz niezbędny w systemach zarządzania. Szczególnie w przypadku tych firm, które zawierają dużą liczbę kontraktów i nie mogą sobie pozwolić na dokładną analizę wiarygodności każdego klienta przed ich zawarciem. Sam fakt wystawienia faktury nie powoduje przecież przypływu gotówki — twierdzi Dorota Tokarz, dyrektor firmy ComArch.
Jak dodaje, moduł windykacyjny zwykle nie jest tworzony na początku powstawania systemu zarządzania firmą. Najpierw tworzone są moduły kluczowe, np. finansowo-księgowe, posiadające już najczęściej pewną podstawową funkcjonalność z zakresu windykacji należności. Natomiast najbardziej zaawansowane produkty powinny być wyposażone już w pełni rozbudowane funkcje windykacyjne.
Dobre narzędzia
Moduły windykacyjne są bardzo przydatne, np. przy monitoringu klienta przed podpisaniem umowy, szczególnie przy zalewie drobnych kontraktów. Jest to pewnego rodzaju system wczesnego ostrzegania przed nielojalnym partnerem.
— W przypadku naszego systemu, moduł windykacji pozwala dokładnie ewidencjonować zdarzenia związane z poszczególnymi transakcjami. Przed zawarciem umowy z klientem, mamy możliwość dokładnej analizy jego wszystkich dotychczasowych transakcji z naszą firmą — tłumaczy Maria Szustkiewicz.
— Na pewno zdarza się, że firmy podpisują umowy z klientami, z którymi już kiedyś były kłopoty. Czasami robią to nieświadomie. Niekiedy po prostu trzeba je podpisać — zauważa Dorota Tokarz.
Jak dodaje, moduły windykacji należności powinny jednak pozwolić na świadome podejmowanie takich decyzji. Powinny dostarczać wszelkich możliwych informacji na temat kontrahenta. Rejestracja pozwala jednak dosyć szybko wyłapać i porządkować wszelkie należności dla firmy. Opcjonalnie można np. wyszukać i usystematyzować terminy płatności wszystkich faktur wystawionych przez spółkę konkretnemu klientowi. Według Doroty Tokarz dobry moduł windykacyjny pomaga od początku do końca prześledzić cały proces windykacji należności. Powinien posiadać on całą gamę opcji i instrumentów windykacyjnych, pozwalających użytkownikowi wybrać optymalną formę postępowania i ocenić efektywność tych działań.