Przy projektowaniu firmowych systemów informatycznych doradzają niezależne firmy konsultingowe. Jednak usługa nie kończy się na opracowaniu koncepcji, ale rozciąga się
również na zawiadywanie częścią wdrożeniową.
Działające na polskim rynku firmy zajmujące się konsultingiem informatycznym oferują całościową ofertę, na którą składa się stworzenie koncepcji informatyzacji przedsiębiorstwa, a także instalacja infrastruktury i wdrożenie wybranego przez zleceniodawcę rozwiązania. Na uwagę zasługuje przy tym to, że, w porównaniu z ilością wdrożeń kompleksowych, przeprowadzana jest niewielka liczba projektów stricte doradczych, kończących się wdrożeniem systemu informatycznego, prowadzonym przez inne, wyspecjalizowane w takich pracach przedsiębiorstwo.
— Mała liczba projektów ściśle doradczych wynika przede wszystkim z faktu, iż wielu menedżerów wychodzi z założenia, że ich wszystkie problemy zostaną rozwiązane przez samą technologię informatyczną. Trzeba jednak pamiętać, że bez dogłębnej analizy potrzeb i korzyści biznesowych, bez zrozumienia celu, któremu ma służyć takie czy inne rozwiązanie informatyczne, oraz bez odpowiednich działań organizacyjnych może okazać się, że wybrane rozwiązania informatyczne nie wspierają dostatecznie prowadzenia biznesu, a są wynikiem jakiejś irracjonalnej fascynacji nowymi technologiami — uważa Robert Boreczek, prezes IMG Polska.
Brak projektów stricte doradczych może też wynikać z faktu, że menedżerowie w obawie o sukces całego przedsięwzięcia wybierają jednego partnera, aby uniknąć problemów związanych z odpowiedzialnością za końcowe efekty projektu informatycznego. Niemal powszechne jest traktowanie części wdrożeniowej przedsięwzięcia jako kontynuacji procesu doradczego. Niewielka liczba klientów decyduje się powierzyć opiekę nad projektem niezależnej i obiektywnej firmie. Nie służy temu niemal nagminne przeświadczenie, że koncepcja i wdrożenie systemu to wynikający z siebie proces ciągły.
— Celem firmy konsultingowej nie jest tylko określenie strategii rozwoju systemu IT w przedsiębiorstwie, ale nadzorowanie ciągłości i spójności prac. Jeżeli koncepcja jest gotowa, to wdrożenie systemu jest naturalnym, kolejnym krokiem — twierdzi Krzysztof Musiaka, zastępca dyrektora działu organizacyjnego i informatycznego firmy Hogart.
Aby doszło do wdrożenia systemu informatycznego, musi odbyć się proces restrukturyzacji stosowanych wcześniej metod zarządzania firmą. Przedsięwzięcie musi przejść przez fazę doradczą, obejmującą opracowanie nowej struktury organizacyjnej i nowych procesów biznesowych. Samo wdrożenie jest skomplikowane, dlatego działy przygotowujące koncepcję i prowadzące wdrożenie muszą ściśle współpracować. Prowadzi to do sytuacji, w którcyh nawet ze strony firm, które chcą się pozycjonować jako przedsiębiorstwa konsultingowe, można usłyszeć głosy podważające sens prowadzenia usług o typowo doradczym charakterze. Na rzecz łączenia prac konsultacyjncyh i wdrożeniowych używa się przy tym głównie finansowych argumentów.
— Najlepiej jeżeli projekt prowadzi jedna firma. Pozwala to obniżyć koszty i skrócić czas pracy. Kompletny zespół ogranicza ryzyko błędów i przyspiesza wykonywanie zadań — twierdzi Marek Woźny, dyrektor departamentu systemów EEA/ERP Cap Gemini Ernst & Young.
Według przedstawicieli firm oferujących usługi konsultingu informatycznego, jednym z czynników wpływających na rzadkie tworzenie w polskich firmach koncepcji informatyzacji, bez następującego po nim wdrożenia, jest zbytnie zaufanie kadry zarządzającej do własnych pracowników działów IT. Ich praca jest także uważana za tańszą od zlecenia podobnych usług firmie zewnętrznej. Nawet przedstawiciele firm konsultingowych przyznają, że w liczbach bezwzględnych tak to właśnie wygląda. Zwracają jednak uwagę, że stosunek ceny do jakości usług przemawia już na ich korzyść.
— Informatycy zakładowi rzeczywiście znają swoje przedsiębiorstwo i zasady jego funkcjonowania. Często nie mają jednak możliwości praktycznego poznania wielu nowych rozwiązań i nie posiadają dostatecznej wiedzy o najlepszych praktykach biznesowych. Taką wiedzą dysponują doświadczeni konsultanci, którzy biorą udział w wielu projektach informatycznych. Istotne jest również spojrzenie na informatykę i biznes z pewnego dystansu, z zewnątrz przedsiębiorstwa. Oczywiście usługi doradcze kosztują, bo wiedza i doświadczenie, często zdobyte w innych krajach, są drogie. Pozorne oszczędności przy tworzeniu koncepcji informatyzacji, wyborze systemów i partnerów do informatyzacji czy motywowaniu własnych pracowników często kończą się jednak jeszcze większymi kosztami — uważa Robert Boreczek.
Przedstawiciele firm świadczących usługi doradcze zgodni są co do tego, że powinna istnieć czysto koncepcyjna część prac i że nie powinni jej wykonywać zakładowi informatycy. Według nich, zatrudnienie do stworzenia wizji przyszłego systemu informatycznego zewnętrznej firmy pozwala na obiektywne zajęcie się projektem. Obiektywizm ten powinien sie też przejawić w uniknięciu międzydziałowych konfliktów w trakcie prowadzenia projektu informatycznego. Często zdarza się bowiem tak, że zgodna z oczekiwaniami jakiegoś działu firmy parametryzacja nowego systemu informatycznego jest niewygodna dla innego działu. Prowadzi to do niezdrowej wewnątrzfirmowej walki o lepsze „dojścia” do komitetu sterującego projektem. Kiedy jest on opracowywany przez firmowych informatyków, o takie nieformalne układy jest szczególnie łatwo. Niezależni, stojący z boku konsultanci z jednakowym zaangażowaniem podejdą zaś do poszczególnych działów przedsiębiorstwa.
— Firmy wyspecjalizowane w usługach konsultingowych dają większą gwarancję powodzenia przedsięwzięcia i uzyskania oczekiwanych wyników niż firmowi informatycy. Konsultant zewnętrzny, nie umocowany w strukturach przedsiębiorstwa, nadaje obiektywizm całemu projektowi i pozwala pogodzić interesy różnych działów w przedsiębiorstwie będącym jego klientem — zaznacza Marek Woźny.
Okiem eksperta
Podchodzę krytycznie do przedsięwzięć, w których opracowanie koncepcji systemu informatycznego oraz wdrożenie aplikacji jest prowadzone przez tę samą firmę doradczą. Według mnie, kłóci się to z nieformalnym kodeksem etycznym działalności informatyków. Moim zdaniem, doradca powinien unikać przeprowadzania wdrożenia. Leży to w interesie klienta, który zlecając całość prac jednej firmie nie może w pełni ich kontrolować, a więc i przewidzieć konkretnego wyniku. Bez nadzoru z zewnątrz klient nie ma szans przewidzieć meandrów i zawiłości wdrożenia. Wydaje mi się, że zlecenie opracowania koncepcji zewnętrznej, obiektywnej i niezależnej firmie, która z doświadczenia zna miejsca, w których mogą wystąpić zagrożenia, powinno stać się w Polsce standardem, tak jak ma to miejsce na zachodzie Europy. Firma doradcza, która stworzyła koncepcję informatyzacji przedsiębiorstwa, w trakcie wdrożenia powinna służyć pomocą organizacyjną zespołowi wdrożeniowemu. Powinna również zaplanować punkty kontrolne w newralgicznych miejscach projektu i sprawdzać przebieg wykonywania prac. Polskie wdrożenia nie przebiegają według tego schematu, gdyż klienci nie znają i nie zdają sobie sprawy z mogących wystąpić zagrożeń. Często, do wyboru konkretnej oferty przekonują ich nośne hasła, np. „wdrożenie pod klucz”, tylko że ten slogan nic nie znaczy.
Andrzej Dyżewski, właściciel biura badawczego DiS