Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) zagiął parol na pracowników nadużywających absencji chorobowych. Masowo kontroluje osoby przebywające na zwolnieniach lekarskich.
— Oszczędności wynikające z cofnięcia świadczeń chorobowych są skutecznym narzędziem do łatania dziury budżetowej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontroler ZUS może doprowadzić do blokady wypłacania zasiłku i zwrotu nienależnie pobranych świadczeń chorobowych. Chociaż pracodawcy otrzymali od ZUS uprawnienia do monitorowania tego typu sytuacji, to rzadko je praktykują — mówi Krzysztof Wojtas, prezes SaldeoSmart, firmy specjalizującej się w rozwiązaniach księgowo-kadrowych dla MŚP.
Warto zaznaczyć, że w przedsiębiorstwach, w których ubezpieczonych jest więcej niż 20 pracowników, prawo do kontroli zwolnień lekarskich mają ich właściciele, ponieważ przez pierwszy miesiąc wypłacają zasiłki chorobowe. Taki nadzór może polegać na sprawdzeniu prawidłowości wykorzystania zwolnienia przez zatrudnionego lub na zweryfikowaniu tego, czy faktycznie przebywa on w domu i jest chory.
Ochrona danych osobowych
Z informacji Pawła Żebrowskiego, rzecznika ZUS, wynika, że w ubiegłym roku przedstawiciele zakładu skontrolowali ok. 500 tys. osób przebywających na zwolnieniach lekarskich. Oszczędności w wyniku wycofania świadczeń chorobowych wyniosły 22 mln zł. Zdaniem Krzysztofa Wojtasa, biorąc pod uwagę, że w ubiegłym roku służby medyczne wystawiły 27 mln zwolnień lekarskich, jest to całkiem pokaźny wynik.
— Kontrola absencji chorobowej nie jest łatwym zadaniem. Osoba, która ją przeprowadza, nie ma prawa żądać od posiadacza L4 informacji dotyczących jego stanu zdrowia lub przyczyny, która spowodowała jego niezdolność do pracy. Ochrona prywatności i danych osobowych jest w tym przypadku najważniejsza. Co więcej, nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie jest wystarczającym powodem do odmowy prawa do zasiłku — podkreśla Krzysztof Wojtas.
Od ubiegłego roku ZUS ma szersze uprawnienia do gromadzenia danych. Są one konieczne do ustalenia prawa do wspomnianego zasiłku, jego wysokości, podstawy wymiaru i wypłaty.
— Zgodnie z przepisami ZUS ma możliwość pozyskiwania potrzebnych informacji w celu skutecznego i precyzyjnego ustalania uprawnień do zasiłków. Dotyczy to zarówno danych osobowych ubezpieczonych, jak i finansowych, a także dokumentów potwierdzających wysokość dochodu lub podstawę wymiaru świadczeń – tłumaczy Krzysztof Wojtas.
Zwraca uwagę, że szersze uprawnienia kontrolerów ZUS nie mogą jednak naruszać ochrony wspomnianych danych osobowych.
– Inspektorzy muszą przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących prywatności. ZUS ma obowiązek stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa i zagwarantować poufność gromadzonych danych oraz ich prawidłowe wykorzystanie zgodnie z przepisami prawa – zaznacza prezes SaldeoSmart.
Istotne warunki
Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może przeprowadzić pracodawca, który spełnia określone warunki. Co ważne, może to zrobić nawet wtedy, gdy nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków.
– Chodzi o szefów firm, którzy m.in. wypłacają wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie przepisów kodeksu pracy, ustalają uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych – tłumaczy Krzysztof Wojtas.
Pracodawca może samodzielnie przeprowadzić wspomnianą kontrolę. Może ją zlecić również np. pracownikowi działu kadrowo-płacowego. Istotne jest jednak to, aby taka osoba miała wiedzę na temat przepisów regulujących te kwestie.
Lista sankcji
Jakie są obowiązki pracodawcy podczas kontroli jego pracowników przez ZUS? Zwykle nie musi on podejmować dodatkowych działań. Zdarza się jednak, że może zostać poproszony o dodatkowe informacje związane z przebiegiem ich zatrudnienia. Chodzi o sprawdzenie, czy osoby ubezpieczone, która przebywają na zwolnieniu lekarskim u jednego pracodawcy, nie pracują jednocześnie u drugiego.
- Lista sankcji dla nieuczciwych pracowników wykorzystujących absencję chorobową do nielegalnego pobierania świadczeń jest dość szeroka. Skutkiem takiego zachowania może być nie tylko utrata prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłku chorobowego czy opiekuńczego. Przebywanie na zwolnieniu lekarskim bez faktycznego wskazania medycznego może być podstawą również do zwolnienia dyscyplinarnego – przestrzega Krzysztof Wojtas.
L4 na traktorze
W przypadku, gdy osoba jest zatrudniona u dwóch pracodawców i korzysta ze zwolnienia lekarskiego, kontrolerzy ZUS mają możliwość pozyskania informacji, które pozwolą zweryfikować, czy ubezpieczony nie wykonywał w tym samym okresie obowiązków służbowych u drugiego pracodawcy.
– Pracownicy przebywający na chorobowym już nie raz zaskakiwali kontrolerów swoją kreatywnością. Zdarzało im się wykonywać dodatkowe prace zarobkowe, jak na przykład prowadzenie salonu kosmetycznego w mieszkaniu czy prac remontowych wokół domu. Brali też udział w meczu piłkarskim, wyjeżdżali na wakacje czy przebywali na zwolnieniu lekarskim pod wpływem alkoholu. Ostatnio jednego z pracowników na zwolnieniu lekarskim zastano przy prowadzeniu ciągnika – wylicza Mikołaj Zając, prezes firmy doradczej Conperio.
W małych firmach zwolnienia lekarskie oznaczają nie tylko dotkliwe straty finansowe - często dezorganizują pracę i wymagają przeniesienia obowiązków na innych pracowników. W efekcie są oni przepracowani.
– Straty finansowe i wyłapanie „czarnych owiec” to jedno. Celem pracodawcy powinno być pokazanie, że nie zgadza się w swoim przedsiębiorstwie na proceder wykorzystania zwolnień chorobowych niezgodnie z przeznaczeniem. Wartościowe okazują się również wywiady prowadzone podczas kontroli. Anonimowe odpowiedzi pracowników są znakomitym sprzężeniem zwrotnym dla pracodawcy, który dowiaduje się, co w jego firmie funkcjonuje dobrze, a co wymaga poprawy – podkreśla Mikołaj Zając.
Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają ze specjalistycznych narzędzi typujących do kontroli fikcyjne zwolnienia. W ubiegłym roku powstała pierwsza polska aplikacja webowa “Pulpit Absencji”. Pozwala ona raportować i rozliczać nieobecności pracowników na podstawie danych zebranych w jednym miejscu. Dzięki temu pracodawca może analizować trend absencji chorobowej i identyfikować jej przyczyny.