Kontroluj zapisy w swojej firmie
W Twoim interesie jest posiadanie dowodów w postaci zapisów potwierdzających skuteczność działań mających wpływ na jakość wyrobu. O tym, gdzie wymagane są zapisy, mówi norma. Sporządź zestawienie wszystkich zapisów i formularzy z przyporządkowaniem do właściwej procedury lub instrukcji, odpowiedzialności za ich sporządzanie, archiwizację, okres i miejsce przechowywania. Zapisem są także informacje w postaci elektronicznej. Zapisy powinny być czytelne, przechowywane w warunkach zapobiegających ich uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie, poza tym powinny być łatwe do odszukania i obejmować wszystkie rodzaje dokumentacji. Mogą nimi być: raporty z przeglądu SZJ dokonanego przez kierownictwo, wyniki z przeglądu umowy, raporty z weryfikacji i zatwierdzeń projektu, oceny poddostawców (podwykonawców), plany jakości, plany remontów maszyn, plany szkoleń, raporty z auditów wewnętrznych. Przyjrzyj się, jak ten element realizowany jest w Twojej firmie.
ZAPISY (pkt. 4.16 PN-ISO 9001:1996)
1. Czy dokumentacja systemowa zawiera ustalenia dotyczące:
- zbierania,
- oznaczania,
- identyfikowania,
- dostępu,
- porządkowania,
- przechowywania,
- rozpowszechniania,
- udostępniania zapisów?
2. Czy ustaliłeś miejsce oraz okres (najczęściej 5 lat) przechowywania zapisów w przypadku braku wymagań zewnętrznych?
3. Czy ustaliłeś zasady udostępniania zapisów dotyczących jakości klientowi, jeżeli tak ustalono w umowie (patrz pkt. 4.3)?
Piotr Gocki