Tomasz Byzia: Koszty informatyki powinny być traktowane całościowo
Badania rynku IT pokazują, że nakłady inwestycyjne na rozwój systemów informatycznych i telekomunikacyjnych stale rosną. Prognozy firmy Digital Planet na rok 2002 mówią o kwocie 2500 mld USD w skali całego świata. Coraz częściej pojawiają się pytania: Czemu mamy wydawać na IT tak duże pieniądze? Czy są dowody, że dzięki nim poprawi się produktywność i zwiększy satysfakcja klientów? Jakie nowe modele biznesu i cechy konkurencyjności budują technologie informatyczne? Czy nie lepiej zwiększyć wydatki na tradycyjny marketing, badania i rozwój?
Zarządzanie inwestycjami IT jest obecnie bardziej sztuką niż praktyką opartą na mierzalnych faktach. Naturalną konsekwencją tego zjawiska jest coraz częstsze domaganie się — przez zarządy firm, dyrektorów finansowych, a także inwestorów zewnętrznych — ekonomicznego uzasadnienia korzyści, które będą wynikiem poniesienia nakładów. Jak wycenić wartość IT w organizacji i jak ją uzasadnić?
Podstawowym zadaniem technologii informatycznych jest optymalizacja modelu biznesu danej organizacji. Dzieje się to poprzez budowanie wartości dla klienta, która dzięki systemom informatycznym może być tworzona łatwiej, szybciej, taniej i lepiej. Korzyściami z takich inwestycji są wyższa produktywność, niższe koszty operacyjne, zwiększenie udziału w rynku oraz poprawa pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa, a co za tym idzie — wyższa jakość i poprawa satysfakcji klientów. Inwestycję informatyczną można zatem traktować podobnie jak tradycyjną inwestycję kapitałową.
Na tym wartość informatyki się nie kończy. Odpowiednio skonstruowany i wydolny system informatyczny ma także dodatkowy potencjał, który może być wykorzystany do walki konkurencyjnej w przyszłości. Aby było to możliwe, już dzisiaj konieczne są inwestycje, które będą procentować w przyszłości. Problem polega jednak na tym, że trudno obliczyć dla nich zwrot w postaci strumienia przychodów generowanych z wykorzystaniem nowego systemu, funkcji, modułów, aplikacji, itd. Inwestujemy nie w nowy produkt, lecz w zdolność organizacji do wyprzedzania konkurentów w procesie wprowadzania nowych produktów. Sposobem oceny inwestycji w tym obszarze może być zastosowanie znanego z rynków finansowych mechanizmu wyceny opcji realnych.
Znaczącym problemem jest także skala kosztów IT. Prognozy na rok 2005 mówią, że w rocznych budżetach firm i organizacji sektor ten stanowić będzie 40 proc., a nawet więcej. Trudność w zarządzaniu kosztami informatyki polega głównie na tym, iż znaczne koszty są generowane poza działem IT — u użytkowników końcowych. To ich czas pracy jest tracony bezpowrotnie, gdy bezskutecznie usiłują uruchomić niesprawne urządzenie peryferyjne, gdy czekają, aby poczta elektroniczna znowu zaczęła działać, gdy cały zespół doradza jednej osobie, jak wydrukować list za pomocą edytora tekstowego. Badania pokazują, że straty z tego tytułu mogą osiągnąć pułap całkowitych kosztów budżetowych utrzymania infrastruktury informatycznej! Zatem może ona faktycznie kosztować dwa razy więcej niż wynika to z kosztów księgowych.
Właściwe inwestycje w obszarze infrastruktury to te, które przyczyniają się do znacznych oszczędności nie tylko po stronie kontrolowanej przez dział IT, ale przede wszystkim po stronie użytkownika końcowego. Ujawnienie istnienia faktu kosztów pośrednich wymaga jednak globalnego spojrzenia na rolę IT w organizacji i zarządzania całkowitymi kosztami posiadania infrastruktury, tzw. TCO (Total Cost of Ownership).
Tomasz Byzia
jest dyrektorem ds. rozwoju Infovide