Korzystając z unijnych dotacji, firmy małe i średnie mogą obniżyć koszt wdrożenia i zakupu oprogramowania nawet o połowę.
Dotacje dla małych i średnich przedsiębiorstw udzielane w ramach działania 2.3 „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez inwestycje” — realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) w ramach realizacji funduszy unijnych — obejmują między innymi zakup wartości niematerialnych i prawnych związanych z transferem technologii drogą nabycia praw patentowych, licencji, know-how — w tym nie opatentowanej wiedzy technicznej. Tym samym, przedsiębiorcy planujący zakup oprogramowania informatycznego mogą liczyć na wsparcie Unii Europejskiej. Wartość dotacji nie może być mniejsza niż 10 tys. zł ani większa niż 1,25 mln zł. Tak szerokie widełki stwarzają szansę na dofinansowanie zarówno większych, jak i mniejszych inwestycji. Program określa również maksymalny udział dotacji w kosztach. Dla większości przedsiębiorstw dopuszczalnym pułapem jest 50 proc. Nieco gorsze warunki mają firmy działające w najbogatszych polskich powiatach — we Wrocławiu, Krakowie i Trójmieście dopuszczalny udział dotacji w kosztach to 40 proc, a w Warszawie i Poznaniu — 30 proc.
Mówiąc o kosztach należy pamiętać, że dofinansowaniu podlegają wyłącznie tzw. koszty kwalifikowane. W przypadku oprogramowania będzie to cena netto — chyba że kupujący nie jest płatnikiem VAT — wówczas podstawą do wyliczenia dofinansowania jest cena brutto. Do kosztów kwalifikowanych — w przypadku oprogramowania — nie zaliczają się wydatki związane z instalacją. Nie oznacza to jednak, że jej koszty nie mogą zostać pomniejszone.
Doradztwo
Wdrożenie systemu informatycznego nie jest traktowane jako instalacja zakupionego sprzętu, ale doradztwo. Środki na ten cel można więc uzyskać z działania 2.1 „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez doradztwo”. Dotacja może tu wynieść nawet 250 tys. zł, jednak nie mniej, niż 2,5 tys. zł. Dopuszczalny udział dotacji w kosztach kwalifikowanych to 50 proc., bez względu na lokalizację firmy. W szczególnym przypadku — gdy z doradztwa korzysta nowo powstająca organizacja, rozwijająca działalność na podstawie nowoczesnych technologii, dotacja może pokryć całość wydatków. Warto wspomnieć, że dofinansowanie obejmuje nie tylko samo wdrożenie systemu, ale również przygotowanie firmy do tego procesu.
— Dotacja obejmuje bardzo szeroki zakres doradztwa — począwszy od opracowania i wdrożenia strategii rozwoju przedsiębiorstwa na podstawie nowych technologii i rozwiązań innowacyjnych, przez przygotowanie do wdrożenia nowych technologii informatycznych aż po bezpośrednie wdrożenie systemu — mówi Monika Karwat-Bury z PARP.
Dostawcy
W przypadku dotacji inwestycyjnych nie ma ograniczeń co do wyboru dostawcy. Przedsiębiorca powinien jednak postarać się, aby oferta, którą wybierze, miała jak najkorzystniejszą relację jakości do ceny. Jeżeli dotacja, o którą ubiega się przedsiębiorca, jest większa niż 200 tys. euro, wówczas pojawia się obowiązek zastosowania uproszczonej procedury przetargowej przy wyborze dostawcy — należy umieścić stosowne ogłoszenie na stronie internetowej firmy, PARP oraz w ogólnopolskiej prasie. Wybór dostawcy następuje po złożeniu wniosku o dotację.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku wyboru wykonawcy dotowanych usług doradczych. Tutaj można wybierać tylko spośród firm, które uzyskały akredytację PARP w zakresie wykonywania usług informatycznych. Lista takich firm znajduje się na stronie internetowej PARP. Wybór wykonawcy następuje po złożeniu wniosku, a umowę można podpisać dopiero po zawarciu umowy o dotację z PARP.