Mniejsze firmy powinny zwrócić szczególną uwagę na dokumenty i szkolenia pracowników.
Małe i średnie firmy powszechnie stosują kredyt kupiecki. Terminy płatności wynoszą od 14 do 30 dni (ogranicza je ustawa o terminach zapłaty w obrocie gospodarczym).
Cechy szczególne
Odroczona płatność ma kilka cech szczególnych:
- Klient — musi być znany dostawcy. Jeśli jest nowy, otrzymuje pewną partię towaru na początek w celu sprawdzenia produktu, jego zbywalności, nawiązania współpracy.
- Kwota kredytu. Najczęściej spotykane są dwie formy: blokowanie dalszej sprzedaży przez system komputerowy dostawcy, dopóki wystawiona faktura nie jest zapłacona, oraz ustalenie limitów zadłużenia i sprzedaż z odroczoną płatnością do pewnej wysokości. Po jej przekroczeniu w grę wchodzą rozliczenia gotówkowe bądź też całkowita blokada sprzedaży.
Oczywiście dostawca ponosi ryzyko nieuzyskania pięniędzy. Z tego względu istotne jest monitorowanie stanu płatności i sytuacji finansowej odbiorcy. Zadania te mogą być niewykonalne dla hurtownika obsługującego wielu odbiorców. W miarę możliwości winien to wykonywać system komputerowy, a upoważniony pracownik regularnie, nie rzadziej niż raz w miesiącu, winien sporządzać i analizować raport dotyczący odbiorców z zadłużeniem i opóźnieniami.
Uwaga na detale
Windykacja miękka, czyli telefony wizyty zwiększają szansę odzyskania środków. Koszty windykacji twardej — sporządzenia pozwu, egzekucji sądowej i komorniczej są na tyle wysokie i długotrwałe, że doprowadzenie do zwrotu niedużych kwot może być nieopłacalne. Pamiętać jednak należy, że warunkiem formalnym jest posiadanie:
- pełnych, aktualnych danych odbiorcy. Działający w pośpiechu handlowcy mogą to zaniedbać, a bez dokładnych, aktualnych informacji sąd oddali sprawę,
- bezbłędnie wystawionej faktury, zawierającej wszystkie informacje.
Faktury wystawiane ręcznie (system komputerowy nie pozwoli na braki) powinny być szczegółowo sprawdzane, a handlowcy rozliczani z błędów. Ponieważ tę rolę pełnią często kierowcy — dostawcy, należy zwrócić im na to szczególną uwagę i przeszkolić.
Podobna zasada dotyczy poboru pieniędzy, często odbywającego się na kwit Kp. (kasa przyjmie).
Obie strony powinny zachowywać idealny porządek w fakturach i potwierdzeniach wpłaty, niezależnie od formy. W praktyce okazuje się jednak, że często nie przypinana się dowodów wpłaty do faktur. Biura rachunkowe prowadzące księgowość małych i średnich firm tego nie pilnują, bo przepisy rachunkowo-podatkowe odnoszą się do faktur, a nie do obrotu kasowego. Można jednak zażądać od księgowości pilnowania porządku i okresowego sporządzania zestawień niezapłaconych faktur.
Wskazania te mogą wydać się oczywiste. Jednak nawet w dużych firmach część gotówki jest nie do odzyskania z powodu takich właśnie zaniedbań.