W określonych sytuacjach zamawiający ma prawo do uproszczenia procedury. Czasami wymaga to zgody prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Zgodnie z art. 61 ustawy Prawo zamówień publicznych, negocjacje bez ogłoszenia są trybem udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego tylko z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Jednak zastosowanie tego trybu możliwe jest tylko w przypadku zaistnienia jednej z okoliczności:
- w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo ograniczonego nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie odrzucono;
- przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych;
- przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;
- ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia, której wcześniej zamawiający nie mógł przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
Łakomy kąsek
Okoliczność „pilnej potrzeby” ze względu na możliwość jej szerokiej interpretacji oraz częściowo odformalizowany sposób udzielenia zamówienia (np. brak ogłoszenia, swobodny wybór wykonawców zaproszonych do negocjacji) jest często stosowana przez zamawiających. Z tego względu, słuszne jest ograniczenie dowolności stosowania tego trybu negocjacji do zamówień, których wartość nie przekracza 60 tys. EUR. W przypadku zamówień o wyższej wartości, jego zastosowanie wymaga zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (UZP). Ponadto, jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych przekracza 5 mln EUR, a dla dostaw lub usług — 130 tys. EUR, zastosowanie tego trybu na podstawie pierwszej z opisanych przesłanek wymaga też uprzedniego przekazania Komisji Europejskiej informacji o unieważnieniu postępowania.
Procedura uproszczona
Omawiając przesłanki udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia należy zwrócić uwagę na przepis art. 5 ust. 1 p.z.p. przewidujący uproszczoną procedurę w stosunku do usług określonych w pkt 1-13 tego przepisu. Są to m.in. usługi prawnicze, w zakresie doradztwa personalnego, szkolenia, socjalne, hotelarskie czy restauracyjne. Uproszczenie to polega w szczególności na możliwości odstąpienia przez zamawiającego od przepisów ustawy, innych niż dotyczące wartości zamówienia. Oznacza to, iż w tych przypadkach zamawiający uprawniony jest do udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia nawet, gdy nie są spełnione przesłanki zastosowania tego trybu.
W celu uniemożliwienia celowego unikania procedur udzielania zamówień przez zamawiających, p.z.p. jednoznacznie zakazuje zamawiającym łączenia innych zamówień z usługami, w odniesieniu do których dopuszczalne jest wyłączenie stosowania określonych przepisów.
Warunki i terminy
Postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia zostaje wszczęte poprzez przekazanie przez zamawiającego wybranym wykonawcom zaproszenia do negocjacji. Datą wszczęcia postępowania jest dzień skierowania przez zamawiającego zaproszenia. Powinno ono zawierać m.in. opis warunków udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert. Istotne jest, aby zamawiający zaprosił do negocjacji wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5. W przypadku zamówienia na roboty budowlane wartości przekraczającej kwotę 10 mln EUR oraz dla dostaw lub usług — 5 mln EUR liczba zaproszonych wykonawców nie może być mniejsza niż 7. Wymóg zapewnienia konkurencji zostaje złagodzony w odniesieniu do zamówień o specjalistycznym charakterze, gdy liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza — konieczne jest wówczas zaproszenie co najmniej 2 wykonawców.
Należy podkreślić, że zamawiającemu przysługuje prawo zmiany specyfikacji istotnych warunków zamówienia i kryteriów oceny ofert oraz ich znaczenia.
Po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców. Prawo zamówień publicznych nie określa minimalnej długości terminu składania ofert, pozwala również na skrócenie procedury udzielania zamówienia.
Konrad Brzozowski, prawnik z kancelarii Kalwas i Wspólnicy