Zarządzanie flotą samochodów wymaga odpowiedniej wiedzy i czasu — ale przede wszystkim odpowiedniej liczby etatów. Zorganizowanie sprawnej wymiany opon w setkach samochodów, wyszukanie i podpisanie umów z serwisantami w całym kraju, znalezienie najkorzystniejszych propozycji ubezpieczycieli, zapewnienie serwisu za granicą, przetarg na karty paliwowe i system lokalizacji, systematyczna kontrola floty. Część menedżerów dochodzi do wniosku, że nie warto się tym zajmować i opiekę nad flotą samochodów zleca specjalizującym się w obsłudze i finansowaniu flot spółkom.
— Z naszych obliczeń wynika, że pozwala to zredukować koszty finansowania i obsługi floty o około 20 proc. — mówi Jan Stasiak, szef działu zakupów w Carlsberg Okocim.
Jego firma dysponuje parkiem liczącym ponad 500 samochodów.
— Częścią samochodów ciągle zarządzamy samodzielnie. Operację wymiany floty zakończymy w 2004 r. — informuje Jan Stasiak.
Zniknie wówczas komórka administracji floty, a osoby w niej pracujące zostaną przeniesione do innych działów.
Swoją flotę wymienia również Telekomunikacja Polska, której park samochodowy liczy 4 tys. pojazdów. Zaledwie 1 tys. należy do telekomu. Reszta do firm outsourcingowych. Proporcje te będą się zresztą zmieniać na korzyść tych ostatnich, bo TP SA stopniowo wycofuje się z samodzielnego zakupu i administrowania flotą. Co kilka miesięcy rozpisuje przetargi na nowe samochody — głównie kompaktowe — ale dostawcami są już prawie wyłącznie firmy leasingowo-zarządcze.
Tel-Energo i Niezależny Operator Międzystrefowy mają łącznie prawie setkę pojazdów, ale zarządzają nimi na własną rękę. Kilkaset aut jeździ we flocie Polskiej Telefonii Cyfrowej (operator sieci Era). Ta firma również nie korzysta z usług zewnętrznych dostawców usług flotowych. Podobnie jak Nestle Polska, które prowadzi własną administrację floty.
Flota British American Tobacco liczy 312 samochodów. Większość (250 sztuk) użytkują handlowcy.
— Zdecydowaliśmy się na leasing ze względu na korzystne rozwiązania administracyjno-kosztowe. Poza tym zarządzanie tak dużą flotą na własną rękę wymagałoby podpisania wielu umów z zakładami mechanicznymi, firmami ubezpieczeniowymi i tak dalej. To wymagałoby zatrudnienia dodatkowych osób — twierdzi Krystyna Wyszyńska-Janus, kierownik działu serwisów pracowniczych w British American Tobacco.
O wyborze modelu zwykle decyduje cena, bezawaryjność i bezpieczeństwo. Komfort kierowcy jest mimo wszystko na dalszym planie. Zdecydowanie największą grupę stanowią samochody kompaktowe. Niektóre firmy dają pracownikom możliwość wyboru modelu, ale na przykład w British American Tobacco — przywilej ten dotyczy tylko osób na kierowniczych stanowiskach. Wybór samochodów i dostawcy odbywa się z zachowaniem procedur przetargowych.
— Staramy się, aby samochód odpowiadał rynkowym trendom obowiązującym w branży dóbr szybko zbywalnych — zaznacza Krystyna Wyszyńska-Janus.
— Duży wpływ na ostateczną decyzję o wyborze samochodu mają koszty eksploatacji — dodaje Jan Stasiak.
Co ciekawe, tylko sporadycznie firmy biorą w leasing samochody zasilane gazem.
— Stawiamy na samochody z silnikiem Diesla. Są bardziej trwałe i mają niższy od silników benzynowych koszt przejechania 1 kilometra — podkreśla Krystyna Wyszyńska-Janus.
Problem w tym, że są jednocześnie nieco droższe od aut z silnikami benzynowymi.
— Rodzaj silnika zależy od planowanego przebiegu. Jeżeli samochód przejeżdża ponad 30 tys. km w ciągu roku, zakup diesla staje się opłacalny — mówi Jan Stasiak.
Firmy korzystające z wynajmu długoterminowego (full service leasing) nie mają problemu z odsprzedażą samochodów, dlatego przy wyborze marki i modelu nie muszą zwracać uwagi na ewentualną stratę wartości przy odsprzedaży.