- Nie jest nigdzie powiedziane, jakie wykształcenie zawodowe musi mieć menedżer floty. Ważne, by znał się na swoich zadaniach i chciał się dalej dokształcać.
Odpowiedź na pytanie, jakie kwalifikacje, wykształcenie, kursy, szkolenia itp. powinien mieć dobry menedżer floty, nie jest prosta. Nie ma jednej obowiązującej wykładni określającej minimum kwalifikacji, są natomiast określone dziedziny, których znajomość jest istotna.
— Traktując temat ogólnie, rekomendowałbym osoby mające wykształcenie w kierunku eksploatacji samochodów, posiadające również przygotowanie z ekonomii i zarządzania. Z uwagi na to, iż zakres zainteresowań menedżera floty układa się w poprzek struktur firmy, powinna to być osoba komunikatywna, potrafiąca z jednej strony iść na kompromis, z drugiej asertywna. Niezbędne jest opanowanie sztuki negocjacji oraz planowania pracy. Te wszystkie przymioty można „pobudzić” na szkoleniach, ale ważne jest, by potencjalny kandydat miał możliwości doszlifowania ich w praktyce — mówi Michał Soćko, członek zarządu Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych.
Według Piotra Jakubowskiego, prezesa firmy Finder, menedżer floty powinien również umiejętnie korzystać z możliwości oferowanych przez nowoczesne technologie, zarówno nowinki motoryzacyjne, jak i narzędzia informatyczne wpływające na wzrost efektywności i ograniczające wydatki.
Z różnych dziedzin
Szczególne wymagania mogą być uzależnione od środowiska i specyfiki firmy flotowej.
— Na przykład gdy firma korzysta z opcji tzw. full service leasing, menedżer floty powinien przede wszystkim mieć wiedzę obejmującą zagadnienia prawnopodatkowe i księgowe związane z pojazdami, umiejętności organizacyjne i zarządcze (w tym negocjacje) i komunikacyjne. Kwestie czysto techniczne można pozostawić w rękach usługodawcy FSL — opisuje Robert Windyga, menedżer floty w Pepsi Cola General Bottlers Poland.
W organizacjach o nieco innym charakterze, korzystających szerzej z własnych środków z flotami, w skład których wchodzą nie tylko auta osobowe, wymagania wobec menedżera mogą być bardziej złożone.
— Istotna jest wtedy wiedza techniczna (oczywiście najlepiej z zakresu eksploatacji pojazdów samochodowych), uzupełniona o kursy z zakresu rachunkowości zarządczej, zarządzania i komunikacji. Jeśli w firmie są wykorzystywane również pojazdy ciężarowe, to konieczna jest też znajomość zagadnień związanych z ustawami o transporcie, AETR, UDT i zagadnieniami logistycznymi (transport, magazynowanie i potrzeby z tym związane). Stałym punktem pozostaje oczywiście bieżąca aktualizacja wiedzy — wyjaśnia Robert Windyga.
Ciągłe doskonalenie
Firma, która uznałaby, iż jej pracownik już na pewno wie wszystko i nie potrzebuje doskonalić umiejętności, wykazałaby się krótkowzrocznością. Środowisko kierowników flot zmienia się bardzo szybko. Jak w każdej branży konieczne jest ciągłe dokształcanie kadr. Szkolenia, konferencje, a nawet prezentacje produktowe to źródło wiedzy, do którego menedżerowie sięgają na bieżąco.
— Każda osoba zajmująca się pojazdami, na samodzielnym stanowisku, jest w zasadzie zmuszona do stałego podnoszenia kwalifikacji. Nie ma konieczności wysyłania nas na szkolenia. Każdy sam szuka możliwości rozwoju i na szczęście wiele firm dostrzega korzyści płynące z takiej sytuacji, ułatwiając bądź nawet finansując roczne szkolenia — tłumaczy Robert Windyga.
Z reguły dział floty wspomaga działalność firmy, dostarcza narzędzia do realizacji celów biznesowych. Zarząd nie musi zajmować się szczegółami związanymi z flotą ani na bieżąco śledzić alternatywne rozwiązania.
— Z tego wynika, że to menedżer floty powinien przewidywać, jakie kwalifikacje będą mu potrzebne. Patrząc na obecną sytuację myślę, że w cenie będzie znajomość prawa i praktyk stosowanych w UE, redukcja kosztów poprzez właściwe zarządzanie ryzykiem i co się z tym wiąże, kwestie ubezpieczeniowe szkód komunikacyjnych itd. — mówi Robert Windyga.
Znajomość IT
Na przestrzeni lat funkcja menedżera flot uległa znacznym przeobrażeniom. Pierwotnie sprowadzała się raczej do obowiązków administracyjnych i raportowania, wzbogacając się o analizy i planowanie. Według Roberta Windygi, po pionierskich latach szybkiego wzrostu firmy zaostrzyły walkę konkurencyjną, a tu kluczową rolę odgrywają przecież koszty operacyjne. Coraz bardziej od menedżera floty oczekuje się kreatywnej i czynnej postawy, dostrzegając jego wpływ na obecne i przyszłe procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.
Partnerami menedżera floty w coraz większym stopniu stają się informatycy.
— Zauważalny jest wzrost znaczenia przygotowania finansowego i wiedzy informatycznej kosztem umiejętności inżynierskich. Dobry menedżer powinien zgłaszać potrzeby i wskazywać nowe cele. Sygnały od użytkownika są głównym motorem zmian — twierdzi Piotr Jakubowski.
Rozwój narzędzi informatycznych używanych w administrowaniu flotą powoduje, że szef floty musi podnosić swoje kwalifikacje w tej dziedzinie. Do menedżera floty napływa mnóstwo informacji. Jedyną możliwością ich opracowania, która pozwoli wyciągać wnioski, jest wykorzystanie specjalistycznych programów.
— Dzięki temu mamy szanse być zorientowani w sytuacji i skuteczni w działaniu. Są to elementy z listy podstawowych wymagań pracodawcy. Dzięki takim rozwiązaniom mamy czas na kontroling, analizę i myślenie o przyszłości — opisuje Michał Soćko.
W małych flotach można jeszcze poradzić sobie prostymi sposobami, wykorzystując Excel lub Access, ale w większej firmie nie będzie to już wydajne.
Zmiany w branży
Funkcja fleet managera zmienia się. Samo administrowanie i bieżący nadzór już nie wystarcza. Rosną obowiązki i odpowiedzialność.
— Należy wykazywać się umiejętnościami planowania, często kilka lat naprzód, przeprowadzania analiz, przygotowania rekomendacji rozwiązań najkorzystniejszych dla firmy. Menedżer floty to osoba, która należy do grupy pracowników doskonale zorientowanych w ogólnej działalności firmy, znających jej zamierzenia na przyszłość — tłumaczy Michał Soćko.
Taka praktyka wymaga od menedżera floty uzyskania wiedzy ogólnej z branży, którą reprezentuje firma.