Podróże służbowe odgrywają w biznesie ważną rolę. Osobiste spotkanie z kontrahentem, czy partnerem biznesowym służą zacieśnianiu relacji. Są również konieczne do przedstawienia stanowiska firmy w danej sprawie czy w negocjowaniu warunków współpracy. Pracownicy podróżują służbowo na potęgę. Z badania TNS Polska, przeprowadzonego na zlecenie Amadeus Polska w lutym 2015 roku, wynika, że ponad połowa pracowników (53 proc.) wyjeżdża w taką podróż służbowo kilka razy w roku, 30 proc. ma delegację kilka razy w miesiącu, a 17 proc. raz w miesiącu. Wyjazdy służbowe to dla firm spory koszt, dlatego prawie dwie na pięć firm, które planują oszczędności w 2015 r. deklaruje zmniejszenie wydatków na podróże służbowe o więcej niż 10 proc. Zdaniem Pawła Reka, dyrektora generalnego Amadeus Polska, oszczędności mogą być wyższe i sięgać nawet 23 proc. dzięki korzystaniu z narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi. Pozwalają one również uzyskać całkowitą kontrolę nad każdym aspektem planowania i rozliczania wyjazdów służbowych. Narzędziami tymi są: Amadeus e-Travel Management oraz Amadeus Corporate Travel & Expense.
Polityka delegacji
Oszczędzać pomaga ustalenie zasad organizowania i odbywania podróży służbowych, czyli polityka zarządzania takimi podróżami. Bez tego nie można korzystać z narzędzi Amadeus, a badanie pokazuje, że aż 36 proc. przedsiębiorstw nie ma reguł dotyczących wyjazdów pracowników w celach służbowych. To niedobrze.— W wielu przedsiębiorstwach czy instytucjach przy planowaniu podróży pojawia się problem braku kontroli nad pracowni - kami. Zdarza się, że wybierają ekskluzywne hotele, albo decydują się na najtańsze bardzo restrykcyjne taryfy lotnicze, które w przypadku zmian wiążą się z dodatkowymi opłatami pobieranymi przez przewoźnika. To generuje koszty — tłumaczy Paweł Rek. Reguły podróżowania dotyczą m.in. wyboru preferowanych sieci hotelowych, linii lotniczych czy wypożyczalni samochodów. Ustalenia kto może korzystać z klasy biznes czy pokoi o podwyższonym standardzie, a także wprowadzenie wykupu świadczeń z odpowiednim wyprzedzeniem. W ten sposób Amadeus wychodzi naprzeciw oczekiwaniom firm, bo 19 proc. przedsiębiorstw dostrzega potrzebę większej kontroli pracowników wyjeżdżających w podróże służbowe, a 16 proc. mówi o większej przejrzystości w procesie organizacji i wyceny podróży. — Zasady podróżowania przekładają się na redukcję kosztów, bo pozwala przejąć kontrolę nad każdym aspektem planowania i rozliczania podróży. Ale nasze systemy uwzględniają również indywidualne preferencje pracowników, oczywiście przy zachowaniu zgodności z polityką podróży — mówi Paweł Rek.
Łatwe w obsłudze
Narzędzia Amadeus dostarczają informacji na temat lotów, hoteli czy wypożyczalni samochodów. Umożliwiają szybką rezerwację. Pracownicy mają do wyboru preferowanych dostawców oraz wynegocjowane przez firmę stawki. A jeśli chcą skorzystać z usług nie przyjętych w polityce podróżowania muszą to uzasadnić. Podróżujący mogą też z łatwością porównywać na jednym ekranie stawki tradycyjnych i nisko kosztowych przewoźników i wybrać opcję najbardziej optymalną zgodną z polityką przedsiębiorstwa. Podobnie jest z rezerwacjami hotelowymi. Korzystając z aplikacji pracownicy nie muszą surfować po Internecie i szukać najkorzystniejszej opcji, bo mają dostęp całą dobę, siedem dni w tygodniu do najbardziej kompleksowej oferty handlowej. Nie trzeba za każdym razem, gdy pracownik wyjeżdża w delegację, wpisywać do systemu takich danych jak np. numer karty lojalnościowej czy preferencje podróżującego co do miejsca w samolocie. Wystarczy zrobić to raz. Amadeus wciąż rozszerza portfolio swoich usług dostępnych w Amadeus e-Travel Management . W kilku krajach wyświetlana jest np. lokalna oferta operatorów kolejowych. — Narzędzia internetowe są funkcjonalne i łatwe w obsłudze, niemal intuicyjne. Oferty są zaprezentowane w przejrzysty
Podróże służbowe Internetowe narzędzia pomagają nie tylko planować i zarządzać podróżami służbowymi. Przynoszą również redukcję wydatków firmowych przeznaczonych na ten cel nawet o 23 proc. Mądrzej, łatwiej i taniej sposób na jednej stronie, co ułatwia ich selekcję. Z łatwością integrują się z infrastrukturą IT firmy — wyjaśnia Paweł Rek. Z kolei możliwość przełączania się między komputerem a urządzeniem mobilnym pozwala pracownikom samodzielnie planować podróż i rezerwować poszczególne usługi turystyczne. Podróżujący ma zdalny dostęp do aktualnych informacji o hotelach, wypożyczalniach samochodów czy połączeniach lotniczych. Dane, które aplikacja pokazuje, uwzględniają zmiany w rozkładach lotów czy miejsca odpraw. Aplikacja umożliwia też korzystanie z przeliczników walut, map metra i dostęp do stron on-line i check-in linii lotniczych.
Od wniosku po rozliczenie
Badanie TNS pokazuje, że 30 proc. firm chciałoby korzystać z jeszcze bardziej kompleksowych aplikacji internetowych do zarządzania podróżami służbowymi. Taką kompleksową usługę oferuje Amadeus Corporate Travel & Expense. Jest to narzędzie „end-to-end” czyli ob - sługujące cały proces służbowych podróży od początku do końca, czyli od wystawienia wniosku delegacyjnego, poprzez rezerwację poszczególnych elementów podróży, jej rozliczenie i raporty. Pozwala mieć kontrolę nad podróżami służbowymi realizowanymi w całej firmie. Pracownik nie może rezerwować hotelu czy samo - lotu, gdy wniosek delegacyjny nie jest zatwierdzony przez przełożonego. Narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi podnoszą wydajność procesów, bo poprawiają współpracę pomiędzy działami firmy. Dzięki szablonom udostępnionym działom HR, księgowości czy kontrolingu umożliwiają planowanie rezerwacji, ale przede wszystkim raportowanie, co oszczędza czas, jednocześnie zapewniając spójność danych w całej firmie. Jest prosty w obsłudze. Wystarczy na przykład raz wpisać w system dane pracownika, aby później automatycznie się uzupełniały. Dzięki temu podróżny, ale i HR owiec czy księgowy nie musi ich też wpisywać za każdym razem, gdy chce rozliczyć podróż lub wygenerować raport. System raportowania ułatwia też proces księgowania, budżetowania i planowania wydatków w następnych latach. — Amadeus Corporate Travel & Expense znacznie usprawnia czasochłonne, standardowe procedury rozliczania delegacji po powrocie. Przedsiębiorstwa coraz częściej poszukują takich rozwiązań — sumuje Paweł Rek.