Menedżer wyrusza w świat

Podczas planowania służbowej podróży trzeba pamiętać o wielu działaniach, a pominięcie jednego z nich może skutkować przykrymi konsekwencjami. — Podczas wieloletniej współpracy z firmami spotkałam się wielokrotnie z przypadkami zapominania o wizach, paszportach, szczepieniach, pomyłkami dni, miesięcy i nazw hoteli — mówi Barbara Dziedzic, właścicielka TravelReps.

10Dlatego nawet, gdy w firmie jest oddelegowana do organizowania wyjazdów osoba, warto skorzystać z pomocy specjalistów. Można dzięki temu zoptymalizować koszty. Oszczędza się choćby czas na żmudne szukanie najlepszych połączeń lub rezerwacje hoteli. Umowa z biurem organizującym wyjazdy pozwala czasem nawet na odroczoną płatność i możliwość otrzymywania faktur zbiorczych.

— Poza tym biura podróży oferują w ramach umowy o stałej współpracy hot-line, czyli 24-godzinną pomoc w zmianach rezerwacji w razie opóźnień i w innych sytuacji wymagających natychmiastowej interwencji — dodaje Barbara Dziedzic. Nie do przecenienia jest też doradztwo i jak najlepsze dopasowanie usługi do potrzeb zleceniodawcy.

Jak oni to robią

Biura specjalizujące się w obsłudze turystycznej firm oferują zwykle wiele usług: od zakupu biletów lotniczych na tradycyjne i tanie linie, biletów kolejowych na połączenia krajowe i międzynarodowe, przez rezerwacje hotelowe, wynajem samochodów, wykup polis ubezpieczeniowych, aż po pośrednictwo wizowe.

— Takie biura działają zazwyczaj według sprawdzonych wzorów stosowanych przez największe TMC (Travel Management Companies) na świecie. Wyróżnia je kompleksowość oferty. Organizacja podróży to tylko jeden z elementów usługi, do tego dochodzi często koordynacja imprez typu MICE ( meetings, incentives, conferences, events). Wszystko łączy sposób rozliczeń i raportowania wydatków, dostosowany do potrzeb klienta tak, by można było na bieżąco kontrolować koszty — informuje Małgorzata Wróblewska, dyrektor pionu podróży korporacyjnych w serwisie eSKY.pl.

Gotowi na wszystko

Biura są przygotowane na najtrudniejsze zlecenia.

— Zdarza się, że pracujemy pod presją czasu. Wiele podróży nie można z różnych względów zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem i wtedy trzeba działać bardzo szybko, natychmiast potwierdzać różne usługi. Bywa, że podróżny jest już w drodze na lotnisko, a do nas dopiero trafia prośba o rezerwację biletu — opowiada Małgorzata Wróblewska. Kłopotliwa bywa też mnogość zmian. — Planowane z wyprzedzeniem wyjazdy często są w ostatniej chwili przekładane lub odwoływane, co powoduje konieczność zmiany rezerwacji lotniczej, a to niejednokrotnie wymusza również odwołanie wielu innych usług, przesiadki itd. Sprawia to, że pomoc firmy TMC jest tym bardziej potrzebna — dodaje dyrektor eSKY.pl.

Dla samodzielnych

Firmy, które chcą same rezerwować usługi turystyczne, mają do dyspozycji rozwiązania pośrednie, stosowane na Zachodzie tzw. self booking tools, czyli narzędzia do rezerwacji usług turystycznych.

— Na naszym rynku też są różne rozwiązania technologiczne do bezpośredniej komunikacji i rezerwacji usług lotniczych, hotelowych i ubezpieczeniowych. Pozwalają uwzględniać przyjęte przez firmę zasady, których przestrzeganie przynosi największe oszczędności. Pośrednikiem jest autoryzowany agent podróży, który gwarantuje bezpieczeństwo operacji, oszczędność czasu i optymalny wybór usług — informuje Barbara Dziedzic. Takie narzędzia oferują światowe systemy rezerwacyjne, a ich koszt jest przystępny.

Pewne udogodnienia

Również linie lotnicze doradzają, analizują wydatki podróży, oferują pomoc w rozwiązywaniu problemów. Mają też specjalne udogodnienia. Na przykład Air France i KLM gwarantują miejsce w klasie ekonomicznej Y podczas lotów długodystansowych do 24 godzin przed wylotem i podczas europejskich (w KLM), priorytetowe miejsce na liście oczekujących w wybranych klasach na długich dystansach, więcej czasu na wykup rezerwacji, możliwość zmiany nazwiska pasażera z tej samej firmy. Linie lotnicze chronią stałych klientów przed obniżeniem klasy podróży lub odmową przyjęcia na pokład. Warto też sprawdzać, gdzie można najwięcej zyskać w ramach programu lojalnościowego. Na przykład za wylatanie 25 tys. mil pasażer otrzymuje kartę Silver w programie Flying Blue upoważniającą do przewiezienia dodatkowej sztuki bagażu, a za każdą kolejną podróż otrzymuje bonus 50 proc. mil gratis. W ramach programu BluBiz Air France i KLM za loty pracowników firma otrzymuje zwrot do 10 proc. poniesionych wydatków na bilet w postaci punktów, które są wymieniane na bezpłatne przeloty. części pieniędzy, które są wymieniane na bezpłatne przeloty.