Wyobraźmy sobie, że firma potrzebuje trzech dodatkowych serwerów, które będą jej służyły przez pięć lat. Dostała od dystrybutora ofertę na 45 tys. zł za sprzęt. Ale sprawdziła też propozycję outsourcera — w modelu IaaS (infrastruktura jako usługa) na urządzenia wydawałaby 1200 zł miesięcznie, co po upływie zaplanowanego okresu ich użytkowania (60 miesięcy) dałoby 72 tys. zł.
Taka kalkulacja niesie z sobą pokusę szybkiego podjęcia decyzji. Przecież czarno na białym widać, że gdy się zainwestuje we własne maszyny, całkowity koszt posiadania będzie o prawie 40 proc. niższy. A jednak jest wiele czynników, których powyższe wyliczenie nie obejmuje, i chyba trzeba zrobić dużo rzetelniejszą analizę TCO (total cost of ownership).
Wybór z pomocą Excella
— Czy postawimy na outsourcing, czy na rozwiązanie stacjonarne, za każdym razem konsekwencje finansowe będą inne. W pierwszym przypadku musimy obliczyć, ile zapłacimy za łącze transmisyjne i obsługę kontraktu z partnerem, a także ile zaoszczędzimy przy przedłużeniu umowy i wyborze opcji „zasoby na żądanie”. W formule „zrób to sam” lista wydatków obejmuje przede wszystkim instalację serwerów, przedłużenie gwarancji, naprawy, energię elektryczną, dodatkową powierzchnię, sprzęt sieciowy, rozbudowę i utrzymanie — wylicza Jakub Bryła, kierownik produktu w GTS Poland.
Liczby to nie wszystko
Po podliczeniu tego wszystkiego wyszło, że po pięciu latach inwestycja w trzy serwery fizyczne kosztowałaby firmę 84 825 zł. Wybierając natomiast outsourcing, musiałaby wysupłać 83 712 zł. Nieco ponad tysiąc złotych różnicy na korzyść drugiego rozwiązania to raczej słaba wskazówka.
Zwłaszcza że czasem bardziej ekonomiczny scenariusz wcale nie jest najlepszy.
— Nawet jeśli analiza pokazuje takie samo TCO dla obu scenariuszy, warto przedyskutować z decydentami jednorazowy wydatek i rozłożone opłaty operacyjne. Możliwość elastycznego działania i reagowania w modelu IaaS często może być wartością trudną do przecenienia — uważa Jakub Bryła.
JAK WYGLĄDAŁY WYLICZENIA
TCO w modelu „zrób to sam”
Energia elektryczna
Należy uwzględnić moc wykorzystywaną przez trzy nowe serwery, przez systemy chłodzenia, UPS-y i dodatkowe urządzenia sieciowe (switch, router). Miesięczny koszt energii to około 100 zł na serwer. Przyjmijmy, że trzy maszyny zużyją prąd za 3600 zł rocznie.
Utrzymanie
Skoro trzyosobowy dział informatyczny obsługuje 10 serwerów, to czy dodanie trzech kolejnych (30 proc. więcej) nie obciąży nadmiernie pracowników? Trzeba wziąć pod uwagę ewentualne nadgodziny, zaniedbania innych obowiązków IT, niedogodności kadrowe, a nawet potrzebę zwiększenia zatrudnienia. Załóżmy, że na lokalnym rynku godzina pracy „na fakturę” dochodzącego administratora kosztuje 90 zł. Do każdego serwera trzeba będzie wynająć fachowca na godzinę miesięcznie. Rocznie oznacza to dodatkowy wydatek 3240 zł.
Instalacja sprzętu
Średni koszt instalacji przez dostawcę lub zewnętrznego specjalistę to 5 proc. wartości sprzętu. Jeśli cena serwerów to 45000 zł, trzeba będzie wydać na instalację 2250 zł.
Przedłużenie gwarancji
Sprzęt ma roczną, dwuletnią lub trzyletnią gwarancję. Warto ją przedłużyć, jeśli serwery będą używane przez pięć lat. Wydłużenie gwarancji to zwykle 5-10 proc. wartości sprzętu. Przyjmijmy, że zapłacimy 3375 zł.
Na podstawie symulacji GTS Poland
TCO w modelu outsourcingowym
Łącze transmisyjne
Jeśli infrastruktura kupowana w formie usługi będzie obsługiwała systemy wykorzystywane przez pracowników (wewnętrzną sieć LAN), typowe łącze internetowe może być za mało wydajne. Często warto kupić tzw. dedykowane łącze typu ethernet line do centrum danych usługodawcy. Nie ma tego problemu, gdy serwery zewnętrzne świadczą usługi do sieci globalnej (np. strona WWW, sklep internetowy). Przyjmijmy, że dwa serwery będą świadczyły usługi do sieci globalnej, a z usług trzeciego będą korzystali pracownicy siedziby głównej. Potrzebne będzie łącze ethernetowe 10 Mb/s — można je kupić (w pakiecie z innymi usługami) za 500 zł miesięcznie.
Obniżka opłat przy przedłużaniu umowy
Przy outsourcingu infrastruktury IT można liczyć na rabat za przedłużenie umowy na kolejny okres. Po dwóch czy trzech latach lojalności 10 proc. upustu może dostać nawet niewielka firma.
Zasoby na żądanie
Jeśli rozważamy outsourcing części infrastruktury w formie usługi w chmurze (wirtualny serwer), to możemy się rozliczać za zużycie zasobów IT (RAM, CPU, HDD) z dokładnością np. do godziny. Przyjmijmy, że trzy czwarte zasobów używamy stale, a resztę średnio przez miesiąc w roku. Różnicę między większymi stałymi zasobami a tymi, których używamy czasowo, możemy traktować jako oszczędność. W naszym przypadku dałoby to 14 400 zł — (¾ *14 400 +1/4*14,400*1/12 * 1,3). Ostatni czynnik (1,3) bierze się stąd, że zasoby w formule na żądanie są zwykle droższe niż w umowach na stałe opłaty. Zwykle jednostkowe ceny są o 20-30 proc. wyższe.