Otoczenie, w jakim odbywają się konferencje, wpływa na ich atmosferę. Zadowolenie uczestników, a co za tym idzie — powodzenie przedsięwzięcia — zależy między innymi od miejsca, gdzie się odbywa.
Tymczasem w podobnym tempie, jak rośnie rynek konferencji i szkoleń, rośnie też oferta miejsc, w których można je zorganizować.
Co proponują? Na jakie warunki można liczyć? Firmy stawiają przede wszystkim na miejsca, które powinny zostać zapamiętane przez uczestników spotkania.
Dlatego w ofertach usług konferencyjnych pojawiają się czasem obiekty, które w założeniu konferencyjnymi nie są: sale wystawowe, ośrodki sportowe, SPA, zabytkowe dworki, hotele. Konferencje są elementem wizerunku firmy, dlatego ważny jest standard ośrodka, sali konferencyjnej i jej zaplecza.
— Oświetlenie, klimatyzacja, możliwość zaciemnienia sali, ingerencji w układ miejsc, wyposażenie w nowoczesny sprzęt konferencyjny, którego można korzystać bez dodatkowych opłat — to absolutna podstawa. Nie do przecenienia jest jakość obsługi cateringowej i współpracy z przedstawicielami firmy oferującej sale — wyjaśnia Aneta Wereszka z Informedia Polska, organizatora konferencji.
W hotelu
Jeśli ma to być hotel, dobrze, jeśli ma ustaloną renomę, znaną markę, która daje gwarancje wysokiej jakości. Lepiej nie wybierać hotelu przed sprawdzenie jego standardu i wyposażenia.
Ważne jest także otoczenie — centrum miasta, blisko węzła komunikacyjnego, by uczestnicy spotkania nie tracili czasu na dojazdy. Jeżeli zaś odbywa się ono poza miastem, powinni móc w przyjemnych okolicznościach przyrody rozmawiać o tym, czego dowiedzieli się na konferencji i zdobywać nowe kontakty. W Warszawie konferencje organizuje się przede wszystkim w hotelach.
Na przykład Hotel Marriott oferuje gościom dwadzieścia świeżo wyremontowanych sal konferencyjnych z najnowocześniejszym wyposażeniem. Proponuje też catering.
— Organizując u nas konferencje, klienci mogą być pewni, że podczas rezerwacji, organizacji i samej imprezy będzie ich wspomagał nasz koordynator. Dzięki temu mogą mieć pewność, że wszystkie ich prośby i oczekiwania zostaną spełnione — twierdzi Renata Tylka, dyrektor sprzedaży grupowej w hotelu Warsaw Marriott.
Oferta konferencji w hotelach jest tak duża, że wiele z nich chce przyciągnąć klientów specjalnymi programami lojalnościowymi. Na przykład w Best Western Hotel Felix i Portos za zgromadzone punkty można dostać m.in. darmowe noclegi, walutowe Travel Reward Card i inne nagrody.
Kompleksowo
Najbardziej wszechstronnie do organizowania dużych spotkań biznesowych są jednak przygotowane ośrodki kongresowo-konferencyjne. Nie ma ich u na wiele. Według Bartłomieja Andrusiewicza, prezesa W.P. Hala Ludowa, absolutną podstawą w takich miejscach powinna być elastyczność i wielofunkcjonalność przestrzeni.
— Warto wybrać miejsce, które sprosta organizacji zarówno ogromnych, jak i kameralnych przedsięwzięć — często przecież podczas kongresu prowadzi się spotkania o różnym charakterze. Powinno się też oczekiwać maksymalnej uniwersalności zaplecza technicznego. Zdarza się, że prelegent ma określone oczekiwania. Profesjonalny obiekt konferencyjny powinien być na to przygotowany — mówi Bartłomiej Andrusiewicz.
Wartością dodaną takiego ośrodka może być położenie, bezpośrednie otoczenie, walory architektury i krajobrazu.
— Jeśli można zaskoczyć uczestników konferencji niezwykłą lokalizacją, z pewnością to zauważą i docenią. Przykładem może być Hala Stulecia — niemal stuletni, modernistyczny obiekt, w pełni technicznie przystosowany do oczekiwań klienta XXI wieku, wpisany na prestiżową Listę Dziedzictwa Światowego. Odbywają się tu zarówno wielkie, międzynarodowe kongresy — nawet na osiem tysięcy osób, jak i o wiele mniejsze spotkania — zachwala Bartłomiej Andrusewicz.
Dwór, pałac czy Spa
Również coraz więcej pensjonatów, ośrodków wczasowych czy SPA dostosowuje swoją ofertę do potrzeb szkoleń i konferencji. W głównej mierze polega to na wydzieleniu pomieszczenia na salę konferencyjną. To dobry pomysł, jeśli takie obiekty są wyposażonew potrzebny sprzęt konferencyjny. No i jeżeli ich personel jest dostępny również po godzinie 16.
Mniejsze ośrodki wykorzystuje się raczej na szkolenia, imprezy integracyjne, spotkania grup projektowych itp. Dobrze byłoby wtedy nie natknąć się na pracowników innej firmy, która wynajęła część obiektu, lub na grupę wczasowiczów. Modne stają się zabytkowe pałace. Oczywiście, im bliżej miasta, tym lepiej. Konferencje można urządzić np. w pałacu w podwarszawskich Otrębusach.
Przyciąga m.in. stylowi wnętrzami, ogrodem i dobrą kuchnią. Z kolei w Krześlicach pod Poznaniem, gdzie sale mieszczą 20-100 osób, po konferencji można skorzystać z kortów tenisowych, sauny, przejażdżki bryczką czy połowić ryby w przypałacowym stawie. Bez względu na rodzaj obiektu najważniejsze, by nie zapomnieć, iż o dobrze sporządzonej umowie.
Warto w niej precyzyjnie określić zakres i rodzaj usług, ceny, tryb i formę zaliczki oraz ewentualnych dopłat, zakres odpowiedzialności ośrodka, wielkość kar umownych za niewywiązanie się obu stron z ustaleń.