Można jeździć mądrzej i taniej

  • Dorota Czerwińska
opublikowano: 12-05-2014, 00:00

Wideo- lub telekonferencje nie zastąpią osobistego spotkania. Jak dotrzeć na nie sprawniej i taniej?

Koszt zbudowania polityki podróżowania jest niewielki, a korzyści, czyli oszczędności, duże. Ale rzeczywistość zmienia się szybko, zwłaszcza ta wirtualna. Internet daje wiele narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi.

— Dzięki wdrożeniu systemów do samodzielnej rezerwacji i wprowadzeniu do nich polityki podróżnej firmy oszczędzają. Polityka ta uwzględnia również umowy z oferentami usług turystycznych, np. liniami lotniczymi, hotelami, które proponują firmom specjalne ceny lub zniżki, a jeśli pracownik chce skorzystać z usługi nie uwzględnionej w zasadach wyboru oferty, to musi uzasadnić to odstępstwo, zaś przełożony może takiego wyjazdu nie zatwierdzić. Systemy ułatwiają pracę osobom odpowiadającym za organizowanie podróży w firmach i pełnią funkcję nie tylko informacyjną, ale i kontrolną— mówi Barbara Dziedzic, prezes TravelReps, autorka poradnika „Podróże służbowe — jak oszczędnie podróżować w kryzysie”.

Takie rozwiązania internetowe to np. Amadeus e-Travel Management (dla korporacji i instytucji publicznych), Amadeus Power Corporate (dla mniejszych firm) czy Tripgate firmy Travelport.

Działanie intuicyjne

Według Pawła Reka, dyrektora generalnego Amadeus Polska i dyrektora regionalnego na Europę Środkową, coraz więcej firm interesuje się informatycznymi narzędziami do zarządzania podróżami służbowymi. Mogą dzięki nim kontrolować wszystkie etapy takich wyjazdów — od wyboru dostawcy usługi przez realizację wyjazdu po rozliczenia. Zarządom zależy na kontroli wydatków, dlatego liczy się też możliwość monitorowania kosztów wyjazdów biznesowych.

— Korzystaniu z narzędzi internetowych sprzyja też to, że są funkcjonalne i łatwe w obsłudze, niemal intuicyjne — dodaje Paweł Rek. Pomagają również tworzyć wielowymiarowe raportowanie, które pozwala rozliczać wyjazdy i śledzić oszczędności, pomagając w podejmowaniu decyzji o korektach firmowej polityki podróży.

— Istotne dla zarządów jest również bezpieczeństwo pracowników podczas podróży. Dlatego szuka się narzędzi do śledzenia rezerwacji i raportowania w czasie rzeczywistym — informuje Paweł Rek.

Biura jednak niezbędne

Narzędzia do zarządzania podróżami wciąż są rozwijane.

— Kolejnym krokiem będzie zapewne oferta ubezpieczeniowa podróży, a w dalszej kolejności możliwość rezerwacji biletów kolejowych w Polsce — przewiduje Paweł Rek. Zarządzać podróżami służbowymi można też przy pomocy smartfonów. Specjalne aplikacje umożliwiają zaplanowanie wyjazdu, w tym rezerwację i zakup biletów lotniczych zgodnie z firmową polityką podróży. Niektóre udostępniają rozkłady zarezerwowanych przelotów. Mimo rozwoju narzędzi do samodzielnych rezerwacji nadal ważną rolę doradczą spełniają biura podróży. Pomagają nie tylko wprowadzić system informatyczny, ale także w ostatecznym wystawieniu biletów czy rezerwacji na skomplikowane trasy.

— Nieoceniona rola biura polega także na pomocy pasażerom w razie nieprzewidzianych zmian w podróży i sytuacjach awaryjnych. Poza tym biura oprócz fakturowania tworzą również raporty dla firmy, dzięki którym mogą one na bieżąco śledzić wydatki w podziale np. na klasy rezerwacyjne, tzw. centra kosztowe i stopień wykorzystania specjalnych firmowych zniżek — przekonuje Barbara Dziedzic.

Przez internet
W 2013 r. w Polsce liczba rezerwacji przy użyciu narzędzi ATM osiągnęła 21 858, czyli o 65 proc. więcej niż w 2012 r. Najbardziej wzrosły rezerwacje samochodów — o 130 proc. i miejsc w hotelach — o 100 proc. Korzystanie z narzędzi do samodzielnej rezerwacji pozwala zaoszczędzić średnio 25,6 proc. na opłacie agencyjnej i kolejne 9,1 proc. na cenie biletu lotniczego.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Czerwińska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu