Właściciele biurowców są coraz bardziej skłonni do negocjacji
Renegocjacja umowy, przeniesienie do tańszej lokalizacji, podnajem powierzchni… Zaoszczędzić można w wiele sposobów.
Najemcy biur szukają możliwości obniżenia kosztów, a wynajmujący są coraz bardziej elastyczni. Wobec gospodarczych turbulencji wolą obniżyć cenę wynajmu, niż stracić najemcę. Umowy zawierane na etapie dziury w ziemi, wynajem dla wybranych, kolejki do wybranych lokalizacji — to już przeszłość.
— Szukanie oszczędności to w ostatnich miesiącach jedno z głównych zajęć wielu menedżerów. Wydatki stałe firm, związane z wynajmem biur, poddaje się dokładnej analizie — mówi Artur Cieciera, dyrektor projektu Libra Business Centre w firmie Mermaid Properties.
Do tej sytuacji dostosowują się właściciele biurowców. I coraz chętniej przyjmują propozycje negocjacji. W grę może wchodzić zarówno obniżka miesięcznego czynszu, jak i inne zachęty, m.in. kilkumiesięczne zwolnienie z opłat lub wykończenie powierzchni biurowej przez właściciela obiektu.
— Największe pole do negocjacji, poza czynszem i opłatami eksploatacyjnymi, jest związane z takimi elementami umowy najmu, jak: wszelkiego rodzaju zabezpieczenia, sposoby i terminy płatności, rozliczenia walutowe itd. — podpowiada Piotr Bojar, menedżer w dziale usług doradczych PricewaterhouseCoopers.
Ale nie wszyscy mogą liczyć na takie same rabaty. O negocjacje łatwiej m.in. na wczesnym etapie realizacji biurowca, a także podczas podpisywania długoterminowej umowy. Liczy się też wielkość wynajmowanej powierzchni — im większa, tym bardziej można liczyć na upust. Łatwiej też o obniżki przy przedłużaniu wieloletniej umowy. Często proponują to sami właściciele biurowców.
— Wynajmujący są dziś bardziej elastyczni w negocjowaniu stawek, bo boją się odejścia najemcy do innego obiektu — wyjaśnia Jakub Sylwestrowicz, ekspert firmy Jones Lang LaSalle, pracujący w dziale reprezentującym najemców.
Jego zdaniem najłatwiej może zredukować koszty firma, której kończy się umowa najmu. Jej przedłużenie można połączyć z renegocjowaniem wysokości czynszu. A będzie to skuteczniejsze, jeśli w rozmowach firmę wesprze profesjonalny doradca.
— Firmy, które chcą zaoszczędzić na wydatkach z tytułu najmu, powinny korzystać z profesjonalnych doradców. Są oni w stanie dostarczyć najemcy wiele cennych argumentów do negocjacji. Dzięki temu zostaną wykorzystane wszystkie możliwości obniżenia kosztów, a ich skala będzie możliwie największa — potwierdza Piotr Bojar.
Ucieczka na obrzeża
Wielu najemców przeprowadza się do tańszej lokalizacji. Niektórzy zaś odnajmują część zajmowanej powierzchni.
— Firmy, które mają biura w centrum Warszawy, coraz częściej rozważają przeniesienie się na obrzeża miasta. Poza tym na rynku pojawiło się sporo ofert podnajmu powierzchni biurowej — potwierdza Jakub Sylwestrowicz.
Według niego, można przy tym trafić na okazję i wynająć atrakcyjną powierzchnię za niską stawkę.
— Niestety, w przypadku firm, które mają długoterminowe umowy najmu, w grę wchodzi tylko szukanie podnajemcy na nadwyżkę powierzchni — dodaje ekspert z Jones Lang LaSalle.
Inny sposób na redukcję kosztów biura?
— Może to być wybór lepszej technologicznie infrastruktury w nowym budynku. Ważne jest też zoptymalizowanie powierzchni, jaka przypada na jednego pracownika, i udostępnienie dodatkowych miejsc, takich jak archiwa, powierzchnia serwisowa i show room. Liczy się też elastyczność podziału pomieszczeń i udostępnienie powierzchni wspólnych, np. sal konferencyjnych — wylicza Rudolf Grossmayer, członek zarządu w realizowanej w stolicy biurowej inwestycji Poleczki Business Park.
Także Piotr Bojar wskazuje, że jednym ze sposobów obniżenia kosztów jest lepsze wykorzystanie powierzchni.
— Chodzi o doprowadzenie do tego, by pracownicy byli efektywniej rozlokowani, np. w powierzchniach typu open space. W wyniku takich działań można wydzielić część powierzchni i ją np. podnająć, zyskując dodatkowy przychód — mówi specjalista z PwC.
Ale zauważa, że w wielu budynkach biurowych nie da się uzyskać znaczących oszczędności na kosztach eksploatacyjnych.
— W takiej sytuacji powinniśmy zwrócić uwagę na oszczędności bezpośrednie, np. energii elektrycznej i innych mediów, co oczywiście nie wyklucza przeglądu poszczególnych wydatków i porównania ich z realnymi kosztami eksploatacyjnymi — wskazuje Piotr Bojar.
Drożej niż rok temu
Zdaniem Andrzeja Brochockiego, współwłaściciela Kancelarii Brochocki Nieruchomości, powodem szukania tańszych lokalizacji jest także kurs euro.
— W przypadku nieruchomości komercyjnych normą jest przeliczanie stawek czynszu na euro. Obecna sytuacja doprowadziła więc do niekomfortowej sytuacji, gdy firmy wynajmujące duże powierzchnie biurowe muszą płacić nawet o kilkadziesiąt procent więcej niż przed rokiem. Nie wszyscy są w stanie znieść tak znaczne i nieoczekiwane wahania cenowe i szukają alternatywnych rozwiązań. Jednym z nich jest przenoszenie biur ze ścisłego centrum miasta do dalszych dzielnic — podkreśla Andrzej Brochocki.
Jego zdaniem, coraz większym powodzeniem w stolicy cieszą się Mokotów i Służewiec Przemysłowy. Biurowce nie ustępują tam jakością tym z centrum, ale ich właściciele oferują niższy czynsz. Poza tym infrastruktura w okolicy stale się poprawia, więc dojazd nawet z dalszych dzielnic nie jest zbytnim problemem.
Szukając oszczędności, firmy coraz częściej przenoszą się także do innych miast. Na przykład z Warszawy do Łodzi, gdzie jest znacznie taniej.
— Atrakcyjne ceny powierzchni biurowych połączone z możliwością płacenia przez pracodawcę niższych pensji dobrze wykształconym pracownikom może w krótkim czasie dać firmie nawet do kilkudziesięciu procent oszczędności — twierdzi Anna Rajchert wicedyrektor regionu łódzkiego w Mermaid Properties.
okiem EKsperta
Jarosław Zagórski
dyrektor w firmie Ghelamco Poland
Najemcy zmniejszają koszty najmu, renegocjując umowy lub podnajmując powierzchnie biurowe. Pierwszy sposób stosują głównie firmy, które wynajmują duże powierzchnie i kończą się im umowy. W najbardziej gorącym okresie i w najlepszych lokalizacjach stawki najmu wynosiły ponad 30 euro za mkw. miesięcznie. Teraz kształtują się na poziomie 23-25 euro za mkw. Łatwo policzyć, że firmy, którym uda się zmienić warunki najmu, odczują wyraźną korzyść finansową. Przedsiębiorstwa decydują się także na podnajem nadwyżki metrażu, który uprzednio wynajęły. Ich oferta spotyka się z zainteresowaniem mniejszych firm, szukających niedużych powierzchni w dobrych lokalizacjach za konkurencyjną cenę. Podnajem otwiera nowe możliwości przed firmami, które jeszcze niedawno nie mogłyby sobie pozwolić na wynajem powierzchni w nowoczesnych, dobrze usytuowanych budynkach biurowych.