Z zeszłorocznego raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” wynika, że rodzimy biznes zużywa miesięcznie ponad 11 mln ryz papieru A4, czyli 650 kartek na pracownika. Wszystko byłoby w porządku, gdyby każda zadrukowana karta była potrzebna. Okazuje się jednak, że jeden dokument jest powielany w firmach aż 19 razy, choć na ogół nie potrzeba tak dużej liczby kopii. A każda zmarnowana kopia to koszt papieru, druku, tuszu, eksploatacja maszyny — zwykła strata pieniędzy.
— Większość użytkowników nie ma pojęcia, ile wydają na druk w miesiącu, kwartale czy roku. Tymczasem rocznie można zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika. Sekretem są stała i dokładna analiza oraz monitoring kosztów druku i powstawania dokumentów — mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus, specjalizującej się w dostarczaniu profesjonalnych systemów do zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów.
Rozpoznanie problemu
Aby rozpocząć redukcję lub optymalizację kosztów druku w firmie, trzeba wiedzieć, jaki procent wydatków pochłania druk. — Audyt ocenia, czy przedsiębiorstwo używa odpowiedniego sprzętu, czy ma potrzebneusługi, czy zastosowane systemy wspierają produkcję dokumentów, czy forma finansowania nie obciąża budżetu oraz cash flow firmy. Dopiero taka wiedza daje możliwość dopasowania odpowiednich rozwiązań, a tych jest wiele — twierdzi Michał Czeredys.
NIEŚWIADOMOŚĆ KOSZTUJE: Zdecydowana większość użytkowników nie zdaje sobie sprawy z tego jakie ponosi koszty druku — twierdzi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus. [FOT. WM]
Dobry sprzęt to podstawa
Wiele firm, szukając oszczędności, decyduje się na zakup taniego sprzętu drukującego. Ale to nie cena powinna być najważniejsza przy wyborze drukarki, lecz koszt jej eksploatacji. — Jeszcze dziesięć lat temu klienci na ogół kupowali tańszy sprzęt, który zwykle okazywał się drogi w eksploatacji, bo był wykonany z gorszych materiałów, przez co częściej się psuł, a poza tym nie miał tak pożytecznych funkcji jak automatyczny druk dwustronny czy uśpienie urządzenia. Dziś firmy biorą pod uwagę głównie TCO, czyli całkowite koszty druku, obejmujące m.in. materiały eksploatacyjne, rachunki za prąd i serwis — zaznacza Maki Nagao, menedżer produktu w Kyocera Document Solutions. Wystarczy zainwestować w lepszy sprzęt i patrzeć, jak maleją rachunki za druk. Tak zrobiła m.in. firma Apart, właściciel jednej z największych sieci salonów jubilerskich w Polsce. Spółka, chcąc zapewnićłączność między swoimi sklepami, wybrała wielofunkcyjne urządzenie laserowe (MFP) marki Kyocera, służące zarówno do drukowania, jak i do kopiowania, faksowania i skanowania. Jedno urządzenie zastąpiło kilka maszyn, co pozwoliło zredukować koszty utrzymania całej infrastruktury, a przy okazji lepiej zagospodarować przestrzeń w salonach. To nie koniec oszczędności. — Możliwość skanowania dokumentów i przesyłania ich pocztą elektroniczną przekłada się na obniżenie liczby faksów, co daje oszczędności — podkreśla Marcin Buciora, dyrektor ds. informatyki w firmie Apart.
Elektroniczne archiwum
Urządzenia wielofunkcyjne zespolone z platformami technologicznymi przedsiębiorstw mogą się także stać punktem wyjścia informacji do systemów obsługujących klientów. Dokumenty są skanowane i indeksowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści i automatyczne nadawanie im dalszego biegu zależnie od znalezionych słów kluczowych. Papierowe materiały firmowe, korespondencję, zapisuje się na zewnętrznym lub wewnętrznym dysku, a zawarte w nich dane dystrybuuje i archiwizuje w formie elektronicznej. Systemem umożliwiającym takie działania jest Vario.OneOffice firmy Docusoft. Używa go m.in. Wojewódzki Szpital Neuropsychiatryczny im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu. — Po wprowadzeniu systemu w znacznym stopniu usprawniono kontrolę obiegu dokumentów w instytucji, a szybkie odszukiwanie i dostęp do korespondencji znacząco ogranicza nakład pracy — twierdzi Andrzej Nycz, prezes DocuSoft.
Druk pod kontrolą
Niestety nawet najlepszy sprzęt nie pomoże, jeśli pracownicy nie zaczną oszczędzać. Nic tak do tego nie motywuje jak kontrola. — Większa dyscyplina i odpowiedzialność zatrudnionych
Koszty wydruku i oszczędności
w gr za stronę formatu A4
OSZCZĘDNOŚĆKOSZT
Koszty druku, a elektroniczny system obiegu dokumentów
10-40
proc.
O tyle można zredukować koszty druku w dużym przedsiębiorstwie po przejściu na dzierżawę druku. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw oszczędności sięgają około 30 proc. (szacunki Arcusa).
przychodzi wraz ze świadomością, że wydruki są raportowane — podkreśla Michał Czeredys. Warto więc nadać pracownikom uprawnienia w zakresie druku. Chodzić może zarówno o odgórne określenie limitu drukowanych stron na osobę, jak i o zarządzanie dostępem do funkcji druku kolorowego lub jednostronnego. — Dodatkowo system oferowany w ramach Arcus Kyocera MDS pozwala, poza kontrolą kosztów wydruku i rodzaju produkowanych dokumentów, między innymi na: wymuszanie druku dwustronnego, przekierowanie plików powyżej określonej liczby stron na urządzenia tańsze w eksploatacji, wymuszenie tańszego wydruku monochromatycznego dla materiałów drukowanych np. z internetu — wymienia Michał Czeredys.
Pomoc z zewnątrz
Na korzystanie z profesjonalnego sprzętu mogą sobie pozwolićzarówno duże firmy, jak i małe i średnie przedsiębiorstwa. Istnieje bowiem możliwość wydzierżawienia urządzeń, co jest korzystne dla firm z mniejszym budżetem na IT. Ponadto w niewielkich przedsiębiorstwach często brakuje ludzi z odpowiednimi kompetencjami technologicznymi, którzy czuwaliby nad prawidłową pracą urządzeń i byliby w stanie usunąć usterkę. Ten problem znika, gdy firma zdecyduje się na outsourcing druku. W zakres takiej usługi wchodzą: zarządzanie parkiem urządzeń, kosztem druku, efektywnością procesów obiegu informacji drukowanej i bezpieczeństwem informacji. Na outsourcing druku zdecydowała się kilkunastoosobowa spółka Mericon, specjalizująca się w audycie i outsourcingu kadrowo-płacowym. — Obawialiśmy się przestojów wynikających z awarii maszyn. Postanowiliśmy więc
Źródło: „Drukarki monochromatyczne” magazyn „Chip” 12/2012
ZASIĘG ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI: Elektroniczny system obiegu dokumentów EDI (electronic data interchange) stosuje 62 proc. przedsiębiorstw zatrudniających ponad 150 osób, ale obejmuje on wybrane kategorie dokumentów, przede wszystkim finansowe – wynika z badań KPMG. Jedynie w co piątej instytucji większość dokumentów ma również formę cyfrową, a tylko w 7 proc. z nich digitalizuje się też materiały biurowe.
11
mln
Xerox Phaser 3320
Tyle ryz papieru formatu A4 zużywają miesięcznie polskie firmy (wynika z raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”).
OKI B431DN
12-18
miesięcy
Po takim czasie zwraca się inwestycja we wdrożenie systemu kontroli wydruku, czy elektronicznego obiegu dokumentów. Po tym czasie firma zarabia na redukcji kosztów druku.
2 gr 17 gr 15 gr
Epson Aculaser M1400
19
oprzeć się na zewnętrznym partnerze. Zniknęła potrzeba angażowania naszych pracowników w obsługę urządzeń i całej infrastruktury służącej do druku. Ważne, zwłaszcza dla dyrektora finansowego, jest też korzystanie wyłącznie z bieżących pieniędzy bez konieczności dokonywania kosztownych inwestycji w sprzęt — wyjaśnia Adam Kubiak, dyrektor ds. administracji Mericonu. Z wyliczeń firmy Arcus wynika, że inwestycja obejmująca wprowadzenie na przykład kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się po 12-18 miesiącach, jeśli nie wcześniej. Przy korzystaniu z usług firmy zewnętrznej oszczędności większych spółek wynoszą od 10 do 40 proc., a mniejszych od 10 do 30 proc.
Partner serwisu:
Samsung ML-2165
Tyle razy jest średnio powielany jeden dokument w firmie (dane IDC)
www.kosztydruku.pl
DOWIEDZ SIĘ JAK DRUKOWAĆ DO 5 RAZY TANIEJ…TNIJ KOSZTY DRUKOWANIA I KOPIOWANIA