Administrowanie flotą samochodową, bardzo rozpowszechnione na Zachodzie, od kilku lat zdobywa popularność także w naszym kraju.
Umowa o zarządzanie flotą samochodową jest zbliżona do umowy najmu i leasingu. Firma outsourcingowa nabywa samochody od producenta i w zamian za określoną opłatę udostępnia je przedsiębiorcy, który z nich korzysta.
— Zakres naszych usług jest bardzo szeroki. Obejmuje m.in. przechowywanie i zarządzanie dokumentacją, ubezpieczenie aut i bieżącą obsługę techniczną pojazdów, rejestrację, dokonywanie regularnych przeglądów, napraw itp. — mówi Michał Gomowski, prezes Arval Service Lease Polska.
W przypadku firm wykorzystujących do bieżącej działalności kilkadziesiąt czy nawet kilkaset samochodów wymaga to zatrudnienia zespołu wykwalifikowanych pracowników.
— Czasami trudno firmie dysponującej choćby kilkudziesięcioma samochodami przeanalizować, dlaczego w jednym bądź kilku z nich np. klocki i tarcze hamulcowe trzeba wymieniać dwa razy w miesiącu. Potrzebne jest do tego nie tylko specjalistyczne oprogramowanie, ale również olbrzymia wiedza i doświadczenie ludzi zarządzających flotą. W naszym centrum technicznym mamy takich ludzi. Ich praca pozwala na oszczędności kosztów sięgające 25-40 proc. — wyjaśnia Joergen Hansen, prezes Prime Car Management.
Firma będąca właścicielem samochodów ma szansę na uzyskanie rabatów np. u ubezpieczycieli i w serwisie.
— Przede wszystkim zapewnia jednak jakość i szybkość obsługi, a to również źródło dużych oszczędności — dodaje Joergen Hansen.
Co więcej, podczas gdy naprawiane auto stoi w warsztacie, firma oddaje do dyspozycji wynajmującemu inny pojazd. W ten sposób przedsiębiorca ma do dyspozycji stale taką samą liczbę samochodów i nie ponosi strat związanych z wyłączeniem z eksploatacji części floty.
Taka forma korzystania z parku samochodowego łączy w sobie najkorzystniejsze z punktu widzenia klienta elementy leasingu z zewnętrznym administrowaniem flotą. Jednak w przeciwieństwie do leasingu, samochody nie przechodzą po zakończeniu umowy na własność najemcy. Nadal są własnością firmy outsourcingowej. Umowę zawiera się na minimum rok, a najczęściej na 24-36 miesięcy.
— Tyle wynosi bowiem okres eksploatacyjny samochodów osobowych, w czasie którego pojazd utrzymuje dobry stan techniczny i nie wymaga większych nakładów na naprawy. Po 2-3 latach utrzymywanie takiego samochodu staje się dużo mniej opłacalne — mówi Michał Gomowski.
To właśnie bardziej przemawia za ofertą firm zarządzających autami, niż za leasingiem. Pozbycie się wyeksploatowanych maszyn przez leasingobiorcę często naraża go na koszty.
Opłata, jaką płaci się miesięcznie przy korzystaniu z car fleet managementu jest mniejsza niż w przypadku leasingu dlatego, że jej wysokość nie jest związana z wartością auta.
— Negocjujemy z producentem cenę, po jakiej kupujemy samochody, co daje pewne oszczędności. Od ceny zakupu odejmujemy też wartość auta po zakończeniu umowy. Pozostała kwota stanowi podstawę do skalkulowania wysokości opłaty, jaką pobiera firma zarządzająca flotą samochodową —tłumaczy Michał Gomowski.
Na wysokość opłaty wpływają: okres trwania umowy, marka auta, jego wyposażenie oraz ilość wynajmowanych pojazdów i ich przebieg (w umowie z góry ustala się liczbę kilometrów ).
— Klient zauważa wyraźne oszczędności biorąc w użytkowanie co najmniej 20 aut, jednak zdarza się, że podpisujemy umowy, których przedmiotem jest tylko kilka pojazdów — mówi Michał Gomowski.
Przedsiębiorca korzystający z zewnętrznego zarządzania flotą ma również możliwość korzystania z kart paliwowych. Dzięki temu może taniej kupować paliwo, a ponieważ rozliczeń za zużytą benzynę z zarządzającym flotą dokonuje się z dołu w okresach miesięcznych, pojawia się kolejna okazja do zmiejszenia kosztów obsługi parku samochodowego.
Okiem eksperta
Prawo traktuje opłaty za zewnętrzne zarządzanie flotą samochodową jak zapłatę za zwykłą usługę. Ponieważ użytkownik samochodów nie ma do nich tytułu prawnego, całość wynagrodzenia, jakie pobiera firma outsourcingowa, jest dla niego kosztem uzyskania przychodu. Naliczony od tej opłaty, 22-proc. VAT można odliczyć na zwyczajnych zasadach.
Robert Krasnodębski radca prawny z kancelarii prawnej Weil Gotshal & Manges