Podobnie jak w poprzednich edycjach funduszy przedakcesyjnych Phare i tym razem przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka programów dotujących korzystanie z usług doradczych. Ich tematyka może być bardzo różna — począwszy od ogólnej strategii rozwoju firmy, po zarządzanie jakością czy też wdrażanie nowoczesnych technologii. Przedsiębiorcy chcący skorzystać z możliwości, jakie dają programy doradcze, powinni jednak pamiętać, że dotowane usługi mogą być świadczone wyłącznie przez doradców akredytowanych przy Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).
Wybór wykonawcy
Lista firm uprawnionych do świadczenia dotowanych usług doradczych znajduje się na stronie internetowej PARP. Akredytowani doracy zostali podzieleni według zakresu świadczonych usług. Umowę z usługodawcą należy podpisać jeszcze przed złożeniem wniosku o dotację — stanowi ona jeden z załączników. Gdy wartość umowy z jednym usługodawcą przewiduje współfinansowanie ze środków Phare w kwocie większej niż 5 tys. euro, obowiązują szczególne zasady wyboru akredytowanego wykonawcy. Wnioskodawca musi wówczas przeprowadzić porównanie co najmniej trzech ofert od potencjalnych kwalifikowanych wykonawców oraz załączyć je do wniosku wraz z uzasadnieniem wyboru jednej z nich. Nie musi to być oferta najtańsza, ale gwarantująca najlepszy stosunek jakości do kosztów.
Brak ofert
W przypadku bardzo specjalistycznych usług doradczych może się zdarzyć, że wnioskodawcy nie uda się znaleźć trzech oferentów. Wówczas jest zobowiązany do przedstawienia co najmniej trzech pisemnych odpowiedzi odmownych na zapytania ofertowe skierowane do kwalifikowanych wykonawców oraz uzasadnienia wyboru wraz z dokumentami potwierdzającymi niezbicie fakt, że wybrany kwalifikowany wykonawca usług jest jedynym zdolnym do świadczenia tego typu specyficznych usług. W takim przypadku może nawet nie posiadać akredytacji PARP.
Konflikt interesów
Wybierając wykonawcę usług doradczych, należy zwrócić szczególną uwagę na relacje łączące go z firmą wnioskodawcy. PARP może zanegować wybór usługodawcy, jeśli okaże się, że bezstronne i obiektywne realizowanie zadań przez którąkolwiek ze stron jest niemożliwe ze względu na powiązania osobowe czy kapitałowe. Sytuacja taka określana jest jako konflikt interesów i jeśli zostanie wykryta podczas oceny wniosku, skutkuje jego odrzuceniem. Może się też zdarzyć, że na istnienie konfliktu interesów zwróci uwagę dopiero osoba monitorująca realizację projektu — wówczas, w zależności od tego, czy nastąpi to przed, czy po wypłaceniu dotacji — wypłata zostanie wstrzymana bądź też przedsiębiorca będzie zobowiązany zwrócić otrzymane środki.
Uwaga na nieuczciwych
Przedsiębiorcy wybierający akredytowanego wykonawcę powinni zadbać przede wszystkim o to, by — poza wszystkimi dodatkowymi warunkami — przyjęta oferta była dla nich jak najbardziej atrakcyjna. W przeszłości zdarzały się przypadki zawyżania cen usług w zamian za pomoc w uzyskaniu dotacji czy też sugerowania, że firma jest jedynym doradcą uprawnionym do świadczenia dotowanych usług. Tymczasem założeniem dotacji jest obniżenie rynkowego kosztu usługi. Celem jest zachęcenie przedsiębiorców do korzystania z doradztwa, na które bez wsparcia unijnego nie mogliby sobie pozwolić. Aby ukrócić nieuczciwe praktyki niektórych usługodawców, w programach doradczych finansowanych z funduszy strukturalnych wprowadzono zasadę wyboru wykonawcy dopiero po złożeniu wniosku. Na jednej z podstron PARP stworzona została giełda ofert, dzięki której przedsiębiorca ma ułatwiony wybór dostawców.