Należności pod kontrolą

Monitoring należności polega na nadzorowaniu płatności za produkty, towary i usługi świadczone przez firmę.

— Jego celem jest zapewnienie regularności spłat należności, zdyscyplinowanie kontrahentów do przestrzegania wyznaczonych terminów oraz niedopuszczanie do opóźnień w płatnościach. Ta usługa to połączenie nadzoru nad spływem należności, wywiadu gospodarczego i elementów windykacji polubownej w sposób, który nie narusza relacji firmy z partnerami — wyjaśnia Danuta Czapeczko, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu w Pragma Inkaso.

Najczęściej korzystają z niej przedsiębiorcy, którzy mają wielu rozproszonych odbiorców lub często zdarzają się im sytuacje, kiedy klienci przez roztargnienie lub zaniedbanie nie płacą na czas i należy im o tym przypominać. Monitoring należności można wykonywać samemu lub zlecić profesjonalnej firmie, która zadba o bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorstwa.

W rękach profesjonalistów

Zlecenie odzyskania długu wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej zwalnia przedsiębiorcę z niemiłego obowiązku upomnienia się o zapłatę. To właśnie najczęstsza przeszkoda, która wstrzymuje właścicieli firm przed monitorowaniem należności. Według nich, upominanie się o zapłatę może zepsuć relację biznesową z partnerem. Przy współpracy z firmą windykacyjną ten ciężar bierze na siebie windykator.

— Jeśli zadłużenie wynika jedynie z chwilowych problemów finansowych, po spłacie wierzytelności z łatwością będzie można wrócić do dawnych pozytywnych relacji i intratnej współpracy, gdyż ciężar negatywnej energii związanej z negocjacjami finansów będzie spoczywał wyłącznie na firmie windykacyjnej i pracujących w niej windykatorach, a nie na wierzycielu — mówi Piotr Kaźmierczak, dyrektor ds. rozwoju w firmie windykacyjnej Euleo.

Ponadto specjaliści w firmach windykacyjnych mieli do czynienia z wieloma typami dłużników i różnymi sprawami windykacji. Wiedzą, jak postępować w konkretnych sytuacjach, co się przekłada na większą skuteczność odzyskiwania należności.

— Zależnie od wariantu współpracy czuwamy nad spływem płatności zgodnie z terminami określonymi w fakturach, stosujemy łagodne elementy windykacji polubownej w przypadku opóźnień, sporządzamy raporty pomagające ocenić stopień ryzyka związanego z należnościami. W przypadku pojawienia się możliwości zadłużenie kontrahenta, przygotowujemy sprawę do postępowania windykacyjnego — wyjaśnia Dariusz Czech, dyrektor generalny spółki Cash Flow, oferującej usługę monitorowania należności.

Bez zwłoki

Nigdy nie ma 100-proc. pewności, że firma windykacyjna odzyska dług. O wyniku sprawy najczęściej decyduje czas, jaki upłynął od terminu zapłaty. Im szybciej wierzytelność zostanie przekazana firmie windykacyjnej, tym większe szansę na zakończenie sprawy sukcesem. Przy wierzytelnościach nie starszych niż 30 dni efektywność jest bardzo wysoka, w niektórych przypadkach nawet bliska 100 proc. Każdy dzień zwłoki przy odzyskiwaniu długu działa na korzyść dłużnika.

— Gdy dłużnikowi zezwala się na opóźnienie spłaty, ma czas, by podjąć działania, które pozwolą mu uniknąć opłaty nawet w całości. W skrajnych sytuacjach można mówić o ukryciu majątku przez dłużnika lub o likwidacji firmy — ostrzega Paweł Starczak, kierownik zespołu doradców Hilton-Baird Financial Solutions.

Zapłata za sukces

Koszt ponoszony przez wierzycieli zlecających czynnościwindykacyjne mieści się w przedziale od kilku do kilkudziesięciu procent odzyskanej kwoty. Zwykle pobiera się prowizję dopiero od kwot odzyskanych dla wierzyciela. Rzadko spotyka się firmy windykacyjne, które pobierają opłatę wstępną.

— Pobieranie opłaty jedynie od sukcesu skutkuje tym, że firmie windykacyjnej szczególnie zależy na jego osiągnięciu — zaznacza Paweł Starczak.

Wysokość prowizji zależy od tego, jak bardzo przeterminowana jest należność i od wysokości odzyskanego kapitału. Klient zapłaci więcej, jeśli wierzytelność jest długo po terminie płatności i gdy firmie uda się odzyskać kapitał wraz z odsetkami. Mniej, gdy odzyskany zostanie tylko kapitał lub jego część. Niezależnie jednak od tego, na którą firmę windykacyjną zdecyduje się przedsiębiorca, zawsze będzie to dla niego korzystne finansowo. Lepiej bowiem ponieść koszt weryfikacji kontrahentów, narzędzi prewencyjnych lub windykacji, niż borykać się z nierzetelnymi klientami i narażać przedsiębiorstwo na utratę płynności finansowej, a w najgorszym wypadku na całkowitą niewypłacalność.

Na własną rękę
Aż 81 proc. właścicieli i zarządzających małymi i średnimi firmami, ankietowanych przez Bibby MSP Index, przyznaje, że regularnie wysyła maile, SMS-y, a także stosuje ponaglenia telefoniczne. Blisko 50 proc. badanych potwierdza, że decyduje się na wstrzymywanie dostaw wobec niepłacących kontrahentów. Coraz większą popularność zyskują środki prewencyjne, takie jak regularne potwierdzanie sald (43 proc. firm), podpisane protokoły odbioru (40 proc. firm) i upewnianie się, czy osoba odbierająca fakturę jest do tego uprawniona (31 proc. badanych). Jednocześnie ponad 1/3 przedsiębiorców monitoruje na bieżąco wypłacalność klientów.