Główny powód integracji — podawany przez szefów pionów biznesowych i IT — to szybszy dostęp do informacji i krótszy czas reakcji biznesowej.
Integracja infrastruktury teleinformatycznej w przedsiębiorstwie jest nieuchronną konsekwencją powszechnej informatyzacji biznesu. W dzisiejszych firmach większość procesów zarówno marketingowych, ofertowych, decyzyjnych, jak i sprzedażowych oraz posprzedażowych zachodzi już przy znaczącym udziale specjalizowanych systemów informatycznych, sieci korporacyjnych, internetu, baz danych itp.
— Komunikacja głosowa to ważny element tych procesów. Jest więc całkowicie naturalne, że dążymy do unifikacji mediów i środków, które są kluczowe w naszym sukcesie biznesowym — podkreśla Jacek Tomaszewski, koordynator projektu VoIP Telepin w firmie Elterix.
Wśród głównych czynników, które decydują o podjęciu procesu integracyjnego, można wymienić: obniżenie kosztów funkcjonowania systemów, możliwość przeniesienia niektórych funkcjonalności z jednego systemu do drugiego, uproszczenie procesu obsługi, skrócenie czasu i częstotliwości szkoleń pracowników. W przypadku kontaktu z klientami spójne środowisko teleinformatyczne umożliwia obsługę wielu kanałów kontaktu z personelem firmy, np. poprzez rozmowę, e-mail, web, chat.
— We współczesnej firmie integracja technologii komunikacyjnej jest koniecznością. Brak połączeń między istniejącymi aplikacjami oznacza często nie tylko brak możliwości dostarczania nowych usług i produktów, ale także duże problemy w realizowaniu podstawowych funkcji biznesu — przekonuje Rafał Błędziński, kierownik projektu w dziale konsultingu IT w Matrix.pl.
Dwa czynniki
Przykładem tego zjawiska może być sklep internetowy, który bez integracji systemu sprzedaży z aktualnym stanem magazynu nie będzie funkcjonował poprawnie. Brak odpowiednich informacji umożliwi np. sprzedaż towaru, którego nie ma w magazynie.
— Nowoczesna firma nie jest w stanie skoncentrować się na potrzebach klienta, jeśli nie ma bezpośredniego i stale aktualizowanego podglądu wszelkich aspektów współpracy z klientem, takich jak np. zamówienia, rozliczenia, koordynacja produkcji — twierdzi Piotr Wilczek, business development manager Progress Software.
— Istnieją dwa główne czynniki, dla których firma integruje swoją infrastrukturę teleinformatyczną: osiągnięcie jednolitej i podwyższonej funkcjonalności oraz efektywność kosztowa — mówi Jacek Jacheć z firmy Exatel.
Wśród korzyści wynikających z osiągnięcia spójności swojej sieci można wymienić: jedność środowiska informatycznego, integralność danych, łatwiejsze zarządzanie systemami.
— W wielu zintegrowanych środowiskach uproszczony został proces implementacji zmian, gdzie daną poprawkę wprowadza się tylko w jednym miejscu — w innym przypadku zmiana musiałaby być wprowadzona w kilku systemach. Dla osób użytkujących system zintegrowany (klientów biznesowych) oznacza to prostszą obsługę jednej aplikacji zamiast wielu w porównaniu ze stanem poprzednim — opisuje Jakub Soprych z Avaya Poland.
Elastyczna sieć
Z punktu widzenia użytkownika, integracja aplikacji oznacza jeden wspólny interfejs dostępu do danych pochodzących z wielu powiązanych ze sobą aplikacji. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego dublowania pracy operatora i ogranicza liczbę błędów popełnionych przy wprowadzaniu danych.
— Istnieje też inny aspekt korzyści wynikających z integracji. Dotyczy on zmiany orientacji — ze wsparcia określonych działów firmy na wsparcie procesów biznesowych, przebiegających na przecięciu kilku działów, np. logistyki, księgowości, marketingu — mówi Rafał Błędziński.
Jak tłumaczy Tomasz Grązka, dyrektor techniczny w firmie Kapsch, integracja infrastruktury często wiąże się z jej ujednoliceniem. Optymalizacji ulegają zatem koszty zarządzania, bo te w przypadku spójnej infrastruktury są niższe. Zarządzanie i utrzymanie takiej infrastruktury jest prostsze, szybsze i dużo tańsze. Wzrasta również jej bezpieczeństwo.
Tylko plusy
Według Jacka Tomaszewskiego, połączenie systemu informatycznego z systemem telefonii firmowej lub korporacyjnej ma same zalety.
— Przede wszystkim rozwiązuje kwestię jednolitego systemu nadzoru nad wszystkimi kluczowymi dla biznesu środkami łączności. System łączności firmowej oparty na sieci IP jest elastyczny i przygotowany do szybkiego wdrożenia praktycznie każdego nowego protokołu, usługi czy rozwiązania komunikacyjnego zintegrowanego z procesami biznesowymi — opisuje Jacek Tomaszewski.