Narzędzia do zarządzania flotami

Jan Kaliński
opublikowano: 11-05-2006, 00:00

Zarządzanie flotą to terminal w samochodzie, centrum analizujące dane i interfejs do ich przedstawienia.

Coraz większa liczba branż potrzebuje zaawansowanych rozwiązań technicznych i programowych. To już nie tylko firmy transportowe, monitorujące wielkie ciężarówki. Firmy kurierskie, przedsiębiorstwa taksówkowe, prowadzące wynajem samochodów czy limuzyn i wiele innych. W tych wszystkich miejscach wdrażane są specjalistyczne rozwiązania do zarządzania flotą samochodową.

— W dzisiejszych czasach każda firma transportowa posiadająca flotę pojazdów i chcąca ekonomiczne i efektywnie ją wykorzystywać jest niemalże zmuszona do stosowania telematycznych systemów zarządzania transportem. Popularność tego typu systemów jest swego rodzaju koniecznością — twierdzi Paweł Wojtysiak, kierownik regionalny sprzedaży w firmie AutoGuard.

Jeszcze kilka lat temu brakowało specjalistycznego oprogramowania, które zapewniało skuteczne zarządzanie flotą. Firmy musiały opierać się na własnych rozwiązaniach. Były dzięki temu idealnie dopasowane do konkretnych warunków. Jednak niewiele z nich posiadało wystarczającą wiedzę oraz było w stanie sprostać kosztom takiej inwestycji.

Dziś w ofercie wielu firm jest oprogramowanie do zarządzania flotą. Zapewniają one kompleksową obsługę klienta.

— Najlepsze wyniki daje zastosowanie gotowego rozwiązania, które łączy lokalizację pojazdów z programem optymalizującym zarządzanie flotą. Użytkownik ma wówczas zapewniony serwis, a system przez niego używany jest stale rozwijany i uaktualniany wraz z rosnącymi potrzebami i nowymi możliwościami technicznymi — mówi Piotr Jakubowski, prezes firmy Finder.

Nie tylko nawigacja

System do zarządzania pojazdami to coś więcej niż nadajnik GPS. Można go podzielić na trzy części. W samochodzie zainstalowany jest specjalny terminal. Ma on wbudowaną antenę GPS, dzięki której można zlokalizować pojazd z dokładnością do 5 m. Najważniejszą częścią urządzenia jest jednak adapter karty SIM. Takiej samej, jaka obsługuje telefony komórkowe. Dzięki wbudowanemu bezprzewodowemu internetowi możliwa jest ciągła komunikacja z systemem zarządzającym. Najnowsze rozwiązania techniczne zapewniają łączność już nie tylko w technologii GSM oraz GPRS, ale także EDGE oraz UMTS.

Dane zebrane z wielu urządzeń zainstalowanych w samochodzie — poczynając od anteny GPS, przez prędkościomierz, a kończąc na czujnikach paliwa w baku — wysyłane są za pomocą sieci komórkowej do bazy, gdzie są analizowane. Taki terminal łączy zalety GPS i GSM.

Druga część systemu to infrastruktura w firmie obsługującej cały proces. Dane skompresowane w czasie wysyłki są odczytywane oraz poddawane obróbce i analizie. Użytkownik sam ustala, co jaki czas informacje z pojazdu mają być wysłane do analizy. Im częściej — tym system będzie dokładniejszy.

Trzeci etap to przekazanie tych informacji w wygodny i czytelny sposób do zamawiającego usługę.

Zarządzający flotą nie musi posiadać żadnego specjalistycznego oprogramowania. Istniejące kompleksowe rozwiązania pozwalają na obsługę programu poprzez przeglądarkę internetową — najczęściej Internet Eksplorer. Pozwala to na kontrolę pojazdów także poza biurem.

Kierowca nic nie ukryje

— Znaczące rozwiązania na rynku polskim w zakresie pełnego zarządzania flotą da się policzyć na palcach jednej ręki. Rozwiązań w zakresie lokalizacji pojazdów jest sporo i oferują różny zakres usług — twierdzi Wojciech Lewandowski z Softra Systemy Informatyczne.

Dzięki takim rozwiązaniom firmy mogą znacznie obniżyć koszty. Inne zalety tych systemów to: tworzenie analiz, kontrola i obróbka kosztów, nadzór nad eksploatacją samochodów, usprawnienie administracji flotą samochodową.

— Pierwszymi efektami wdrożenia systemu są oszczędności na poziomie średnio kilkuset złotych na każdy pojazd. Natychmiast okazuje się, że do wykonania takich samych zadań zużywa się mniej paliwa i wykonuje mniejsze przebiegi. Oprócz oszczędności znacznie wzrasta wydajność pracy. Korzystając z tego samego potencjału, flota firmowa może bez dodatkowych inwestycji wykonywać zdecydowanie więcej zadań. Precyzyjne zarządzanie dzięki systemowi skutkuje ograniczeniem przestojów, zmniejszeniem kosztów eksploatacji, a także zwiększeniem bezpieczeństwa kierowców i ładunków — wylicza Piotr Jakubowski.

Prostsze jest także analizowanie i rozliczanie wydatków. Zakres analizy i raportów użytkownik może sam skonfigurować. Z systemu można uzyskać informacje o trasie przejazdu, prędkości, zużyciu paliwa, godzinach pracy kierowcy, temperaturze w ładowniach izotermicznych, liczbie wizyt handlowych, czasie otwarcia i zamknięcia przestrzeni ładunkowej itp. System może automatycznie powiadamiać SMS-em lub e-mailem o zbliżaniu się do strefy załadunku lub rozładunku.

Zmienne koszty

System można rozbudowywać. Dzięki interfejsowi można podłączać takie urządzenia, jak np. elektroniczny tachometr. Użytkownicy samochodów ciężarowych mogą zainstalować system lokalizacyjny także w naczepach, co daje dodatkowe możliwości.

Jednostkowy koszt instalacji nie jest wysoki. Głównym problemem są opłaty za transmisje danych. Opierają się one na sieci komórkowej i gdy używa się systemu poza granicami Polski, trzeba doliczyć większe koszty za transmisje danych przez roaming.

— Korzystanie z podstawowej wersji systemu firmy Finder jest już możliwe przy jednorazowym wydatku około 1 tys. zł za elektroniczny moduł z montażem i 69 zł miesięcznego abonamentu za każdy pojazd — opisuje Piotr Jakubowski.

Zainstalowanie w jednym urządzeniu odbiornika GPS i GSM powoduje, że taki system jest praktycznie niezawodny. W momencie gdy nawigacja satelitarna zawiedzie, modem GSM posłuży nie tylko do przekazania zebranych informacji, ale także do lokalizacji. Gdy samochód znajduje się w zasięgu kilku anten sieci komórkowych, na podstawie odległości od poszczególnych można ustalić jego położenie.

Zadowolony kierowca?

Korzyści dla zarządzającego flotą są oczywiste. Czy jednak skorzystać może także osoba korzystająca z obserwowanego samochodu?

— Program ma zapewnić korzyści firmie i być podstawowym narzędziem pracy fleet managera. Często jest to całkowicie sprzeczne z interesem kierowcy, który być może w ogóle nie chciałby być kontrolowany. Dotyczy to zarówno przejeżdżanych tras, zużycia paliwa i innych elementów eksploatacji samochodu — twierdzi Wojciech Lewandowski.

Jednak i dla kierowcy taki system może być korzystny. Przede wszystkim zyskuje program nawigacyjny. Oprócz terminalu w samochodzie zazwyczaj zainstalowany jest ekran. Dotykowy, wyposażony w intuicyjny i prosty w obsłudze interfejs. Tak jak w innych instalowanych powszechnie systemach nawigacyjnych, może posługiwać się mapami, znajdować najkrótsze trasy, korzystać z podpowiedzi lektora, ile zostało metrów do skrętu w lewo itp. Wzrasta także poczucie bezpieczeństwa użytkowników. Samochód, nawet jeśli zostanie skradziony, łatwo zostanie namierzony. Odnalezienie go będzie kwestią paru minut. Terminale nawigacyjne umożliwiają także przesyłanie krótkich wiadomości tekstowych. Komunikatów informujących o nieprzewidzianych zdarzeniach itp.

— Mogłoby się wydawać, iż to pracownicy firm wyposażonych w systemy do zarządzania flotą są stale monitorowani, a każdy ich ruch jest zarejestrowany i podlega szczegółowej analizie. Ale to dzięki ciągłej komunikacji między firmą a kierowcami pojazdów jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować postęp realizacji konkretnych zleceń oraz wpływać na ich korekty w stosunku do niespodziewanych utrudnień — mówi Paweł Wojtysiak.

Przyszłość branży zapowiada się dobrze. Coraz więcej firm będzie chciało wykorzystać rozwiązania do zarządzania flotą.

— Szacujemy, że na polskim rynku jedynie 10 proc. firm, w których wdrożenie systemu byłoby celowe, korzysta z mobilnych rozwiązań lokalizacyjnych. W lepiej rozwiniętych krajach europejskich ich udział sięga 40-50 proc. W Polsce, co zaskakujące, szczególnie słabo wypada branża transportowa na tle innych sektorów. Czas i rosnąca konkurencja będą sprzyjać stosowaniu rozwiązań, które ograniczają koszty działalności i zwiększają efektywność firm — prognozuje Piotr Jakubowski.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jan Kaliński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu