Rozrzutność nie jest cechą dobrego przedsiębiorcy. Firma lekkomyślnie inwestująca pieniądze nie jest partnerem wiarygodnym, natomiast zawsze mile widziana jest cnota oszczędności. Szczególnie w okresie schłodzenia gospodarki powściągliwość w wydatkach wydaje się biznesową zaletą. Czasami trudno jest jednak wyjść poza oszczędnościowe schematy. Tylko zamożni ludzie mogą sobie pozwolić na kupowanie tanich rzeczy. Zwykle płacąc więcej, oczekujemy wyższego standardu usług bądź produktów. Płacimy za solidność, dodatkowe udogodnienia, pewność, że nie zawiedziemy się na swoim zakupie. Często warto od razu zapłacić więcej, by później uniknąć jeszcze większych wydatków.
Z podobną sytuacją można się spotkać na rynku nieruchomości. Cena wynajmu metra kwadratowego często stanowi podstawowe, niemal jedyne kryterium. Im cena niższa — tym bardziej atrakcyjna oferta. A przecież wynajęcie biura to nie kupno identycznej marynarki w tańszym lub droższym sklepie. Czynsz jest istotnym, ale tylko jednym z elementów stanowiących o atrakcyjności lokum. Nie można zapominać o wymaganiach dotyczących standardu, tak jak nie wolno zapomnieć o porównaniu rzeczywistego standardu z proponowanym czynszem.
Współczesne biuro nie jest miejscem, do którego przychodzi się na dwie, trzy godziny. Praca często trwa po kilkanaście godzin na dobę. Dla kogoś, kto przebywa w firmie od rana do zmierzchu, nie jest obojętny związany z tym komfort. Dobre warunki pracy minimalizują rozdrażnienie i zmęczenie. Trudno mówić o nich w niedoświetlonym biurze, ze źle działającą klimatyzacją i oknami nie tłumiącymi hałasu ulicy. Za niższe stawki najmu firma płaci niższą wydajnością pracowników, absencją, wzrostem konfliktów międzyludzkich. To wszystko w perspektywie pięcioletniej lub dłuższej umowy najmu przekłada się na konkretne liczby. Istotne są pozorne detale, o których zapomina się, porównując stawki miesięcznego czynszu w różnych budynkach.
Osoba odpowiadająca za poszukiwanie biura powinna zwrócić uwagę na kilka podstawowych elementów. Przede wszystkim musi sobie uświadomić, że efektywność wynajmowanej powierzchni to nie tylko współczynnik powierzchni dodanych, ale także powierzchnia piętra. Większość firm chce, by ich siedziba znajdowała się na jednym lub dwóch piętrach. Trudno to osiągnąć, gdy powierzchnia piętra wynosi kilkaset metrów kwadratowych. Możliwość dowolnej aranżacji ściankami działowymi jest dziś standardem w niemal każdym biurowcu. Jednak tylko w nielicznych można aranżacji dokonać także w trakcie trwania umowy najmu, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Klimatyzacja podpodłogowa, ścianki przesuwne, regulowane naświetlenie powierzchni — to elementy kosztujące prawie tyle samo co standardowe, a w perspektywie umowy zawartej na kilka lat pozwalające na znaczne oszczędności. Współczynnik powierzchni dodanej (add on factor) nie jest równy współczynnikowi powierzchni straconej (loss factor), o czym nie wszyscy pamiętają.
Nie można zapominać o rozwiązaniach technicznych, które wpływają na komfort i sprawność pracy w budynku. Czy inteligentne windy są gwarancją mniejszych kolejek o dziewiątej rano? Z reguły tak, chociaż warto zawsze zapytać o zakładany czas oczekiwania na windę. W sytuacji, gdy decydujemy się na wybór biura, nie bagatelizujmy takich, na pozór drugorzędnych, kwestii związanych z infrastrukturą.
Nowoczesne, rozwiązania techniczne i infrastruktura na najwyższym poziomie rodzą od razu pytanie o wysokość opłat eksploatacyjnych. Od wysokości opłat ważniejsze jest to, kto będzie zarządzał budynkiem. Doświadczony operator musi być gwarantem wysokiej jakości i komfortu, starając się również o minimalizację kosztów. Chodzi w końcu o to, by klienci mogli sprawnie prowadzić biznes, a nie zastanawiali się, dlaczego nie działa klimatyzacja.
Oczywiście nie każda firma potrzebuje i może wynająć wielkie biuro w budynku o najwyższym standardzie. Jednak rozpatrując oferty leżące w granicach możliwości finansowych firmy, warto odłożyć na chwilę kalkulator i zastanowić się, czy decydując się na pozornie niższe czynsze — faktycznie nie płaci się zbyt wiele.
Autor jest dyrektorem sprzedaży i marketingu Hines Polska